A vida moderna está cada vez mais inserida no contexto de muitas demandas para “pouco tempo”. São tantos afazeres, tantas tarefas que os dias estão cada vez mais curtos e é recorrente a sensação, ao final do dia, de não realização. Mas não precisa ser desse modo. Os principais vilões dessa rotina atravessada, ou seja, às avessas e que atrapalha a produtividade, podem ser superados ou, no mínimo domados, se você seguir algumas orientações básicas:
1. Organize prioridades
Para isso é preciso considerar que há alguns conceitos a serem compreendidos:
* URGÊNCIA: que está ligada ao tempo, ao prazo de execução e de início da tarefa;
* IMPORTÂNCIA: diz respeito ao quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os objetivos postos.
A prioridade, portanto, surge da combinação do grau de urgência e importância das demandas. Em outras palavras, as tarefas de maior prioridade são aquelas que não são urgentes e são importantes, que podem ser denominadas como “prioridades 1”. As “prioridades 2” são tarefas urgentes e importantes e por fim seguindo-se, as “prioridades 3″ são as tarefas urgentes e não importantes”. É que prioridades 1 nos exigem tempo de reflexão, análise, criação, planejamento, não podem ser feitas no calor dos incêndios.
2. Saiba dizer ‘NÃO’
É preciso aprender a rejeitar determinadas tarefas que podem ser delegadas a outros membros da equipe ou outro departamento. Se você não aprende a delegar, a exercer desapego de responsabilidades que não sejam estritamente suas, ficará impossível gerir o tempo e aquilo no que você efetivamente precisa ter um desempenho que faça a diferença para as equipes que coordena e para o seu negócio, estará prejudicado por sua inabilidade em dizer não, centralismo, apego de funções e consequente sobrecarga.
3. Exercite-se na arte do planejamento
Se você não planeja seu dia compreendendo toda a gama de responsabilidades pelas quais responde, terá um rotina confusa e incorrerá, quase que necessariamente, em erros evitáveis e se perceberá começando sem nunca terminar – diversas tarefas, sempre voltando ao ponto inicial. Isso, no fim, será um fator desmotivador, além de atrapalhar o bom andamento das demais funções. Um bom começo é fazer listas das coisas a realizar no dia e ao final de cada dia, revisá-las modificando o status de realizadas ou não (neste último caso, reprogramando-as).
São pequenos hábitos que poderão fazer toda a diferença na sua tarefa maior de otimizar o tempo e ganhar mais horas no dia para ter condições de analisar o negócio, pensá-lo e estabelecer com os seus pares e colaboradores melhores caminhos e práticas a fim de construir uma empresa saudável, no mais amplo significado da palavra.
