O ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma sequência de ações que podem ser utilizadas para controlar algum processo. É uma ferramenta administrativa que auxilia na organização de um projeto ou processo. Seu nome deve-se a abreviatura de verbos em inglês:
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| Plan (planejar) | Consiste em estabelecer metas e objetivos, bem como os métodos que serão utilizados para que sejam realizados; |
|---|---|
| Do (Executar,fazer) | É a etapa de implementação de acordo com o que foi estabelecido anteriormente no planejamento |
| Check (Verificar, checar) | Analisar os dados e medir se os objetivos e metas foram alcançados da forma como desejado; |
| Act (Agir) | Definir quais as mudanças necessárias para garantir a melhoria contínua do projeto. |
É fácil explicar a importância do ciclo PDCA depois de dizer para o que ele serve. O dele objetivo dele é garantir que todos os resultados possam ser controlados impulsionando a eficiência de cada um.
Afinal, que empresa que não quer adotar esta prática e melhorar todos os processos?
Devido a esta grande utilidade e ao fato de ajudar a evitar erros, o PDCA é considerado uma ferramenta eficaz e adaptável para empresas de todos os portes agregando rapidez e qualidade nas atividades.
Etapas do Ciclo PDCA
1. Planejar (PLAN)
Nesta etapa são realizadas diversas atividades como levantamento de dados, elaboração de processos, controles, analises de causas e efeitos, etc.
De uma forma geral, o planejamento do ciclo PDCA pode ser feito através das seguintes análises:
Qual é o problema/processo a ser trabalhado?
Esta pergunta inicial do ciclo PDCA nada mais é do que o objetivo do trabalho, ou seja, onde você deseja chegar com o seu projeto ou na solução de um problema. Tente ser o mais claro possível para facilitar os resultados.
Como chegar a este objetivo ou solucionar este problema?
Quais são as opções disponíveis e acessíveis a sua empresa para que você alcance o seu objetivo ou resolva algum problema?
É importante lembrar que se deve ao menos considerar todas as opções antes de descartá-las.
Quais os melhores métodos para alcançar o objetivo ou resolver o problema?
Depois que você já listou as opções para a solução de problemas, é o momento no PDCA de ver quais aquelas que melhores se adaptam a sua empresa.
Tome cuidado para não observar muito as estratégias dos concorrentes e querer copiá-los de qualquer forma, pois nem sempre os métodos dos concorrentes funcionarão com o seu negócio. Isso acontece porque cada um possui objetivos diferentes.
No momento de decidir quais os melhores métodos para atingir os resultados, é interessante analisar se suas metas são para manter ou para melhorar alguma coisa, pois cada uma deve ter um procedimento diferente.
2. Fazer/Executar (DO)
Depois que já decidiu aonde quer chegar e planejou o que será necessário para alcançar seus resultados, é o momento de “colocar a mão na massa” e fazer o que for necessário para chegar à sua meta, seja ela para manter uma situação ou solucionar um problema.
Um ponto muito importante nesta etapa do ciclo PDCA é o envolvimento das pessoas na execução das tarefas, pois se não há comprometimento, não há sucesso nos resultados.
Uma das maneiras de conseguir este comprometimento é investir no treinamento do pessoal e na conscientização da equipe sobre o objetivo da empresa em chegar aos resultados esperados.
Após ter uma boa equipe para a realização das tarefas, elas devem ser feitas da melhor maneira possível até que os dados possam ser coletados para a verificação do processo.
3. Checar/Verificar (CHECK)
Após a realização de todas as atividades de acordo com os objetivos da empresa, é o momento de verificar se os resultados alcançados conferem com os esperados. A partir disso será possível formular novas perguntas ou encontrar outras respostas.
O registro de todos estes dados do ciclo PDCA é essencial para que os mesmos possam ser avaliados futuramente.
Para fazer esta verificação é necessário observar atentamente as áreas envolvidas (quando tratar-se de índices de qualidade ou produtividade) ou efetuar cálculos.
4. Agir (ACT)
Depois de checar o que foi feito e avaliar os resultados será necessário criar um plano de ação. E com ele colocar em prática todas as medidas para o alcançar o sucesso ou criar novas mudanças.
De um modo geral, as etapas desta fase do ciclo PDCA podem ser divididas em:
-
Tomar ações corretivas, caso o projeto tenha sido desviado dos objetivos
- Analisar os resultados individualmente e, caso estejam fora dos padrões da empresa, analisar suas possíveis causas, bem como as ações que podem ser feitas para corrigi-lo
- Promover melhorias em sistemas e métodos de trabalho, se necessário
5. Cuidados na implementação do Ciclo PDCA
Por se tratar de uma ferramenta administrativa de controle que constitui um ciclo é essencial que todas as partes sejam realizadas com o mesmo empenho para obter bons resultados. Caso falte alguma parte, o processo será prejudicado no todo.
Algumas dicas importantes do que deve ser feito para evitar atrasos e prejuízos no ciclo PDCA são:
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Levando em conta todas as etapas do ciclo PDCA e tomando os devidos cuidados para sua implementação é possível obter ótimos resultados em sua empresa.
Quando o PDCA é bem aplicado e é usado como uma ferramenta de gestão, os resultados são encantadores, os processos da empresa são aperfeiçoados, a empreendedora consegue melhorar bastante a qualidade na soluções de qualquer problema envolvendo pessoas ou processos na empresa e tem muito mais base para tomadas de decisão mais certeiras. Como você tem pensado sua empresa para deixá-la ir mais longe? Conte pra gente através dos comentários!
Por Ivo Cadaval Júnior
