Gestão Documental

Gestão Documental veja sua importância para as empresas.

Escrevo este breve artigo para esclarecer quais são as atividades e os objetivos de uma consultoria arquivística. Para isso escolhi uma linguagem informal e direta com a intenção de possibilitar a compreensão dos conceitos associando-os à realidade.

O papel do arquivista na instituição é potencializar o recurso “informação” e fazer com que isso seja um diferencial. Um dos maiores problemas identificados nas empresas é a falta de gestão documental. Condição que tem como reflexo o acúmulo desordenado de documentos. Estes sem critérios ou prazos de guardas estabelecidos. Sem metodologia padronizada de registro, sem instrumentos ou métodos de pesquisas eficazes.

A consequência disso, principalmente em longo prazo, é a dificuldade de recuperar informações pertinentes em tempo hábil. Principalmente para tomadas de decisões emergenciais ou de recuperar dados probatórios em casos de processos judiciais ou atividades contábeis.

Ressaltei que essa dificuldade ganha proporção em longo prazo. Isso porque quanto maior for o volume de documentos acumulados sem gestão, maior será o prazo para recuperar a informação. Pois o tempo demandado para a busca cresce proporcionalmente à quantidade de documentos e à falta de métodos de organização e pesquisa.

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Todos os problemas citados são identificados no momento do diagnóstico. Que é a primeira etapa de uma consultoria arquivística. Na qual ocorre o reconhecimento das atividades desempenhadas pela empresa, das formas de registro utilizadas, das condições de acondicionamento, dos gargalos no fluxo documental. Ou seja, é a fase da identificação do nível de maturidade da gestão documental na instituição e das necessidades de melhorias. Depois dessa etapa é possível mapear todas as atividades arquivísticas que deverão ser desenvolvidas para que a empresa atinja o objetivo almejado.

A consultoria arquivística, quando realizada em sua maior abrangência, resulta em instrumentos arquivísticos. Estes que auxiliam no desenvolvimento das atividades que impactam toda a instituição, proporciona visão sistêmica da rotina e possibilita o aperfeiçoamento das tarefas. Os principais instrumentos arquivístico, Plano de classificação e Tabela de temporalidade, permitem que exista um padrão na produção e no prazo de guarda dos documentos. Evitando assim o acúmulo de informações desnecessárias.

O projeto de consultoria arquivística possibilita a criação de  metodologia de organização adequada à realidade de cada instituição. Isso facilita a rotina das pessoas que trabalham diretamente com a produção e tramitação dos documentos. Além de, oficializar toda atividade arquivística e trazer impessoalidade para o trabalho, uma vez que os procedimentos ficam formalizados e padronizados.

Para ter uma orientação específica sobre qual a melhor estratégia para que o recurso informação seja um aliado da empresa, sugiro que converse com um profissional da área de arquivo (arquivista).  E que explique a rotina, os objetivos, a estrutura da empresa, a condição dos documentos. Depois de ter uma visão singular sobre o plano a ser adotado, tenho certeza que a empresa terá um trunfo que poucas instituições estimam e que fará total diferença nos resultados, a valiosa informação.

 

 

Camila Carvalho Côrte

Bacharel em Arquivologia, Universidade de Brasília- UnB. Pós Graduada em Gestão Estratégia nas Organizações Públicas, Faculdade Projeção. Servidora pública, Arquivista, Ministério das Cidades, e Consultora pelo Departamento de Assessoria Executiva (DAEXE) em Gestão Documental. Possui ampla expertise em desenvolver estratégias para potencializar o recurso informação e para solucionar os gargalos no fluxo documental. Desenvolve métodos de organização e recuperação da informação que subsidia as tomadas de decisão. Visando o alcance dos objetivos almejados pela empresa.

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