Como fazer revisão de um planejamento estratégico

Revisar o planejamento estratégico tem a mesma importância de quando ele é elaborado. É preciso fazer uma revisão para ter certeza que todos os pontos estão da maneira correta e seguindo todos os passos. Agora você deve estar se perguntando como deve ser feita esta revisão? Neste artigo iremos mostrar quais pontos devem ser revisados e porque isso é importante. 

A revisão de um planejamento estratégico é um momento de reflexão. Recomendamos que seja feito com frequência trimestral, semestral ou anual. Isso irá depender de cada empresa, sendo que é aconselhado que seja realizado no mínimo anualmente. 

Porém, o mais recomendado seria fazer uma revisão do planejamento semestralmente para entender se o plano está indo de acordo com o esperado ou não. Sendo que neste momento é possível ir fazendo alterações e correções necessárias.   

Primeiro é preciso analisar os resultados alcançados e avaliá-los. Rever o que empresa conseguiu, se as metas estabelecidas foram alcançadas, por exemplo: Alcançou a meta antes da data prevista, ótimo, agora aumente sua meta. Caso não tenha alcançado, é identificar o porquê, caso feito isso ainda não foi identificado o problema, terá que modificar suas metas.

Existe uma técnica que pode ajudar a encontrar o problema de não ter sido possível alcançar as metas. Conhecida como os “5 porquês”, é uma técnica de análise que parte da premissa que após perguntar 5 vezes o porquê um problema está acontecendo, sempre relacionado a causa anterior, será determinada a causa raiz do problema ao invés da fonte de problemas.

Geralmente se diz que:

No 1º porquê, temos um sintoma
No 2º porquê, temos uma desculpa
No 3º porquê, temos um culpado
No 4º porquê, temos uma causa
No 5º porquê, temos a causa raíz

Exemplo:

É bom que também seja revisto o plano de ação ou projetos, e assim como nas metas procure por melhorias aonde for necessário.  Além disso, compare o resultado planejado dos planos de ação executados com o resultado real e verifique se os planos futuros não vão ter o mesmo comportamento. Utilize os cinco porquês nos problemas encontrados. 

A partir dessas avaliações se torna possível definir caminhos e cenários. Traçar metas e conjunto de ações que são as diretrizes para todos os objetivos estabelecidos. E para isto também tem os dados e métricas. Os dados funcionam como bússolas e as métricas como termômetros. 

Um outro passo do planejamento a ser revisto são os indicadores. Revise a gestão de seus indicadores tanto o de tendência como o histórico. Os indicadores são as medidas calculadas a partir das métricas e servem para avaliar o desempenho da empresa. 

Essas são informações estratégicas que auxiliam na análise de tendência, na melhoria contínua, na atuação proativa e dão transparência à empresa, sendo geralmente expressos de forma clara por percentuais e probabilidades. O software BSC é considerado como uma ferramenta que abrange ações de curto e longo prazo, pode ajudar a rever os indicadores do planejamento e fazer uma auditoria

Reveja alguns de seus projetos, verificando se está integralmente associado à equipe e que estão sendo efetivamente desenvolvido. Verifique se os organogramas estão de acordo com o que foi desenhado. E como andam as competências necessárias se estão precisando de alguma coisa ou não. E também reveja alguns processos para automatizá-los. 

Além disso, outro ponto que não se pode esquecer é o orçamento estratégico. Importante rever se a empresa tem um orçamento definido e se este foi estourado. Nesse ponto além da importância de ter um orçamento, é bom que se faça um horizonte com três a seis meses, adequando a sua realidade até que seja possível fazer um orçamento anual. 

Ainda, é bom que também faça uma revisão na pesquisa de clima, para entender como os colaboradores estão se sentindo em relação ao ambiente de trabalho, seu engajamento, liderança entre outros aspectos. E um outro ponto é revisar a pesquisa de satisfação dos clientes, entendendo o que estão deixando o cliente satisfeito e o que não estão. 

Cada um desses pontos que forem revistos, deve-se entender o que foi realizado com sucesso e buscar manter e o que não obteve ou ainda não chegou onde queria, buscar o porquê e resolver para que siga o planejamento. Sendo feito uma análise completa. Lembrando que só não pode mexer nos objetivos estratégico crucialmente importate – OCI , porque são um desdobramento da visão da empresa traçadas e que devem ser buscados de qualquer maneira, com ética. 

De forma estrutural é de suma importância que sejam feitas reuniões. Primeiro devem se reunir com sócios e fazer uma reflexão, e depois é uma reunião com a assessoria, caso tenha alguma contratada para alinhar os pontos da revisão. Essa segunda reunião é esperado que já tenha uma ideia clara do que necessita, e a assessoria irá ajudar a realizar a revisão do planejamento de maneira eficiente. E por final fazer uma terceira reunião no formato de workshop ou outro formato mais conveniente a cultura da sua empresa, com toda a equipe de colaboradores, parceiros chaves e alguns clientes que quiserem participar para apresentar os resultados da revisão, além disso, nesta reunião deve ser esclarecido como está ou vai ser tratada as reclamações ou elogio dos clientes, as reclamações ou elogio dos colaboradores por meio da pesquisa de clima. É o momento para mostrar novas táticas e  esforços que precisam ser empenhado para alcançar as metas, concluir ou excluir processos e projetos.

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Este post foi escrito por Daexe Assessoria Executiva. Empresa especialista em criar e executar planejamento estratégico e de departamentos da empresa com BSC.

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