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Gestão documental: 5 motivos para investir na sua empresa

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Os documentos fazem parte da vida de qualquer pessoa, em uma empresa a importância deles é grande! E sem uma gestão documental eficiente, eles viram um pesadelo e uma fonte de prejuízos diretos e indiretos.

E é por isso que é essencial que haja uma organização sistemática destes arquivos, no intuito de facilitar o dia a dia da empresa e até resguardar problemas futuros!

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Neste surge a gestão documental, um método moderno que facilita a organização dos documentos, através da digitalização dos documentos e da sua estruturação dentro de um sistema.

No entanto, a gestão documental não se resume a isso, já que, através de softwares específicos também é captado o teor do documento, o que facilita para o mecanismo de busca.

Por exemplo, é possível que seja digitalizado um contrato de trabalho através do sistema, basta digitar o nome do funcionário que o sistema localiza o contrato em pouco tempo!

A gestão documental muitas vezes poderá ser feita através de uma empresa especialista no assunto. Este é um investimento essencial a ser feito pela empresa.

Abaixo elencamos os 05 principais motivos para você investir na gestão documental da sua empresa.

 

1. Gestão documental e redução de custos trabalhistas

Este talvez seja um dos principais motivos para você investir em gestão documental em sua empresa! Isto por que os processos trabalhistas geram enormes gastos para a empresa e é por isso que é essencial que sejam empregados esforços para evitá-los a qualquer custo.

Os documentos são essenciais para comprovar que as alegações do empregado não são verídicas. Em um processo judicial as provas documentais tem grande peso para demonstrar o alegado.

Por exemplo, um antigo funcionário pode processar a empresa alegando que não recebeu as horas extras devidas.

A partir de uma gestão de documentos eficiente é possível que os holerites deste funcionário, que foram assinados há 10 anos, estejam intactos e assim sirvam como contraprova a esta alegação.

 

2. Evitar problemas com o fisco

O controle fiscal de mercadorias, compradas ou vendidas, exige uma porção de documentos, que tantas vezes passam por diversos departamentos.

Assim, através de um sistema de gestão de documentos é possível que, além de manter notas fiscais em um único sistema e de fácil localização, seja localizada a nota e o andamento da mercadoria.

Deste modo, além de otimizar o tempo gasto com todo esse processo de deslocamento de notas, em uma eventual fiscalização pela Receita Federal ou de qualquer órgão fiscalizador, facilmente serão encontradas as notas que comprovam a regularidade da empresa.

 

3. Diminuir gastos e prejuízos

O objetivo de toda empresa é realizar o maior número de transações com o menor preço possível e é por isso que a gestão de documentos se torna uma grande aliada!

Na digitalização dos documentos e na sistematização deles diminui-se as chances da empresa pagar duas vezes a mesma conta, já que a organização dos recibos torna mais simples a tarefa de conferência dos débitos em aberto.

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Além disso, quando a empresa opta por utilizar grande parte dos documentos de modo digital, a otimização do espaço se torna gigante!

Isto pode acontecer nos contratos e recibos, onde ao invés de ser emitidos documentos em papel, recolhido a assinatura das partes e depois ser armazenado, através de plataformas de assinatura digital é possível que todo o processo de aceitação do contrato seja feito digitalmente.

Com isso, diminuem-se os gastos com arquivos e de profissionais responsáveis pela organização, otimizando o trabalho como um todo.

4. Gestão documental para conservação de documentos

Outro aspecto relevante da gestão documental é que ela impede que algumas informações sumam com o tempo.

Alguns tipos de papéis, como recibos, notas e comprovantes bancários que passam por impressão térmica perdem a informação e um curto período de tempo.

Deste modo, a digitalização e armazenamento destes documentos auxiliam na comprovação futura, diminuindo os riscos com processos trabalhistas e possíveis fiscalizações.

 

5. Backup dos documentos

Outra vantagem da gestão documental é que o armazenamento destes documentos é feito em uma nuvem, de modo que o acesso a eles poderá ser feito a partir de qualquer dispositivo que possua internet.

Deste modo, não é mais necessário que o funcionário esteja na empresa para acessar as informações em um arquivo.

Tal facilidade é essencial nestes tempos de pandemia, já que o home office se tornou a regra na maioria das empresas.

Já pensou no número de empresas que foram prejudicadas nesta pandemia por não possuírem um sistema de gestão documental e terem que manter os empregados trabalhando em casa?

Imagina a confusão na transação destes documentos?

Por isso é essencial que qualquer empresa faça uma gestão documental e facilite o dia a dia dos colaboradores.

Além disso, o armazenamento em nuvem impede que documentos sejam extraviados e gere prejuízo para quem precisa de determinada informação rápida.

Conclusão

Deu para ver como é importante a realização da gestão documental pela sua empresa, não é mesmo? O número de problemas a serem evitados é grande!

Além disso, o bom funcionamento e o sucesso de uma empresa têm grande influência das medidas preventivas impostas pelos seus administradores.

Por isso, antes mesmo de sua empresa sofrer qualquer tipo de prejuízo decorrente da má organização dos documentos, pense em contratar uma gestão documental. Esta medida pode ser uma grande aliada do seu bolso!

Author Details

Karine Barbosa, bacharela em Direito pela Universidade Estadual de Londrina (UEL).

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