Como Convencer os Stakeholders a Usarem o Conceito de Balanced Scorecard

 

Como Convencer os Stakeholders a Usarem o Conceito de Balanced Scorecard

Este artigo foi escrito por Aleksey Savkin e gentilmente cedido para os leitores do blog da Daexe.

O Balanced Scorecard é uma ferramenta de negócios reconhecida mundialmente pelos executivos das empresas. O segredo do projeto de sucesso do BSC é que todos os principais funcionários, proprietários de empresas e gerentes de alto escalão estão envolvidos.

As pesquisas mostram que o maior desafio durante a implementação do BSC é o problema motivacional. Antes de iniciar um projeto de Balanced Scorecard, é necessário explicar esta abordagem de negócio a todas as partes interessadas (stakeholders). De modo a que integrem a concepção do Balanced Scorecard e, no futuro, se tornem usuários ativos desta ferramenta comercial. Com certeza, você também enfrentará alguns problemas técnicos, mas será fácil resolvê-los se tiver todos os stakeholders ao seu lado.

O Balanced Scorecard já é amplamente usado

Iniciemos com alguns fatos básicos. A estatística mostra que a estrutura do Balanced Scorecard já é amplamente utilizada em empresas em todo o mundo:

Segundo o estudo da Cranfield University:

  • Mais de 50% das grandes empresas usam algum tipo de Balanced Scorecard.

Segundo o levantamento feito pela 2GC sobre o uso do Balanced Scorecard:

  • 31% das empresas declararam que o Balanced Scorecard é extremamente prestativo, e 42% que ele é muito útil
  • 34% das empresas entrevistadas usam o BSC para gestão estratégica, 35% o usam para relatórios e 17% para gestão operacional

Segundo a Bain & Co

  • Cerca de 70 por cento das organizações implementaram, pelo menos parcialmente, um Balanced Scorecard até 2006.
  • 50% das empresas da Fortune 1.000 estão usando o Balanced Scorecard
  • O Balanced Scorecard foi uma das 5 ferramentas de negócios mais utilizadas em 2013

Você encontrará todas as estatísticas mencionadas no artigo Balanced Scorecard: Folha Informativa e Estatísticas.

Até agora, vemos que o Balanced Scorecard é amplamente utilizado, mas por que é usado? Seguem aqui mais alguns dados que revelam problemas que todas as empresas enfrentam e que o Balanced Scorecard aborda:

De acordo com o Balanced Scorecard Colaborativo

  • 95% da força de trabalho típica não entende a estratégia de suas organizações
  • 90% das organizações não conseguem executar suas estratégias com sucesso
  • 70% das organizações não vinculam os incentivos da gestão intermediária à estratégia

 

O Balanced Scorecard permite que se veja o que há de mais importante

É aí que o Balanced Scorecard entra. Ele permite que você veja o quadro geral do que está acontecendo na empresa e compartilhe esse quadro com os funcionários. Como resultado, os funcionários de nível de atendimento começam a ver a conexão entre o que estão fazendo no momento e a estratégia da empresa. Os executivos aproveitam a visão de cima do que está acontecendo na empresa, por que isso está acontecendo e qual é a resposta da empresa.

Analise seu último lapso

Todo negócio falha em algum projeto ou outro. Na maioria dos casos, não é a questão de uma estratégia errada, mas sim uma questão de má execução. Dê uma olhada no seu último fracasso comercial:

  • Se você tivesse feito um trabalho melhor, você teria uma maior compreensão do que está acontecendo?
  • Seus funcionários alcançariam melhores resultados caso soubessem do plano estratégico por trás de seu trabalho?
  • Se o seu projeto seria mais previsível, você usaria medidas claramente definidas e KPIs?

Caso tenha respondido “Sim” a pelo menos uma das perguntas, o Balanced Scorecard poderá ajudá-lo neste caso. A alta gestão estaria mais focada nos principais desafios do projeto e os funcionários poderiam atingir melhores resultados mais rapidamente. O BSC não é uma pílula mágica e não lhe garante a solução de nenhum problema comercial, mas permite que sua equipe mantenha o foco e minimize os riscos na execução da estratégia.

Já temos os KPIs! 

A maioria dos gestores comerciais argumenta que eles já têm KPIs e, com essa ferramenta, gerenciam seus negócios. Infelizmente, os KPIs são para medição, não para a gestão. Eles podem dar algumas ideias, mas falta-lhes a conexão com a estratégia, os objetivos comerciais e os planos de ação. Foi discutido em detalhes no artigo “Por que a maioria dos KPIs não funciona e o que fazer a respeito”? Para funcionarem de forma eficaz, os KPIs devem ser colocados em um contexto comercial.

Como exatamente o Balanced Scorecard poderá ajudar?

A essa altura, sabemos que para executar uma estratégia de negócios de maneira eficaz, os gestores de alto escalão, gerentes de departamento e funcionários de nível de atendimento precisam ter uma visão geral do que está acontecendo no negócio e por quê. As iniciativas de gestão devem estar alinhadas com a estratégia e precisamos de KPIs para sabermos que estamos no caminho certo. A questão é: “Como o Balanced Scorecard pode nos ajudar”?

  • Obriga os altos executivos a formalizar suas ideias estratégicas em uma forma de mapa estratégico. O mapa estratégico deve ter objetivos comerciais e o mais importante é que, esses objetivos de negócios, devem ser interligados por uma conexão de causa e efeito.
  • Os KPIs estarão alinhados aos objetivos comerciais, para que saibamos se estamos no caminho certo para alcançar o objetivo comercial.
  • No BSC, para cada objetivo comercial, teremos um plano de ação que informará aos funcionários o que eles devem fazer para atingir o objetivo comercial específico.
  • O projeto do Balanced Scorecard será em cascata. O Balanced Scorecard, com seus KPIs e planos de ação, não deve ser usado apenas pelos gestores seniores, mas sim delegado aos níveis departamentais.

Você ainda precisa das suas ferramentas de gestão de tarefas/projetos?

O Balanced Scorecard não substitui as ferramentas clássicas de gestão de projetos. O BSC aborda os problemas de execução da estratégia, não os desafios no gerenciamento de tarefas. O Balanced Scorecard fornece um contexto de negócios para tarefas operacionais. Em vez de apenas fazer o seu trabalho, os funcionários poderão entender por que eles estão fazendo isso e porque é importante. Permite mudar a percepção do trabalho. Como resultado, as empresas que implementaram o Balanced Scorecard relataram aumentos significativos no desempenho final dos negócios.

Segundo o levantamento feito pela 2GC sobre o uso do Balanced Scorecard:

  • Os impactos mais significativos da implementação do Balanced Scorecard foram encontrados nas ações empresariais (83%).
  • Segundo o Fórum do Balanced Scorecard
  • 80% das organizações que utilizam o Balanced Scorecard relataram melhorias no desempenho operacional
  • 66% dessas organizações relataram um aumento nos lucros

O Balanced Scorecard e um painel não são a mesma coisa

A maioria das empresas tem algum tipo de painel. Um painel e um Balanced Scorecard não são as mesmas ferramentas comerciais. Eles são projetados para diferentes propósitos.

  • Os painéis ajudam a gerar algumas percepções comerciais. Os painéis são ótimos para monitorar o estado atual dos negócios.
  • Quando se trata de novos desafios, você precisará de um indicador de desempenho que rastreie seu progresso em direção aos objetivos de negócios especificados.

Para um gestor de alto escalão, o Balanced Scorecard:

  • Lhe dá uma visão macro do que está acontecendo na empresa
  • Ajuda a formular e executar a estratégia
  • Auxilia na visualização de informações cruciais no mapa estratégico

Na próxima vez em que um gestor de alto escalão precise tomar algum tipo de decisão comercial, ele ou ela não terá apenas informações operacionais, mas também terá a compreensão das conexões de causa e efeito entre os objetivos de negócios envolvidos e as soluções de negócios sugeridas.

Quais são os entre os benefícios BSC para um gestor de unidades comerciais?

  • Para um gestor de unidades comerciais, o Balanced Scorecard:
  • Ajuda a monitorar o desempenho atual
  • Ajuda a acompanhar o progresso em direção aos objetivos comerciais
  • Visualiza informações importantes sobre desempenho

Junto do Balanced Scorecard, as iniciativas de alto nível serão traduzidas mais logicamente para o nível departamental. Dessa forma, os gerentes das unidades comerciais poderão concentrar-se no que é importante e evitar fazer um trabalho que não ajuda a empresa a executar sua estratégia.

Quais são os benefícios do BSC para funcionário do nível de atendimento?

Para os funcionários do nível de atendimento, o Balanced Scorecard:

  • Mostra como a tarefa atual está vinculada à estratégia da empresa
  • Acompanha o desempenho atual de forma transparente

Os funcionários ficam feliz por realizarem um trabalho onde um objetivo final e as medidas de progresso são claramente definidas. Com o Balanced Scorecard, os gestores estruturais poderão traduzir para os funcionários de nível de linha não apenas o que deve ser feito, mas por que isso deve ser feito. Conhecer o objetivo final ajuda os funcionários a realizar seu trabalho com mais eficiência.

O QUE SE PODE FAZER no Balanced Scorecard:

  • Não execute o projeto do BSC sozinho. Os gestores de alto escalão gostam de jogar seus joguinhos sozinhos. No caso do Balanced Scorecard, isso não funcionará. Envolva sua equipe o mais rápido possível. Dessa forma, você obterá melhores KPIs, objetivos comerciais, planos de ação e, por fim, obterá melhores resultados.
  • Não use KPIs de recompensa. Vincular recompensas a KPIs específicos facilitará muito a vida do RH, mas não é recomendado o uso de KPIs de recompensas em seu indicador de desempenho; as pesquisas e práticas recomendadas também confirmam esse ponto de vista. Confira o artigo “Remuneração e recompensa por práticas recomendadas de KPI” para obter mais detalhes.
  • Não copie os KPIs de outras empresas. Você precisa mapear seus objetivos de negócios e, em seguida, criar KPIs que medirão seu progresso em relação aos objetivos comerciais ou monitorarão seu desempenho atual. Os objetivos comerciais vêm em primeiro lugar, não os KPIs. Por esse motivo, não faz sentido copiar os KPIs dos outros.

Escolhendo uma ferramenta de automação

Como foi mostrado, o Balanced Scorecard não tem a ver com poucos KPIs e não se destina apenas aos gestores de alto escalão. Para ajudar a empresa a executar sua estratégia, o Balanced Scorecard deve fazer parte do conjunto de ferramentas comerciais de todos os departamentos. A questão é: qual ferramenta de automação de software uma empresa pode usar para o Balanced Scorecard?

  • O Excel é uma ótima opção quando você está diante de um protótipo
  • Quando se trata do mapa estratégico, em cascata, partilhando o seu BSC, escolha um software profissional do Balanced Scorecard como o BSC Designer.

É melhor compartilhar a verdade

Fatos dizem, histórias vendem. Temos de aprender muitos fatos sobre o Balanced Scorecard, mas, para ser realmente persuasivo, é necessário partilhar histórias sobre o Balanced Scorecard com as partes interessadas.

O software BSC Designer ajudou muitas empresas na automação do conceito do Balanced Scorecard. Visite a seção de depoimentos no BSC Designer. Lá, você encontrará mais de 80 depoimentos de usuários de várias empresas de todo o mundo.

Histórias para o mundo dos negócios

As pessoas envolvidas com negócios gostam de ver não apenas os depoimentos do usuário, mas os estudos de caso com mais fatos e detalhes. Compartilhe com sua parte interessada uma das histórias comerciais de nossa seção de estudos de caso. Seguem abaixo alguns estudos de caso mais recentes:

  • A empresa de desenvolvimento de software 2Realpeople utilizou o quadro do Balanced Scorecard automatizado com o BSC Designer para modelar a sua estratégia comercial para 2014.
  • O fornecedor de serviços de segurança da informação, localizado na Eslovénia, a empresa Astec d.o.o. iniciou o projeto do Balanced Scorecard para implementar o controle em seus processos comerciais.
  • Os principais gestores do Concept Italia usam o software BSC Designer para avaliar o nível de realização dos objetivos comerciais. Um dos principais objetivos do uso do BSC Designer na empresa é melhorar a satisfação do cliente.
  • O software BSC Designer suporta uma mudança cultural do tipo “estou fazendo meu trabalho” para “eu entendo a estratégia”, na Talent Consulting.

Ainda duvida do Balanced Scorecard?

É uma tarefa desafiadora capturar todas as características e detalhes sobre o Balanced Scorecard em apenas um artigo. Você encontrará mais detalhes e artigos perspicazes sobre o Balanced Scorecard em outros Artigos do nosso Blog. Além disso, sinta-se à vontade para nos enviar suas perguntas, conte com a Daexe !

Balanced Scorecard: Folha Informativa e Estatísticas

 

Balanced Scorecard: Folha Informativa e Estatísticas

Este artigo foi escrito por Aleksey Savkin e gentilmente cedido para os leitores do blog da Daexe.

Existem alguns fatos sobre o Balanced Scorecard que devem ser verificados antes de se iniciar a implementação deste sistema de gestão de desempenho. Como resultado, temos a certeza de que você estará interessado em tentar implementar esse conceito em seu negócio.

De acordo com o Relatório do Estado Global de Pesquisas sobre Estratégia e Liderança de 2014

  • 72% dos executivos das pesquisas responderam que seu modelo de negócios “estará sob ameaça nos próximos cinco anos”.
  • 54% dos entrevistados relataram um mau alinhamento vertical.
  • Para a descrição da estratégia, os executivos usam: SWOT (61%), Modelagem Financeira (55%), Balanced Scorecard (49%)

Segunda o Levantamento Anual de Uso do BSC de 2014

  • 64% dos participantes responderam que usam o BSC para sua gestão estratégica.
  • 44% dos participantes responderam que emitem mensalmente relatórios, conforme o BSC.

De acordo com o Balanced Scorecard

  • Mais de 50 porcento das grandes empresas usa algum tipo de conjunto de indicadores de desempenho, segundo estudo da Cranfield University

Leia também: Como o Balanced Scorecard de 2014 Foi Avaliado? Confira a Análise dos Resultados da Pesquisa

Segundo o Balanced Scorecard Collaborative

  • 95% da força de trabalho típica não entende a estratégia de suas organizações
  • 90% das organizações não consegue executar suas estratégias com sucesso
  • 86% das equipes executivas gasta menos de uma hora por mês discutindo a estratégia
  • 70% das organizações não vincula os incentivos da gestão intermediária à estratégia
  • 60% das organizações não vincula a estratégia ao orçamento

Há alguns fatos sobre o Balanced Scorecard que devemos verificar antes de iniciar a implementação deste Sistema de gestão de desempenhos. Como resultado, temos a certeza de que você terá interesse em tentar implementar o conceito de Balanced Scorecard em sua empresa.

De acordo com o relatório BSC de Frustrações e Desafios:

  • 30% das frustrações e desafios do BSC estão associados aos aspectos de motivação do Balanced Scorecard

De acordo com o levantamento da 2GC sobre o uso do Balanced Scorecard:

  • 31% das empresas declararam que o Balanced Scorecard é extremamente útil, enquanto que 42% dizem ser ele muito útil
  • 34% das empresas entrevistadas usam o BSC para gestão estratégica, 35% para emissão de relatórios, 17% para gestão operacional
  • 29% das empresas utilizaram consultores externos para conceber o Balanced Scorecard
  • Os impactos mais significativos da implementação do BSC foram constatados nas ações (83%) e comportamentos (58%) comerciais; a avaliação tem impacto de 63% e o sistema de recompensas tem menor impacto (cerca de 30%)
  • A maior parte dos Balanced Scorecards foi utilizada para fins de planejamento (79%), orçamento (70%) e estabelecimento de metas (51%)

Segundo o Fórum do Balanced Scorecard

  • 80% das organizações que usam o Balanced Scorecard relataram melhorias no desempenho operacional
  • 66% dessas organizações relataram um aumento nos lucros

Segundo a Bain & Co

  • Cerca de 70% das organizações implementaram, pelo menos parcialmente, um Balanced Scorecard até 2006.
  • 50% das empresas da Fortune 1.000 utilizam o Balanced Scorecard

Segundo o Levantamento feito pela(o) “Consulta Anual de Negócios/Balanced Scorecard

  • 37% dos entrevistados não estão satisfeitos com a forma como medem sua organização
  • 67% dos entrevistados usam planilhas
  • 19,5% usam software especializado de gestão de desempenho
  • 19,5% responderam que os Scorecards de seus negócios fornecem o nível certo de informações para que eles possam tomar decisões estratégicas
  • 31,2% têm de 11-20 KPIs nos seus Scorecards e 37,7% têm 1-10 KPIs
  • 40,3% dos entrevistados confirmaram que sua gestão executiva tem um compromisso com seu indicador de desempenho, e apenas 18,8% responderam que existe um compromisso por parte dos departamentos
  • Para 44,2% dos participantes, um indicador de desempenho comercial ainda é uma medida, e não uma ferramenta de gestão
  • 20% das empresas implementaram com sucesso os produtos de softwares de gestão de desempenho e relataram uma influência positiva de seus Scorecard, no desempenho final dos negócios.

Leia também: A Importância de uma Auditoria no Planejamento e Implantação do Balanced Scorecard

De acordo com o levantamento salarial da Indeed.com

  • Para o título “Balanced Scorecard”, o salário anual médio a partir de 2012 será de $ 112.000,00
  • A média salarial envolvendo os postos de trabalhos relacionados ao Balanced Scorecard é 84% superior à média dos salários de todos os postos de trabalho.

O que dizem os especialistas

  • Entrevistamos vários especialistas em gestão de desempenho. Confira o que eles pensam sobre o BSC, KPIs e outras ferramentas comerciais populares

Perfil do Usuário

Embora a maioria dos profissionais de negócios possa se beneficiar deste conceito, certamente há alguns especialistas que fazem parte do nosso perfil principal de usuários.

  • CEOs, fundadores da empresa
  • Profissionais de Estratégia Empresarial e Planejamento Estratégico
  • Especialistas em Gestão de Mudanças, Melhoria de Processos e Desenvolvimento de Negócios
  • Gestores de processos
  • Profissionais da Análise de Negócios e de Consultoria de Gestão
  • Gestores de garantia de qualidade
  • Especialistas em RH
  • Gestores da cadeia de suprimentos
  • Gestores de marketing
  • Diretores operacionais

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Como o Balanced Scorecard de 2014 Foi Avaliado? Confira a Análise dos Resultados da Pesquisa

 

Veja Como o Balanced Scorecard de 2014 Foi Avaliado.

Este artigo foi escrito por Aleksey Savkin e gentilmente cedido para os leitores do blog da Daexe.

A 2GC Active Management publicou recentemente sua pesquisa anual acerca do Balanced Scorecard de 2014. Em dez páginas, eles compartilharam os resultados da pesquisa juntamente com as principais descobertas e análises de tendências. Seguem aqui alguns dos que eu considero especialmente interessantes para aqueles que estão planejando implementar o Balanced Scorecard ou que acham que é hora de atualizar seu projeto do BSC.

  • 64% usam o BSC para sua gestão estratégica
  • 58% usam o BSC para sua gestão operacional
  • 44% emitem relatórios segundo o BSC mensalmente
  • 28% usam o BSC apenas para emissão de relatórios
  • Os links de premiações relativas ao BSC diminuíram na faixa de quase o dobro de 20%
  • Apenas 22% usam o software de automação do BSC

COMO O BALANCED SCORECARD FOI AVALIADO EM 2014?

64% dos participantes (duas vezes mais que em 2013) responderam que usam o Balanced Scorecard em sua gestão estratégica.O uso do BSC na gestão estratégica

  • 58% dos participantes (um aumento de quase um terço em relação a 2013) relataram na pesquisa que usam o BSC em sua gestão operacional.
  • O número daqueles que o utilizam para relatórios recuou levemente para 28%

Pessoalmente, acho que isso reflete uma mudança positiva na compreensão do papel do BSC. Os profissionais de negócios começaram a tratar o BSC não como uma ferramenta de medição simples. Mas como uma ferramenta de gestão que os ajuda a entender melhor a estratégia. Em vez de apenas disponibilizar alguns números no final do período de emissão de relatórios.

  • 44% dos participantes responderam que emitem relatórios mensais em conformidade com o BSC. Este fato também confirma a tendência geral de tornar o BSC uma ferramenta comercial diária.

Leia também: Balanced Scorecard: Folha Informativa e Estatísticas

Menor número de recompensas vinculadas ao Balanced Scorecard

Antes, vínhamos discutindo algumas das melhores práticas sobre o alinhamento dos planos de remuneração do Balanced Scorecard. Os resultados empíricos da pesquisa confirmam que as empresas estão menos entusiasmadas em vincular o BSC às gratificações individuais; a respectiva percentagem das empresas diminuiu em um número beirando o dobro de 20%.

De acordo com os resultados da pesquisa, apenas 22% utilizam softwares de automação para o Balanced Scorecard. A maioria dos entrevistados (39%) ainda usa o software do escritório para esse fim. Acredito que isso possa ser explicado pelo nível de maturidade dos projetos do BSC. A pesquisa refere-se à classificação pautada na geração do BSC, a qual foi explicada anteriormente. A maioria das empresas ainda utiliza o BSC de 1ª geração (30%) e 2ª geração (50%), sendo que apenas 20% utilizam o BSC de 3ª geração.

No momento, o BSC encontra-se mais alinhado com o restante da empresa do que em 2012

Por fim, de acordo com os resultados do levantamento, 44% (30% em 2012) das organizações informaram que possuem múltiplos conjuntos de indicadores de desempenhos. Acredito que isso seja uma evidência indireta do melhor alinhamento do BSC entre as empresas. Mais empresas entendem que o BSC destinado ao alto nível hierárquico seja bom para a gestão, mas não para os departamentos ou funcionários de atendimento ao público.

Leia também: Planejamento Estratégico: O que é?

Como será o Balanced Scorecard em 2015?

Em geral, a pesquisa confirma que existem muitas tendências positivas:

  • Em 2015, veremos ainda mais empresas migrando do BSC mais antigo para o conjunto de indicadores de desempenho de 3ª geração;
  • Mais indicadores de desempenho comercial serão traduzidos para os níveis mais baixos e alinhados com os indicadores de desempenho do nível hierárquico mais alto;
  • A necessidade do software de automação do BSC aumentará;
  • O papel do BSC evoluirá ainda mais de um simples relato para a gestão estratégica;
  • O papel do BSC evoluirá ainda mais de uma simples emissão de relatórios para a gestão estratégica;

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A Importância de uma Auditoria no Planejamento e Implantação do Balanced Scorecard

Auditoria do Balanced Scorecard: Porque é importante fazer  após sua implantação e após seu Planejamento.

Auditoria é um exame sistemático das atividades desenvolvidas em determinada empresa ou setor. Tendo objetivo de averiguar se elas estão de acordo com as disposições planejadas e/ou estabelecidas previamente. Além disso, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas.

Quando realizada de maneira periódica, é possível encontrar erros e corrigi-los antes que seja tarde demais. Por isso, ao fazer uma auditoria procure fazer na fase inicial de um processo, mantendo assim seu controle.  Isso também é bom e bem visto pelos clientes, pois demonstra a eles que a sua empresa é séria.

As auditorias são classificadas como externa ou internas. Quando se fala de auditoria externa a averiguação será feita em áreas como financeiro, de qualidade, gestão, recursos humanos, sistemas, jurídico, dentre outros. Normalmente é feito por um auditor contratado, que possua especialização na área auditada.

Para entender melhor, vou exemplificar com a auditoria de qualidade. Que é feita a partir de um instrumento gerencial utilizado nas ações referente a qualidade prevista num sistema de qualidade. Portanto, é um processo construtivo e de auxílio a prevenção de problemas.

Já as auditorias internas são feitas voltadas para governança corporativa, gestão de riscos, dentre outros. É feito por alguém da empresa mesmo, que irá apontar e garantir cumprimento dos regimentos, normas e politicas internas. Além de, relatar algum desvio ou vulnerabilidade que possa ter na empresa.

Para exemplificar temos uma Lista de verificação para auditoria do Balanced Scorecard. Use a lista para auditar seu projeto de Balanced Scorecard. Encontrar possíveis problemas e corrigi-los durante os estágios iniciais antes que eles resultem emproblemas maiores.

Leia também: Gestão Documental

Auditoria do Balanced Scorecard

O Balanced Scorecard (BSC) é um método de gestão estratégica, e pode ser traduzido como Indicadores Balanceados de Desempenho. A expressão “indicadores balanceados” significa que a seleção de indicadores não se restringe à área financeira, abrangendo também resultados considerados intangíveis. É o balanço de todos estes aspectos que vai indicar quais mudanças que precisam ser feitas na estratégia da organização. Para traçar o plano levando em conta as perspectivas de um cenário futuro.

O BSC pretende abranger as ações de curto e longo prazo, estabelecendo um equilíbrio entre elas; entre medidas financeiras e não-financeiras; entre indicadores de desempenho e Histórico; entre perspectiva interna e externa do desempenho. Como resultado, proporcionando uma visão mais integral da organização.

A auditoria do Balanced Scorecard pode ser feito tanto interna, como externa. Portanto, auditoria serve para analisar se sua empresa está seguindo ou não as normas. Assim, se entender que precisa fazer uma auditoria faça e não corra riscos desnecessários, evite problemas.

E no caso do BSC não é diferente, procure fazer auditoria após implantá-lo e também após o seu planejamento. É importante para averiguar o quanto seu projeto do Balanced Scorecard está sendo executado de maneira correta. Certamente, se não estiver é o momento para corrigi-lo.

 

 

Rafaela de Souza Batista

Bacharela em Publicidade e Propaganda pelo Centro Universitário UNIEURO. Assistente Executiva de Marketing no Departamento de Assessoria Executiva – Daexe.  Gosta de escrever, ler, criar peças publicitária, diagramar e executar tarefas de ações e estratégias marketing. Pesquisadora em comportamento do consumidor.

 

 

 

 

Perguntas & Respostas sobre o Balanced Scorecard

Balanced Scorecard: Confira perguntas e respostas sobre essa importante ferramenta de gestão.

Este artigo foi escrito por Aleksey Savkin e gentilmente cedido para os leitores do blog da Daexe.

Se você perguntar a um profissional de negócios sobre o Balanced Scorecard, em 95% dos casos, você ouvirá que se trata de “equilibrar” os Principais Indicadores de Desempenho dentro de quatro perspectivas. Com essas ideias enganosas, as pessoas começam a implementar a estrutura, não conseguem faze-lo e chegam à conclusão de que o Balanced Scorecard não é para elas.

Segue uma compilação das perguntas mais frequentes sobre o Balanced Scorecard e os KPIs. Esperamos que as nossas respostas o(a) ajudem a trilhar o caminho certo com a estrutura.

O que é um Balanced Scorecard?

Uma resposta curta seria: trata-se de uma estrutura de execução de estratégias. Tendo dito isso, precisamos entender que não há um acordo universal sobre o que é estratégia, ou sobre as formas de rastrear sua execução.

Por vezes, o Balanced Scorecard é definido como um meio de articular a estratégia, traduzi-la para os funcionários de atendimento e garantir que essas ideias sejam executadas com sucesso.

Se escreve “Balanced Scorecard” ou “Balanced score card”?

O termo correto é “Balanced Scorecard” ou “BSC.” Seria errado escrever conjunto de indicadores de desempenho (em letras minúsculas), Conjunto de Indicadores de Performance, BSc, bsc etc.

Quem são os autores do Balanced Scorecard?

A ideia foi sugerida pela primeira vez no início dos anos 90, pelos drs. Robert Kaplan e David Norton. O site do Instituto do Balanced Scorecard é um ponto de referência obrigatória para informações históricas, bem como para conselhos práticos sobre o BSC.

Quem o utiliza?

Qualquer organização tem uma estratégia, mesmo pequenas empresas e pessoas físicas; portanto, com algumas modificações, o Balanced Scorecard pode ser usado por qualquer organização, incluindo organizações sem fins lucrativos. Segundo um estudo do Grupo Gartner, mais de 50% das grandes organizações adotaram o Balanced Scorecard.

Leia também:O poder da análise SWOT para as empresas

Por que as empresas o usam?

A raiz do problema é que o quadro estratégico nas mentes dos gestores de alto escalão não é o mesmo que uma imagem nas mentes dos funcionários de nível de atendimento. Os estudos do Relatório do Conjunto de Indicadores de Colaboração mostram que mais de 95% dos funcionários não entendem a estratégia de uma organização. Isso leva as organizações a uma execução menos eficiente e eficaz.

O Balanced Scorecard supostamente ajuda a resolver esse problema, alinhando metas de nível superior com ações de nível de atendimento e, assim, tornando o processo de execução da estratégia mais rastreável.

Aqui temos mais fatos sobre o Balanced Scorecard, os quais esclarecem o quanto ele é usado e quais problemas ele resolve.

Tem a ver com os principais indicadores de desempenho?

Em suas versões anteriores, parecia mais uma estrutura de medição de desempenho, na qual as medidas (não necessariamente os principais indicadores de desempenho) desempenhavam um papel significativo. Atualmente, as medidas são responsáveis pelo acompanhamento da execução da estratégia, mas eu diria que a parte principal é um mapa estratégico com metas comerciais conectadas por links de causa e efeito. As métricas ainda estão lá, mas elas não são o principal objetivo do jogo.

Quais são os princípios-chave do Balanced Scorecard?

Vou simplificar, mas, ao meu ver, esses são os três princípios mais importantes:

  1. Relação de causa e efeito entre objetivos
  2. Mostrar como o valor do cliente é criado e como ele está vinculado aos objetivos da organização
  3. Alinhamento de medidas e iniciativas com objetivos

Qual é o processo do Balanced Scorecard?

Varia de empresa para empresa e de consultor para consultor. Isso é o que recomendamos para a execução da estratégia, no geral, e para o Balanced Scorecard, em particular.

E se uma empresa tiver um Balanced Scorecard com muitos KPIs, mas sem uma estratégia?

O Balanced Scorecard é um termo que está na moda. Como acontece com qualquer termo que pegou, algumas confusões são inevitáveis. Um conjunto de mais de 100 KPIs não é um Balanced Scorecard, é um indicador de KPI. Seria mais correto chamar essas ferramentas comerciais de um painel ou simplesmente de um indicador de desempenho. Assim, a diferença entre um painel e um indicador de desempenho fica bem clara.

As abordagens são similares às do Balanced Scorecard?

Os executivos de negócios sempre usam uma combinação de várias ferramentas. Existem estruturas que abordam o problema do planejamento estratégico e de execução: Hoshin Kanri, 7-S, OKRs, Geração de Modelos Comerciais (vide o livro de Yves Pigneur e Alexander Osterwald). E, com certeza, existem muitas outras ferramentas de suporte como o SWOT, análise de lacunas, avaliação de riscos etc. Na prática, há sempre uma mistura de diferentes ferramentas de negócios.

Preciso de um software para trabalhar com o Balanced Scorecard?

Na minha opinião, a resposta é “sim”. Caso contrário, corre-se o risco de gastar mais tempo no projeto e ainda enfrentar problemas de motivação. Confira nosso guia de compras para o software de execução de estratégias.

Uma nota de bom senso: antes de acessar as ferramentas de automação, você precisa ter certeza sobre sua estratégia e metas comerciais.

Qual é o maior desafio do Balanced Scorecard? Como resolvê-lo?

De acordo com nossas pesquisas informais, o maior desafio é a motivação para começar a usar e continuar usando o Balanced Scorecard. Neste artigo, discutimos como resolver o problema. Outro grande desafio é encontrar medidas de desempenho adequadas (vide a próxima pergunta).

Como encontrar os KPIs certos para o indicador de desempenho?

Primeiramente, seria recomendável entender a diferença entre métricas, medidas e KPIs. O maior erro seria pegar indicadores de desempenho de alguma lista na Internet. Em vez disso, concentre-se primeiro nas metas de negócios e os indicadores aparecerão naturalmente. Aqui está o processo para os KPIs que recomendamos.

Leia também: Inovação organizacional: Como aplicar na sua empresa

O que é um Balanced Scorecard em cascata?

A ideia de cascata (no caso do Balanced Scorecard também é chamado de “alinhamento”) tem a ver com a tradução dos objetivos do alto escalão para os níveis mais baixos (e vice-versa). A ideia-chave é que o cascateamento é feito por metas comerciais, e não por KPIs. Aqui você encontrará exemplos de algumas abordagens típicas para o cascateamento.

Como usar o Balanced Scorecard para…?

Não há regras específicas para nichos de negócios específicos. As ideias orientadoras que os estrategistas usam para uma empresa de varejo são semelhantes às ideias que se usarão para uma empresa hoteleira. Ainda assim, ter alguns exemplos é sempre uma boa ideia.

Você tem mais perguntas? Sinta-se à vontade para fazê-las nos comentários. E os especialistas da Daexe estão à disposição para tirar qualquer dúvida. 

Comunicação interna: 5 passos para implementar um processo que realmente funcione

Comunicação interna:

Já dizia o famoso guru empresarial Peter Russel que “90% dos problemas das empresas giram em torno de falhas na comunicação interna. ” Na nossa jornada como assessores empresariais, vimos este problema se repetir tantas vezes que fomos obrigados a concordar com ele. Os casos que mais vimos foram:

a)Empresas em que a comunicação só ocorre de forma descendente – o que nem dá para chamar de comunicação.
b)Empresas que não delineiam um processo comunicacional eficiente. Por isso as informações valiosas se perdem pelo caminho e a instituição acaba tendo inúmeros retrabalhos.

Está familiarizado com algum desses problemas? Pois bem, foi para auxiliar a sua empresa a sair deste “labirinto” que decidimos compartilhar neste artigo 5 passos para ter um processo de comunicação realmente estratégico. Vamos te apontar uma saída do labirinto da “má comunicação”.

E para a nossa comunicação funcionar de verdade – nosso maior compromisso com os leitores do nosso blog – vamos ensinar o processo utilizando o exemplo de uma empresa que atua na área de vendas, como você verá abaixo.

PASSO 1) Defina um organograma da instituição, pensando no processo comunicacional

Antes de definir um processo de comunicação para sua empresa, é importante criar (ou às vezes reformular) um organograma da instituição, pensando no processo comunicacional. No exemplo hipotético que utilizamos, de uma empresa da área de vendas, trabalharemos com o seguinte aparelhamento da instituição:

Neste modelo de organização, o Conselho Administrativo e a Coordenadoria de Vendas e Atendimento terão papel chave. Eles serão interlocutores na comunicação estratégica da empresa, conforme demonstraremos a seguir.

PASSO 2) A Direção Geral precisa dialogar com os departamentos sobre ESTRATÉGIA

Como você já deve ter visto em outros artigos do nosso BLOG sobre Balanced Scorecard (BSC), da Direção Geral da empresa partem as estratégias MACRO da organização, conectadas ao seu Planejamento Estratégico (missão, visão e valores). Tais estratégias MACRO devem ser traduzidas dentro das 4 perspectivas da empresa definidas pelo BSC, que são Finanças, Clientes, Processos e Aprendizado/inovação. Saiba mais, clicando aqui:>>>

Assim, o primeiro papel da Direção na comunicação estratégica da empresa é comunicar tais estratégias macro aos departamentos e setores da empresa, para que os mesmos definam autonomamente suas próprias políticas de alcance da estratégia. No caso do nosso exemplo hipotético, teríamos a seguinte comunicação:

Após definirem suas políticas para alcance da estratégia, os departamentos e setores devem sujeitar tais políticas à uma primeira avaliação do Conselho Administrativo, sobre o qual falaremos a seguir.

PASSO 3) Se ainda não possuía, CRIE um Conselho Administrativo

O Conselho Administrativo é um grupo formado por membros da própria empresa e um assessor executivo, que deverá dedicar energia e esforços a acompanhar a execução da estratégia, a começar, como vimos, pela avaliação e aprovação/reprovação das políticas formuladas pelos departamentos.

Ele deverá acompanhar a implementação das políticas aprovadas, sendo atribuição sua observar e registrar as políticas que falharam e aquelas que tiveram êxito. Será responsável também por propor soluções inovadoras que substituam as políticas falhas. Tais proposições, entretanto, só serão assimiladas com aprovação consensual dos departamentos envolvidos e de todos os conselheiros, sempre registradas em ATA DE REUNIÃO.

Esta forma de comunicação que lembra uma via de mão dupla é fundamental para garantir uma comunicação estratégica de fato.

PASSO 4) Após transformar as ESTRATÉGIAS MACRO em POLÍTICAS, transforme as POLÍTICAS em PLANOS DE AÇÃO

A respeito de cada política aprovada em reunião, devem ser respondidas as seguintes perguntas, ilustradas no infográfico a seguir:

O Plano de Ação deverá engajar a todos, até o nível operacional da empresa. No caso de nosso exemplo hipotético, o Plano de Ação deverá ser definido para departamentos, gerentes e vendedores. A cada um destes, deverão ser atribuídas tarefas cujos resultados somados, ao final dos períodos delimitados para Avaliação de Desempenho, deverão ser comparados às metas traçadas inicialmente.

PASSO 5) Crie um canal de comunicação entre nível operacional e o nível gerencial

Muitas vezes, quando as estratégias chegam ao nível de ação individual as coisas não saem como planejado. Ou porque não foram repassadas ao nível operacional da forma correta ou porque aqueles que formularam as políticas e planos de ação estão mais distantes da realidade da linha de frente da empresa (no nosso caso hipotético, os vendedores e gerentes de loja).

Não se deve medi esforços para garantir que todos os colaboradores entendam o que está sendo proposto. Afinal, só é possível executar com excelência aquilo que realmente é compreendido. Por isso, é fundamental que haja uma coordenadoria – ou pelo menos um coordenador, a depender do porte da empresa – que exerça o papel de interlocução entre nível gerencial e operacional dentro dos próprios departamentos da instituição.

O papel do coordenador geral, no nosso exemplo hipotético, seria:
a) Comunicar aos gerentes e vendedores qual será a estratégia adotada no próximo período (políticas e planos de ação), destacando o que será cobrado como resultado de cada um;
b) Receber dos gerentes e vendedores solicitações de autorização para ações necessárias que não haviam sido previstas pelo Conselho Administrativo.
c) Repassar aos Conselho Administrativo os resultados/dificuldades dos gerentes e vendedores na execução da estratégia.

Você concorda que com este modelo, aplicado ao nosso exemplo hipotético, conseguimos traçar um processo comunicacional realmente estratégico, onde todos se comunicam na empresa, do nível gerencial ao operacional? Assim, conseguimos criar um fluxo de mão dupla, como mostramos no infográfico abaixo:

Conseguiu entender o fluxo da comunicação? Tente agora criar um processo semelhante, adaptado aos departamentos e funcionários da sua empresa, seja ela de que porte for. E se você tiver dificuldades, a assessoria executiva do Daexe está à disposição da sua empresa. Compartilharemos com você as melhores metodologias de gestão e construiremos coletivamente os processos mais eficientes para a comunicação da sua empresa.

Até a próxima leitura.
Um abraço,

Dekker Jordão Baptista

Método de gestão empresarial: 3 motivos para utilizar um agora!

Em tempo de crise ou não, o mercado vem se tornando cada vez mais competitivo, com o avanço da tecnologia à velocidade da luz e informações disponíveis gratuitamente. Tudo isso proporciona um cenário de oportunidade aparentemente igual para todos. Hoje, porém, já podemos observar que existem empresas que conseguem ter um resultado consistente independente do cenário econômico. Os responsáveis por 75% da consistência desse resultado são os métodos de gestão de negócio eficiente. Normalmente, as empresas que fracassam não têm metas bem definidas, têm dificuldade de identificar um modelo de gestão claro e não possuem a disciplina de seguir uma rotina do método PDCA.

Para esclarecer melhor a importância de ter um método é crucial entender a etimologia das palavras Método e Gestão. A palavra MÉTODO vem do Grego METHODOS, MET- significa em português “META” e -HODOS significa “caminho”. Ou seja, o método é o caminho para alcançar um objetivo ou meta. Na palavra GESTÃO vale observar a definição do guru de gestão brasileiro, Vicente Falconi: gestão é correr atrás da META e alcançá-la de forma consistente e de forma ética. Segundo ele, se você não tem meta, você não está fazendo gestão na sua empresa. Pode estar fazendo qualquer outra coisa, menos gestão.

Sendo assim, podemos conceituar que método de gestão é um caminho, organizado em etapas sequenciadas, para alcançar os objetivos e metas da sua empresa de forma consistente.

Se você ainda não está convencido da eficácia e das vantagens de utilizar um método de gestão, aqui vão três ótimos motivos que lhe farão mudar de ideia:

  1. Melhor desempenho

O método de gestão bem implantado ajuda o empreendedor a alcançar as metas estabelecidas para o seu negócio e um constante crescimento. Todas as nuances da empresa serão analisadas e melhoradas ao seu máximo, buscando a versatilidade e os melhores resultados possíveis em todas as áreas empresariais, como: processos, colaboradores, clientes, finanças, comunicação e etc.

  1. Não precisa reinventar a roda

Não é um tiro no escuro ou um método de tentativa e erro. É um modelo comprovado e eficaz. Com um método de gestão adequado, você tem menos chances de errar, pois todos os cenários possíveis já foram estudados, analisados e testados anteriormente.

  1. Garantia de resultados

Utilizando um método de gestão, as chances de alcançar o resultado pretendido são de 95%. Por serem métodos testados, as chances de alcançar suas metas para a empresa são muito maiores do que deixar ao acaso. Os resultados e benefícios da utilização de uma metodologia na gestão vão desde o primeiro setor da empresa até o destino final: o cliente, garantindo a eficácia do negócio potencializando cada setor individualmente, sempre visando o sucesso total e completo do empreendimento.

O método de gestão utilizado pela Daexe é o BSC (Balanced Scorecard), que foi desenvolvido pelos professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e David Norton, em 1992. O BSC é um método de planejamento estratégico que consiste na definição muito clara das metas e estratégias da empresa, com a intenção de  materializar tudo que foi idealizado, ou seja a visão estratégica do negócio e de avaliar o desempenho empresarial por meio de indicadores quantificáveis e verificáveis. A metodologia de gestão BSC leva em consideração os aspectos financeiros, os processos internos, os clientes, e o aprendizado e o crescimento organizacional. Sua forma de aplicação, em relação aos processos internos, procura a satisfação final dos clientes, assim como aprendizado e desenvolvimento constantes.

Agora que você sabe a importância de um método de gestão eficaz aplicado à sua empresa, conte para nós a sua experiência nos negócios e inovações que implementou ou ainda deseja implementar. Estamos à disposição para ajudá-lo em busca do sucesso no seu empreendimento!

Um abraço,

Dekker Jordão F. Baptista

Você tem certeza que está executando o planejamento estratégico?

Planejamento estratégico

Você consegue ver de que forma as ações que sua equipe está executando ou medindo estão ligadas ao planejamento estratégico da sua empresa? Para muitos gestores a resposta é NÃO e isto produz uma frustração muito grande. Infelizmente, boa parte dos planejamentos estratégicos elaborados pelas empresas não mostram como a estratégia pode ser executada no dia a dia, da diretoria e gerência ao nível mais operacional, limitando-se geralmente à descrição do MVV (Missão Visão e Valores) e da matriz SWOT (pontos fortes, pontos fracos, desafios e oportunidades).

 

O Balanced Scorecard é uma metodologia de gestão estratégica criada justamente para auxiliar às empresas neste caminho de materialização da estratégia. Ele permite desdobrar o MVV em objetivos estratégicos que contemplam cada perspectiva da empresa: finanças, clientes, processos e aprendizado/inovação. Estes objetivos, por sua vez, são desdobrados em metas crucialmente importantes e atribuições para cada membro da equipe. Desta forma, a metodologia consegue conduzir a estratégia até o nível operacional, engajando a empresa como um todo.

A metodologia é eficiente, mas seu desenvolvimento e gestão exigem estudo e conhecimento de como fazer. Quando o percurso entre descrição da estratégia e execução via Balanced Scorecard é feito de forma errada, a liderança se vê diante do mesmo problema de quando não tinha o BSC: não consegue perceber qual a ligação entre o que a equipe está fazendo e o planejamento estratégico que foi definido. Isso acontece, segundo a consultora especialista em estratégia Gail Perry (do Instituto Balanced Scorecard) por um problema que ela chama de ligações quebradas.

O que são ligações quebradas?

Como falávamos anteriormente, existe um fio condutor que deve ligar a descrição mais filosófica da estratégia ao seu nível mais palpável, que são as atividades realizadas pelos colaboradores no dia a dia. A ligação se quebra quando não é possível entender de que forma a tarefa do dia a dia está ligada à estratégia.

Por quais motivos as ligações são quebradas?

Segundo Gail Perry, uma das principais causas para ligações quebradas é a situação em que uma equipe cria o plano estratégico da organização (diretoria ou uma equipe executiva) e, em seguida, uma equipe diferente (equipe de gerenciamento ou força-tarefa) é direcionada a “converter” o plano estratégico em um Balanced Scorecard. Essa abordagem fragmentada para a construção do BSC possui 3 grandes falhas, que explicamos a seguir.

Falha 1: Incompatibilidade

Se o grupo que fez a estratégia não o fez pensando em como ela se desdobraria em uma Balanced Scorecard, provavelmente sua descrição terá um problema de incompatibilidade. As estruturas tradicionais de planejamento estratégico raramente contêm vínculos claros e propositivos que vislumbrem o caminho feito partindo-se da visão de alto nível, missão e posicionamento competitivo até as áreas de foco (temas estratégicos) e objetivos estratégicos (que são os elos críticos utilizados pelo Balanced Scorecard para conectar estratégia com execução).

Falha 2: Incompletude

A estratégia formulada por uma equipe desconectada da construção do BSC geralmente é incompleta. Muito provavelmente eles não consideraram nesta formulação as quatro dimensões interdependentes do BSC – as 4 perspectivas do BSC, que são finanças, clientes, processos e aprendizado/inovação – que deveriam direcionar a descrição dos objetivos e resultados estratégicos. E sem isso, dificilmente será possível que a estratégia seja executável.

Falha 3: Intraduzibilidade

Neste caso a equipe que ficou responsável por desenvolver o Balanced Scorecard fica batendo cabeça, tentando forçar uma tradução impossível do planejamento estratégico formulado pela outra equipe. Esta abordagem pode levar a suposições errôneas sobre estratégia. Pior ainda, a equipe pode simplesmente abandonar o esforço para interpretar a estratégia e, em vez disso, recair sobre óbvios objetivos operacionais necessários para garantir que a organização funcione exatamente como sempre foi. Nestes casos de intraduzibilidade, os objetivos operacionais resultantes podem ou não estar alinhados com o FUTURO desejado pela organização (direção estratégica desejada ou mudança no posicionamento competitivo). Em outras palavras, a intraduzibilidade acaba gerando a construção de um scorecard que simplesmente se limita a medir a execução operacional tradicional da empresa, desviando-se do foco original que é a estratégia.

Depois de lhe apresentar esses problemas, pergunto novamente: você está mesmo executando a estratégia ou está se enganando dentro de uma dessas falhas?

Se você percebe que na sua empresa essas ligações estão quebradas, entre em contato com seu assessor executivo do Daexe. Faremos uma avaliação sobre seu atual planejamento estratégico, comparando-o com as melhores práticas e um diagnóstico de lacunas será entregue para mostrar onde as ligações estão quebradas e o que precisa ser feito para repará-las.

Até a próxima leitura!
Um abraço,
Dekker Jordão Baptista
(CEO – DAEXE)

*Este conteúdo foi inspirado no artigo do Instituto Balanced Scorecard “Broken Linkages: Are you SURE you are Executing Strategy?”.