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Inventário de Estoque

O que é Inventário de Estoque e Porque deves Começar a Fazer já!

Você consegue mensurar o estoque da sua empresa? Ele é bem organizado? Se a resposta é não, é porque você ainda não possui um controle do seu estoque. Pois saiba que estoque é dinheiro e deves controlar o seu estoque como controlas o dinheiro da sua empresa.

Desse modo este artigo irá explicar tudo que precisa saber sobre o seu estoque e entender como estar o organizando e mensurando-o.

Mas o que é o Inventário de Estoque?

Primeiro de tudo, inventário de estoque é uma prática utilizada por meio da identificação, classificação e contagem de produtos armazenados. O objetivo desta prática é conferir se todas as informações estão de acordo com a realidade do que foi dado como saída e entrada de mercadorias.

A partir disso, é possível manter uma organização que irá constatar quais são os produtos que possui maior importância. E ainda, quais são os que trazem mais lucros para a empresa. Por outro lado, também é possível saber exatamente que produtos estão encalhados, danificados ou vencidos.

Dessa maneira, o inventário de estoque deve ser o mais completo possível com máximo de informações de cada mercadoria.

Quem deve Utilizar do Inventário de Estoque?

De conformidade, o inventário é recomendado para todo tipo de empresa que precisa fazer um gerenciamento de estoque. Principalmente as empresas do ramo de comércio e varejo como supermercados, farmácias, padarias, lojas e dentre outros.

Este é um recurso para identificar possíveis erros e evitá-los, além de buscar garantir que a armazenagem esteja funcionando como se deve. A realização deste controle não é algo difícil, mas é muito trabalhoso. Já que terá que contar todos os itens.

Leia Também: O que é um Plano de ação, e como fazer ?

Quais os Tipos de Inventários?

A saber, existem cinco tipos principais de inventários, sendo que cada empresa deve utilizar daquele que melhor se adequa às suas expectativas.

Inventário Geral – É o mais completo e demorado, pois abrange a contagem e identificação de todos os bens do almoxarifado, insumos, mercadorias, maquinários, entre outros. Em geral é utilizado pela área contábil da empresa para avaliar e atualizar o patrimônio.

Rotativo – tipo de inventário o qual processo exige que o estoque seja submetido à uma contagem predeterminada (semanal, quinzenal, mensal ou até diariamente). Dessa forma, os dados devem ser atualizados em intervalos de tempos predefinidos. É muito usado por empresas com alto giros de mercadorias.

Periódico – É realizado no final de um período determinado pela empresa. Com o objetivo de atualizar dados do sistema de estoque, corrigindo possíveis falhas e elaborar demonstrativos mais detalhados.

Cíclico – Parecido com o rotativo, porém busca fazer ajustes periódicos entre a quantidade de bens e as informações utilizadas em lançamentos contábeis. Este é para dá segurança a base de dados das empresas, atendendo as necessidades da gestão, evita possíveis extravios e controla os níveis de estoques.

Parcial ou dinâmico – A contagem acontece apenas com uma parte específica dos bens das empresas. Por exemplo, armazém que o foco do controle de estoque é um conjunto predeterminado de mercadorias.

Anual – Refere-se a contagem de bens e mercadorias de uma empresa ao final do ano fiscal. O qual corresponde janeiro a dezembro, que serve para realizar o balanço anual.

Qual a importância do Inventário de Estoque?

O inventário de estoque é importante por diversos fatores, porém entre eles a otimização dos clientes é o mais fundamental.

E o que isso significa? É que com a organização do estoque, catalogado, classificado e com prateleiras ordenadas, o cliente encontrará mais rápido o que ele deseja.

Além disso, a organização das mercadorias reduz perdas, evita desperdícios e diminui custos. Outro ponto importante é que com estoque bem organizado e corretamente monitorado colabora para que a empresa possa ficar em dias com a legislação.

Veja também: A Importância de um Organograma Para as Empresas

Então, Como Fazer um inventário?

Certamente, agora quer saber como estar fazendo o inventário de estoque da sua empresa. Veja esses tópicos que separamos que podem te auxiliar nesse processo:

  • Primordialmente organize os tipos de mercadorias que estão no estoque e faça uma lista separando cada tipo de produto.
  • Coloque um código em cada tipo de produto, inserindo um número para cada mercadoria.
  • Faça uma classificação dos produtos e seus preços. Anote na lista de inventário quanto cada mercadoria pesa, qual o tamanho, cor, preços e outras informações.
  • Registre no relatório de inventário possíveis perdas, roubos ou devoluções.
  • Reserve dia e horário para este processo. Agende um dia tranquilo de preferência que não tenha movimento na empresa.
  • Por fim, utilize software de gestão. Pois ele irá ajudar a manter todas as informações do inventário atualizadas sempre que uma compra for efetuada.

Entendeu como é importante que se faça o inventário de estoque? Pois a partir dele você não será terá apenas o controle de cada mercadoria, mas também evitará custos desnecessários. Verá quais produtos trazem mais retornos e os que não tem essa mesma rentabilidade. E ainda ajudará seus clientes a encontrar de maneira mais rápida o que procura.

Gostou do nosso artigo? Faça um inventário de estoque e compartilhe nos comentários suas experiências.

 

Rafaela de Souza Batista

Bacharela em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda. Redatora e Produtora de Conteúdo para Web. Ama escrever e criar coisas novas. Uma estudiosa sobre o comportamento do consumidor e as novidades da área do marketing.

excelência-operacional

Como Buscar Melhorias no Departamento Operacional de uma Empresa

Como anda o setor operacional da sua empresa? Está 100% ou necessita de alguma melhoria? Saiba que este assim como qualquer outro departamento, além de ser muito importante merece atenção devida e não pode ser abandonado.

Por isso, neste artigo iremos abordar como funciona o departamento operacional e que melhorias deve estar buscando constantemente.

 

Departamento Operacional o que é? E Como Funciona?

Primeiro de tudo, o departamento ou setor operacional também é conhecido por setor técnico ou de produção. O qual tem como função administrar os processos de transformação dos insumos em produto final.

É de sua responsabilidade o controle da entrada e saída do que se refere a matéria-prima. Além também de dá o suporte logístico, fazer a gerenciamento do uso de máquinas e equipamentos e ainda acompanhar o nível de produtividade da empresa.

Para entender melhor, veja os principais pontos que este setor é responsável

  • Administrar a rotina do dia a dia das operações de entrega de um produto e/ou serviço;
  • Analisar se as atividades do dia a dia estão sendo realizadas dentro do prazo;
  • Verificar se as atividades estão cumprindo um índice mínimo de qualidade;
  • Observar se as atividades estão sendo realizadas sem desperdício;
  • Identificar gargalos e travas que impedem a realização das atividades do dia a dia;
  • Averiguar melhorias nos processos de entrega das atividades do dia a dia.

Portanto, ele visa principalmente garantir que todas as operações e procedimentos ocorra como o estipulado e buscando evitar imprevistos.

Desse modo, três pontos importantíssimos deste departamento devem ser avaliados e   acompanhados criteriosamente. São eles: processos, qualidade e logística, pois compõe toda função exercida de quem trabalha na parte de operações.

Leia também: Metodologia 5S – Veja a sua importância e porque implementar na sua empresa

Processos

Antes de mais nada, sua empresa compreende seus processos de negócios e busca registrá-lo?

Se a resposta desta pergunta é não, o primeiro passo será mapear os processos, principalmente quanto aos pontos mais críticos aqueles que afetam diretamente seus lucros.

Para isso, reveja seus objetivos estratégicos pois eles devem ser o ponto de partida do seu trabalho para criação do seu mapeamento.

Agora, como controlar esses processos? Na sua execução busque ter um padrão de execução e um controle nos seus cumprimentos, utilize se necessário indicadores de desempenho e auditoria. Lembrando que tudo deve estar de acordo segundo os objetivos, metas e estratégias e que deve haver um monitoramento constante.

Assim também, pode estar fazendo o uso de tecnologia nos processos como por exemplo serviços de compartilhamento de dados ou software de gestão.

Em relação o gerenciamento de compras deve-se ter uma base a partir de cotações de preços de vários fornecedores, assim avalia-se custos x benefícios. Verifique ainda forma de pagamento e prazos de entrega.

Uma dica interessante é ter um gestor de processos ou até mesmo vários gestores um para cada grupo de processo. Porque assim, consegue um controle maior e mais rígido.

Qualidade

Quando falamos de qualidade no setor operacional de uma empresa é um ponto crucial e de extrema importância. Por isso, já coloque como fundamental ter um rígido controle, mas e como fazer isso?

Primeiro de tudo, conheça e siga todas as regulamentações da área que sua empresa pertence. Confira exatamente como funciona as regras dos órgãos regulamentadores. Saiba que o não cumprimento das regras leva até mesmo a punições.

Outro fator importantíssimo para se manter o rígido controle de qualidade nas operações é entregar todos seus produtos ou serviços no prazo. Assim facilita a retenção de clientes, já que eles costumam ser bem criteriosos quanto a isso.

Além disso, tenha um serviço de feedback ou de atendimento pós compra para o cliente.  Podendo por meio dele utilizar as informações para melhorar ainda mais os serviços prestados. E ainda servirá para passar uma certa segurança quando o cliente for realizar outras compras.

Logística

Quanto a logística o primeiro ponto a se analisar são as políticas para escolha de fornecedores e o seu relacionamento com os mesmos.

Sendo assim, é preciso estabelecer critérios na hora de escolher seus fornecedores, como por exemplo verificar qualidade, quantidade, prazo e entrega. E mesmo após escolher seu fornecedor pode qualifica-lo e avalia-lo a partir dos pós compra e não precisa ser apenas uma vez, pode ser feito em períodos periódicos. Comunique como eles estão sendo avaliados dentro da empresa, isso é bom até mesmo para se manter o relacionamento.

Costuma realizar o controle de estoque? Saiba que isto é necessário principalmente para ter uma base de levantamento dos produtos existentes.

Dessa maneira, o controle de estoque pode ser feito por meio de um inventário de forma periódica para que sempre esteja atualizado.  Assim, é possível calcular recompras de produtos evitar faltas ou excessos de itens.

E a entrega dos produtos é feito pela empresa? Se este serviço for terceirizado é aconselhado que o mesmo venha ser feito pela própria empresa. Isso porque quando terceirizado torna-se complicado fazer o gerenciamento desta área.

E quanto a taxa de perdas de produtos? Caso se mantenha alta isso pode trazer sérios problemas. Por isso, uma medida a ser tomada é controlar entregas e alterar formas de prazos e pagamentos se for necessário.

 

Diante disso, tente aplicar essas melhorias no departamento operacional da sua empresa e aos poucos sentirá a diferença.

Gostou do nosso artigo? Compartilhe nos comentários suas experiências.

 

Rafaela de Souza Batista

Bacharela em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda. Redatora e Produtora de Conteúdo para Web. Ama escrever e criar coisas novas. Uma estudiosa sobre o comportamento do consumidor e as novidades da área do marketing.

Contabilidade gerencial: o que é e como começar a fazer na sua empresa

Contabilidade Gerencial: Veja o que é e como fazer

Diferente da contabilidade financeira, a contabilidade gerencial produz relatórios para gerentes, diretores e demais públicos internos. Quando bem realizada, ela se torna uma ferramenta contábil que pode refletir em melhores resultados.

Além de ser importante para ajudar a criar ações futuras, a contabilidade gerencial oferece uma visão completa da empresa. Se você ainda não implantou essa ferramenta na sua gestão, conheça mais sobre ela a seguir:

O que é a contabilidade gerencial?

A contabilidade gerencial é considerada uma ferramenta contábil. Com uso estratégico, ela reúne dados da empresa que possam ser relevantes aos gestores. A sua principal função é orientar a tomada de decisões.

Os relatórios gerados são estratégicos porque se concentram naquilo que é necessário se ter conhecimento. Eles podem incluir detalhes dos recursos financeiros disponíveis, fluxo de vendas, contas a vencer, etc.

  • Para entendê-la melhor conheça os seus principais benefícios:
  • Aumenta a eficiência dos gestores;
  • Auxilia na tomada de decisões;
  • Auxilia na fixação de preços;
  • Atua na previsão financeira;
  • Otimiza o controle de desperdícios;
  • Aumenta a comunicação entre os diferentes níveis de gestão;
  • Aumenta o lucro;
  • Norteia decisões estratégicas.

Como aplicar

contabilidade gerencialPara aplicar a contabilidade gerencial, é preciso integrá-la com toda a contabilidade da sua empresa. Isso acontece porque para gerar os relatórios deve-se ter acesso a todo orçamento e custos.

Além do desenvolvimento dos relatórios, a estratégia pode ser aplicada ainda com outras ações. Aproximar a contabilidade de todos os departamentos é uma dessas ações. Assim, é possível que todos participem da construção de estratégias aprofundadas.

O acesso a toda e qualquer informação da empresa também é fundamental para aplicar a contabilidade gerencial. Somente assim é possível a precisão dos resultados. Além disso, contar com softwares de dados fiscais também ajuda a reduzir os erros.

Veja Também: Gestão Financeira por fluxo de caixa e por fluxo de competência

Contabilidade gerencial versus contabilidade financeira

Entender a diferença entre essas duas formas de contabilidade é simples. Basicamente, elas dividem-se em externa e interna. A contabilidade gerencial é considerada interna. A diferença é que ela apresenta as informações para os próprios gestores, sócios e empregados da empresa.

Por outro lado, a Contabilidade Financeira é focada em apresentar as informações para o público externo. No caso, esse público pode ser fornecedores, investidores ou até o governo.

O grande benefício da Contabilidade Gerencial é que os seus dados são pensados em benefício da própria administração da empresa. É importante destacar que uma não é mais importante do que a outra, já que possuem focos distintos. Para traçar estratégias de crescimento, por exemplo, a Contabilidade Gerencial pode ser muito mais efetiva.

Plano de Conta Personalizado

Mesmo não possuindo nenhuma validade legal, o Plano de Contas Personalizado pode ser um diferencial na construção da Contabilidade Gerencial. A sua função é auxiliar na análise das informações da empresa. Com ele é possível visualizar inúmeros dados:

  • Valor de vendas;
  • Vendas em cartão/cheque/dinheiro;
  • Compra de mercadorias;
  • Material de consumo;
  • Contas como luz e água.

Em suma, tudo o que acontece na empresa relacionado à contabilidade poderá constar no plano. Para utilizá-lo, contudo, é necessário contar com um software de gestão que possua a função. 

O Plano de Contas Personalizado destaca-se pelo alto detalhamento das informações. Normalmente em planilhas, ele as apresenta de forma clara e separadas por atividades dentro da empresa. O plano pode conter ainda as contas e suas descrições para facilitar a interpretação de quem receber o relatório.

A contabilidade gerencial, de fato, não acontece sozinha. Como se salientou, ela depende tanto de recursos como o Plano de Contas como de pessoas que formam a empresa. Unindo informações e métodos, ela pode ser decisiva para uma empresa que busca crescer.

contabilidade gerencial

 

Comunicação interna: 5 passos para implementar um processo que realmente funcione

Comunicação interna:

Já dizia o famoso guru empresarial Peter Russel que “90% dos problemas das empresas giram em torno de falhas na comunicação interna. ” Na nossa jornada como assessores empresariais, vimos este problema se repetir tantas vezes que fomos obrigados a concordar com ele. Os casos que mais vimos foram:

a)Empresas em que a comunicação só ocorre de forma descendente – o que nem dá para chamar de comunicação.
b)Empresas que não delineiam um processo comunicacional eficiente. Por isso as informações valiosas se perdem pelo caminho e a instituição acaba tendo inúmeros retrabalhos.

Está familiarizado com algum desses problemas? Pois bem, foi para auxiliar a sua empresa a sair deste “labirinto” que decidimos compartilhar neste artigo 5 passos para ter um processo de comunicação realmente estratégico. Vamos te apontar uma saída do labirinto da “má comunicação”.

E para a nossa comunicação funcionar de verdade – nosso maior compromisso com os leitores do nosso blog – vamos ensinar o processo utilizando o exemplo de uma empresa que atua na área de vendas, como você verá abaixo.

PASSO 1) Defina um organograma da instituição, pensando no processo comunicacional

Antes de definir um processo de comunicação para sua empresa, é importante criar (ou às vezes reformular) um organograma da instituição, pensando no processo comunicacional. No exemplo hipotético que utilizamos, de uma empresa da área de vendas, trabalharemos com o seguinte aparelhamento da instituição:

Neste modelo de organização, o Conselho Administrativo e a Coordenadoria de Vendas e Atendimento terão papel chave. Eles serão interlocutores na comunicação estratégica da empresa, conforme demonstraremos a seguir.

PASSO 2) A Direção Geral precisa dialogar com os departamentos sobre ESTRATÉGIA

Como você já deve ter visto em outros artigos do nosso BLOG sobre Balanced Scorecard (BSC), da Direção Geral da empresa partem as estratégias MACRO da organização, conectadas ao seu Planejamento Estratégico (missão, visão e valores). Tais estratégias MACRO devem ser traduzidas dentro das 4 perspectivas da empresa definidas pelo BSC, que são Finanças, Clientes, Processos e Aprendizado/inovação. Saiba mais, clicando aqui:>>>

Assim, o primeiro papel da Direção na comunicação estratégica da empresa é comunicar tais estratégias macro aos departamentos e setores da empresa, para que os mesmos definam autonomamente suas próprias políticas de alcance da estratégia. No caso do nosso exemplo hipotético, teríamos a seguinte comunicação:

Após definirem suas políticas para alcance da estratégia, os departamentos e setores devem sujeitar tais políticas à uma primeira avaliação do Conselho Administrativo, sobre o qual falaremos a seguir.

PASSO 3) Se ainda não possuía, CRIE um Conselho Administrativo

O Conselho Administrativo é um grupo formado por membros da própria empresa e um assessor executivo, que deverá dedicar energia e esforços a acompanhar a execução da estratégia, a começar, como vimos, pela avaliação e aprovação/reprovação das políticas formuladas pelos departamentos.

Ele deverá acompanhar a implementação das políticas aprovadas, sendo atribuição sua observar e registrar as políticas que falharam e aquelas que tiveram êxito. Será responsável também por propor soluções inovadoras que substituam as políticas falhas. Tais proposições, entretanto, só serão assimiladas com aprovação consensual dos departamentos envolvidos e de todos os conselheiros, sempre registradas em ATA DE REUNIÃO.

Esta forma de comunicação que lembra uma via de mão dupla é fundamental para garantir uma comunicação estratégica de fato.

PASSO 4) Após transformar as ESTRATÉGIAS MACRO em POLÍTICAS, transforme as POLÍTICAS em PLANOS DE AÇÃO

A respeito de cada política aprovada em reunião, devem ser respondidas as seguintes perguntas, ilustradas no infográfico a seguir:

O Plano de Ação deverá engajar a todos, até o nível operacional da empresa. No caso de nosso exemplo hipotético, o Plano de Ação deverá ser definido para departamentos, gerentes e vendedores. A cada um destes, deverão ser atribuídas tarefas cujos resultados somados, ao final dos períodos delimitados para Avaliação de Desempenho, deverão ser comparados às metas traçadas inicialmente.

PASSO 5) Crie um canal de comunicação entre nível operacional e o nível gerencial

Muitas vezes, quando as estratégias chegam ao nível de ação individual as coisas não saem como planejado. Ou porque não foram repassadas ao nível operacional da forma correta ou porque aqueles que formularam as políticas e planos de ação estão mais distantes da realidade da linha de frente da empresa (no nosso caso hipotético, os vendedores e gerentes de loja).

Não se deve medi esforços para garantir que todos os colaboradores entendam o que está sendo proposto. Afinal, só é possível executar com excelência aquilo que realmente é compreendido. Por isso, é fundamental que haja uma coordenadoria – ou pelo menos um coordenador, a depender do porte da empresa – que exerça o papel de interlocução entre nível gerencial e operacional dentro dos próprios departamentos da instituição.

O papel do coordenador geral, no nosso exemplo hipotético, seria:
a) Comunicar aos gerentes e vendedores qual será a estratégia adotada no próximo período (políticas e planos de ação), destacando o que será cobrado como resultado de cada um;
b) Receber dos gerentes e vendedores solicitações de autorização para ações necessárias que não haviam sido previstas pelo Conselho Administrativo.
c) Repassar aos Conselho Administrativo os resultados/dificuldades dos gerentes e vendedores na execução da estratégia.

Você concorda que com este modelo, aplicado ao nosso exemplo hipotético, conseguimos traçar um processo comunicacional realmente estratégico, onde todos se comunicam na empresa, do nível gerencial ao operacional? Assim, conseguimos criar um fluxo de mão dupla, como mostramos no infográfico abaixo:

Conseguiu entender o fluxo da comunicação? Tente agora criar um processo semelhante, adaptado aos departamentos e funcionários da sua empresa, seja ela de que porte for. E se você tiver dificuldades, a assessoria executiva do Daexe está à disposição da sua empresa. Compartilharemos com você as melhores metodologias de gestão e construiremos coletivamente os processos mais eficientes para a comunicação da sua empresa.

Até a próxima leitura.
Um abraço,

Dekker Jordão Baptista

3 formas matadoras de aumentar sua margem de lucro

Aumentar sua margem de lucro:

Aumentar o faturamento frequentemente é uma questão de diminuir custos! A lógica é simples, mas requer esforço. Afinal, que variáveis compõem o preço que você cobra pelo seu produto ou seu serviço? Será que não há alguma gordurinha para queimar aí? Na maioria das vezes, o aumento da margem de lucro nas vendas se resume a “comprar mais barato” do seu fornecedor! Vamos fazer um esforço?!

Pesquise novos fornecedores

Estamos em um mundo globalizado, e hoje se pode literalmente adquirir produtos e serviços de qualquer lugar do mundo. A parceria com um fornecedor de confiança é algo importante, mas é necessário estar atento aos concorrentes dele também e avaliar a relação custo-benefício da sua fidelização. Há quanto tempo você não faz uma pesquisa de preço de outros fornecedores? Saia dessa rotina e dê uma garimpada na internet. Se há no mercado opções mais em conta, proponha uma renegociação com seu fornecedor. Se não houver resposta, considere experimentar outras parcerias e veja seu faturamento aumentar!

Aumente o volume de compra

A regra do mercado é clara: quem compra em maior quantidade consegue negociar melhores preços e condições de pagamento. Se organize para comprar a mercadoria de que precisa em grandes lotes por período. Se o seu caso já não é uma questão de organizar períodos de compras, considere entrar em contato com outros empreendimentos que fazem a mesma aquisição. Mesmo sendo concorrentes, nesta medida é possível sim fazer parcerias duradouras e todos saem ganhando.

Experimente fazer leilão de preço

Se você pretende fazer uma grande aquisição, vale a apena recorrer a canais na internet onde se pode fazer leilão de preços. Neles, você discrimina os produtos e quantidades que pretende adquirir e os fornecedores disputam entre si qual a melhor proposta. Esta medida costuma proporcionar uma diminuição dos preços que certamente contribuirá para o aumento do seu faturamento.

Gostou? Agora conte com seu assessor executivo do DAEXE para FAZER ACONTECER!

Aproveite o pique de EXECUÇÃO para conhecer uma das metodologias de execução estratégica mais utilizadas por empresas de sucesso no mundo: Balanced Scorecard (BSC), clicando aqui>>>

Todos os executivos de sucesso refletiram sobre estas perguntas

Quando um empreendedor contrata um serviço de consultoria ou assessoria empresarial, é comum que a primeira atividade desempenhada por seu assessor executivo seja um diagnóstico. O qual é executado por meio de perguntas direcionados às diversas áreas da empresa.

Neste artigo, apresentamos perguntas estratégicas que com certeza todos os executivos de sucesso já tiveram de refletir sobre. Provavelmente, você mesmo já deve ter sido apresentado a muitas delas. Estas perguntas não saem de moda e são uma boa pedida, a qualquer tempo. Para quem está em busca de aperfeiçoar o seu negócio. Vamos conferir?!

Produtos/Serviços

• Sua linha de produtos atende às necessidades do mercado ou deixa brechas para a concorrência?
• Como está a qualidade dos seus produtos/serviços em comparação com a da concorrência?
• O que pode ser melhorado de imediato sem necessidade de grandes mudanças e investimentos?
• O que precisará ser melhorado que exigirá mudanças e investimentos?
• Sua equipe de profissionais está preparada para enfrentar essas mudanças?

Inovação

• Sua empresa está alinhada com a concorrência no que diz respeito a tecnologia?
• A tecnologia está disseminada na sua empresa ou ainda existem resistências de algumas pessoas?
• Os vendedores usam Internet para comunicar com clientes e dar apoio às campanhas de marketing?
• De que forma a inovação está sendo utilizada para atender à conveniência dos clientes?
• A tecnologia na sua empresa é considerada um mal necessário ou um meio para atingir objetivos?

Ambiente de trabalho

• A motivação faz parte natural do ambiente ou o pessoal só reage quando estimulado?
• A mentalidade dos profissionais está mais para trabalho em equipe ou atuação individual?
• Existe integração entre os setores no sentido de resultados ou cada um defende o seu?
• O ambiente interno é leve e informal ou pesado e estressante?
• Os profissionais reagem bem aos estímulos normais ou aprecem anestesiados e não reagem?

Governança – (maneira como uma empresa é dirigida, administrada ou controlada)

• Os gestores mostram segurança nas ações ou percebe-se certa indecisão e até mesmo medo?
• Os controles da empresa adotam moderna tecnologia para facilitar a vida dos profissionais?
• Os gestores são abertos e dispostos a ouvir ideias e críticas ou são fechados para novas ideias?
• Existe verdadeira preocupação com o bem estar dos profissionais?
• As ações dos gestores demonstram preocupação com o futuro da empresa e seus profissionais?

Atendimento ao cliente

• As ações da empresa têm como único objetivo a satisfação dos desejos e necessidades dos clientes?
• As reclamações de clientes são usadas para correções ou consideradas problemas indesejáveis?
• Existe uma verdadeira cultura de satisfação do cliente disseminada na empresa?
• Existem esforços para redução de problemas e reclamações ou ninguém na empresa pensa nisso?
• Os profissionais têm autoridade para resolver problemas de clientes ou tudo é muito burocrático?

Liderança

• É perceptível que os profissionais estão satisfeitos e dispostos a seguir os seus líderes?
• Os profissionais que chegam a cargos de liderança são treinados para lidar com pessoas?
• A liderança adotada está mais para democracia ou autocracia?
• As pessoas sentem-se livres para fazer comentários diante dos líderes ou existe constrangimento?
• Existe algum sistema formal de avaliação de desempenho ou tudo é informal e de cunho pessoal?

Desempenho financeiro

• A empresa tem projetos claros e muito bem definidos de redução de custos?
• Os projetos de redução de custos têm como objetivo o melhor atendimento ao cliente?
• Os vendedores e compradores são treinados para negociar de forma a aumentar a produtividade?
• A empresa tem uma estratégia muito bem definida sobre o público alvo que deseja atingir?
• Os profissionais são premiados quando os objetivos de lucratividade são alcançados?

Imagem no mercado

• A empresa tem uma metodologia para medir sua imagem no mercado ou é algo muito informal?
• A empresa tem preocupação de pesquisar periodicamente sua imagem perante os clientes?
• Como esta a imagem da empresa em comparação com os principais concorrentes?
• Existe alguma política de proteção da imagem da empresa a ser seguida pelos profissionais?
• Existe sistema de incentivo para profissionais que se destacam na defesa da imagem da empresa?

Relacionamento com a mídia

• A empresa tem algum setor responsável por fazer divulgação perante a mídia?
• Existe alguma forma de interceptar a opinião de clientes insatisfeitos antes que causem estragos?
• Como a empresa mantém contato com os diferentes tipos de mídia para divulgar seus eventos?
• Alguém na empresa está capacitado para escrever artigos técnicos que fortaleçam a sua imagem?
• De que forma a empresa está utilizando a internet para ampliar o relacionamento com a mídia?

Ufa! Depois destas 45 perguntas (SIM, 45!), provavelmente você:
1) Respirou aliviado a respeito de boa parte delas, mais familiares.
2) Ficou com a pulga atrás da orelha em relação a algumas, não é verdade?

Quais áreas e perguntas te parecem mais problemáticas em uma empresa? E na sua empresa, o que você acha que merece maior atenção para aprimorar? Vamos acompanhar as suas respostas, nos comentários abaixo!

Se depois destas perguntas, você percebeu que precisa investir urgentemente em algum desses setores estratégico da empresa, conte com os seus assessores executivos do DAEXE. Temos uma equipe de profissionais com especialidades diversas, prontos para atenderem a sua demanda.

Por que precisamos de KPIs? Por que precisamos medir o desempenho do negócio?

Este artigo foi escrito originalmente no blog bscdesigner

Não estou exagerando ao mencionar essas duas perguntas. Muitas pessoas ainda não têm certeza sobre o benefício de medir as coisas, mas antes vou conceituar o que é o KPI.

KPI é uma sigla em inglês utilizada para resumir o termo Key Performance Indicator, ou em português, Indicadores Chaves de Desempenho de uma meta ou objetivo. Normalmente utiliza-se indicadores para medir o desempenho dos processos de uma empresa, e com base nessas informações tomar decisões preventivas que auxiliam os gestores no alcance dos seus objetivos

Bem, na maioria dos casos essas perguntas não são feitas diretamente e são veladas por trás de algumas afirmações inocentes. Como por exemplo:

“Temos alguns KPIs, e nós conferimos regularmente no final de um período de referência.”

• Ótimo, mas neste caso “regularmente” na verdade significa uma vez por ano.

“Sim, estamos acompanhando o nosso desempenho! Temos um painel com alguns gráficos agradáveis! “

• Excelente, mas este “Dashboard” só é usado quando alguém precisa de adicionar umas fotos para uma apresentação do PowerPoint.

“Nós descobrimos uma lista de alguns bons KPIs para suporte ao cliente, e agora estamos a segui-los.”

• Para não mencionar que “KPIs” são tratados pelos funcionários como outra formalidade que não tem nada a ver com o “trabalho real ou tarefa do cotidiano”.

Então, o que há de errado com KPIs? Vamos começar a discussão agora, e se você tem algo a acrescentar, por favor, adicione nos comentários.

Como são as pequenas empresas que fazem negócios sem KPIs?

Se eu tivesse que escolher entre:

1) executar negócios com KPIs ruins que não estão alinhados com quaisquer metas significativas; ou

2) negócio de execução usando a intuição da minha equipe só.

Eu escolheria a segunda opção! KPIs ruins são realmente prejudiciais e desmotivadores! A execução de negócios usando apenas a intuição, pelo contrário, é muito boa.

Pergunte a qualquer proprietário de empresa de pequeno porte como é que ele ou ela decidem sobre a compra de alguns anúncios. Você vai aprender que a decisão é, na verdade, e provavelmente existem alguns indicadores ocultos implícitos baseados em fatos. Esses indicadores intuitivos são muitas vezes muito melhores do que aqueles que se pode encontrar na Internet.

Ainda temos de medir as coisas … e o desempenho não é uma exceção
Dê uma olhada nesta foto. Qual linha parece mais longa?

KPI - Ilusão de ótica daexe

Isso é uma simples demonstração que mostra que a nossa percepção das coisas não é o melhor (na verdade, as linhas têm o mesmo comprimento). Nós não estamos programados para fazer medições precisas, e é por isso que às vezes a nossa intuição falha e nos leva a conclusões erradas. Nós ainda precisamos de medir as coisas!

Jogando o jogo e sabendo como calcular a pontuação

Nos esportes, quando estamos aprendendo um novo jogo, se queremos ir em frente, precisamos entender como a pontuação é calculada.
Poderia ser tão simples como calcular o tempo para aqueles que nadam ou correm, ou tão complexo como um scorecard de golfe. O ponto é que, sem um padrão de medida nós não seríamos capazes de chegar a um acordo sobre as regras do jogo e comparar os nossos resultados com os resultados de outros.

Como seria um plano de dieta sem controle de peso?

Vamos dar outro exemplo – qualquer plano de dieta é compilação de vários componentes de medição:

• Liderando medidas – o número de calorias que uma pessoa consome; ou o número de calorias queimadas no ginásio;
• Medida em atraso – o peso!

Não que sem esses números não seriam capazes de planejar o seu plano de dieta, mas os valores destes indicadores ajudam a entender o seu progresso ou pedir aconselhamento profissional.

Algumas medidas nos poupam tempo e dinheiro

Quando você visita um médico com algum problema de saúde, certamente ele não te recomendará diretamente para fazer um exame caro, como uma ressonância magnética, ante de avaliar indicadores mais fáceis de medir – temperatura, pressão arterial, história familiar e assim por diante.
O mesmo se aplica a um negócio. Quando alguém demanda o trabalho de uma consultoria de negócios, consultor pergunta sobre ligações, taxas de conversão, carrinho de compras, custo médio e os lucros.

Por onde começar com indicadores? Planejamento e execução com indicadores

Para planejar uma campanha de marketing, a empresa deve saber quais os dados precisa olhar para tomar a decisão certa. Como gerente, minha maior preocupação é se os recursos investidos em marketing irão gerar algum lucro para o negócio, por isso precisamos saber:

• O custo total de campanha de marketing;
• Estimativa da audiência coberta;
• Taxas de conversão estimadas;
• Carrinho de compras média;
• Lucros esperados.

Com certeza, não há uma garantia exata de que os investimentos serão convertidos conforme o esperado, mas pelo menos temos algo para trabalhar. Antes de executar alguma campanha de marketing caro, eu testo:

• A mensagem que nós estamos indo para entregar para descobrir sua taxa de conversão;
• O público-alvo, se eles estão convertendo, assim como o público com o qual nós trabalhamos antes.

Tendo estes números a decisão é feita não só por causa das suposições intuitivas. Como você pode construir este modelo para o seu próprio negócio? Comece com a compreensão de seus processos de negócios e estratégia de negócios nos detalhes.

Conclusões e Recomendações

Permitam-me resumir os pensamentos deste artigo:

• Bons indicadores ajudam. Eles nos permitem fazer negócios mais transparentes e rastreáveis. Eles nos impedem de tomar decisões erradas, e ajudam a economizar tempo e dinheiro.
• Indicadores errados ferem. Eles desmotivam a equipe, e é tratado como outra formalidade que não tem nada a ver com o “trabalho real ou sua atividade cotidiana”.
• Os indicadores retratam a compreensão do negócio. Você não pode operar com bons indicadores, se você não entender o modelo de negócio.
• Ao estudar o modelo de negócio, fazer perguntas sobre as taxas de conversão e os custos totais de propriedade, estes são indicadores básicos que podem ser usados para entender o negócio melhor.

Agora que você sabe da importância de medir o desempenho e sabe por que precisamos de KPI. Convidamos-te a compartilhar conosco a sua experiência! Quais são os KPI na gestão de Pessoas, Processos Internos, Marketing e Finanças do seu negócio? Comente abaixo e participa da conversa!

O que é PDCA e por que é um método eficaz na resolução de problemas

O ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma seqüência de ações que podem ser utilizadas para controlar algum processo. É uma ferramenta administrativa que auxilia na organização de um projeto ou processo. Seu nome deve-se a abreviatura de verbos em inglês:

Plan (Planejar): consiste em estabelecer metas e objetivos, bem como os métodos que serão utilizados para que sejam realizados;
Do (Executar, fazer): é a etapa de implementação de acordo com o que foi estabelecido anteriormente no planejamento;
Check (Verificar, checar): analisar os dados e medir se os objetivos e metas foram alcançados da forma como desejado;
Act (Agir): definir quais as mudanças necessárias para garantir a melhoria contínua do projeto.
Importância do Ciclo PDCA

É fácil explicar a importância do ciclo PDCA depois de dizer para que ele serve, ou seja, se o objetivo desta ferramenta é garantir que todos os resultados possam ser controlados de forma que a eficiência de cada um possa ser ainda melhor, qual a empresa que não quer adotar esta prática e melhorar todos os processos?

Devido a esta grande utilidade e ao fato de ajudar a evitar erros, o PDCA é considerado uma ferramenta de qualidade que pode ser utilizada em uma micro, pequena, média ou grande empresa. Isso porque ele é um método rápido e eficaz na resolução de problemas.

Etapas do Ciclo PDCA

pdca_ferramenta-administrativa


1. Planejar (PLAN)

Nesta etapa são realizadas diversas atividades como levantamento de dados, elaboração de processos, controles, analises de causas e efeitos, etc.

De uma forma geral, o planejamento do ciclo PDCA pode ser feito através das seguintes análises:

Qual é o problema/processo a ser trabalhado?
Esta pergunta inicial do ciclo PDCA nada mais é do que o objetivo do trabalho, ou seja, onde você deseja chegar com o seu projeto ou na solução de um problema. Tente ser o mais claro possível para facilitar os resultados.

Como chegar a este objetivo ou solucionar este problema?
Quais são as opções disponíveis e acessíveis a sua empresa para que você alcance o seu objetivo ou resolva algum problema?

É importante lembrar que se deve ao menos considerar todas as opções antes de descartá-las.

Quais os melhores métodos para alcançar o objetivo ou resolver o problema?
Depois que você já listou as opções para a solução de problemas, é o momento no PDCA de ver quais aquelas que melhores se adaptam a sua empresa.

Tome cuidado para não observar muito as estratégias dos concorrentes e querer copiá-los de qualquer forma, pois nem sempre os métodos dos concorrentes funcionarão com o seu negócio. Isso acontece porque cada um possui objetivos diferentes.

No momento de decidir quais os melhores métodos para atingir os resultados, é interessante analisar se suas metas são para manter ou para melhorar alguma coisa, pois cada uma deve ter um procedimento diferente.

2. Fazer/Executar (DO)

Depois que já decidiu aonde quer chegar e planejou o que será necessário para alcançar seus resultados, é o momento de “colocar a mão na massa” e fazer o que for necessário para chegar à sua meta, seja ela para manter uma situação ou solucionar um problema.

Um ponto muito importante nesta etapa do ciclo PDCA é o envolvimento das pessoas na execução das tarefas, pois se não há comprometimento, não há sucesso nos resultados.

Uma das maneiras de conseguir este comprometimento é investir no treinamento do pessoal e na conscientização da equipe sobre o objetivo da empresa em chegar aos resultados esperados.

Após ter uma boa equipe para a realização das tarefas, elas devem ser feitas da melhor maneira possível até que os dados possam ser coletados para a verificação do processo.

3. Checar/Verificar (CHECK)

Após a realização de todas as atividades de acordo com os objetivos da empresa, é o momento de verificar se os resultados alcançados conferem com os esperados. A partir disso será possível formular novas perguntas ou encontrar outras respostas.

O registro de todos estes dados do ciclo PDCA é essencial para que os mesmos possam ser avaliados futuramente.

Para fazer esta verificação é necessário observar atentamente as áreas envolvidas (quando tratar-se de índices de qualidade ou produtividade) ou efetuar cálculos.

4. Agir (ACT)

Depois de checar o que foi feito e avaliar os resultados será necessário criar um plano de ação para pôr em prática todas as medidas necessárias para alcançar o que ainda não teve sucesso ou criar novas mudanças.

De um modo geral, as etapas desta fase do ciclo PDCA podem ser divididas em:

Tomar ações corretivas, caso o projeto tenha sido desviado dos objetivos.
Analisar os resultados individualmente e, caso estejam fora dos padrões da empresa, analisar suas possíveis causas, bem como as ações que podem ser feitas para corrigi-lo.
Promover melhorias em sistemas e métodos de trabalho, se necessário.
Cuidados na implementação do Ciclo PDCA

Por se tratar de uma ferramenta administrativa de controle que constitui um ciclo é essencial que todas as partes sejam realizadas com o mesmo empenho para obter bons resultados. Caso falte alguma parte, o processo será prejudicado no todo.

Algumas dicas importantes do que NÃO deve ser feito para evitar atrasos e prejuízos no ciclo PDCA são:

Não fazer planejamento;
Não definir os métodos que serão utilizados para obtenção de metas;
Não preparar a equipe para obter resultados;
Não verificar se tudo foi feito corretamente (checar);
Não tomar as devidas precauções e efetuar medidas corretivas, se necessário;
Não tornar o PDCA um ciclo contínuo.
Levando em conta todas as etapas do ciclo PDCA e tomando os devidos cuidados para sua implementação é possível obter ótimos resultados em sua empresa.

Quando o PDCA é bem aplicado e é usado como uma ferramenta de gestão, os resultados são encantadores, os processos da empresa são aperfeiçoados, a empreendedora consegue melhorar bastante a qualidade na soluções de qualquer problema envolvendo pessoas ou processos na empresa e tem muito mais base para tomadas de decisão mais certeiras. Como você tem pensado sua empresa para deixá-la ir mais longe? Conte pra gente através dos comentários!

Créditos: Ivo Cadaval Júnior

5 dicas para aumentar a produtividade de sua clínica veterinária

Como anda a produtividade de sua clínica veterinária? Provavelmente você está coçando a cabeça… Pergunta difícil não é verdade? Se você acompanha a sua clínica de perto, você já sabe a resposta. E se você não acompanha, sem dúvida precisa acompanhar. Esse artigo vai lhe ajudar em ambos os casos.
Sempre é possível melhorar a produtividade. Mas raramente pensamos nesse assunto da forma correta. E a forma mais correta normalmente também é a mais prática. Por esse motivo listei aqui 5 passos ou dicas para você avançar nesse item.

Crie processos simples e fáceis de ser executados
Vamos começar com um exemplo: como é o processo de atendimento de um novo cliente? Todos na sua equipe tem pleno conhecimento? É muito importante que os processos sejam claros e bem definidos. E na medida do possível, eles também devem ser simples. O fato de ter que lidar diariamente com processos muito complexos (e que nunca são cumpridos) pode fazer com que sua equipe se acostume em fazê-los sempre pela metade.

Defina as atribuições dos membros de sua equipe
Cada pessoa que faz parte de sua equipe deve saber exatamente quais são as suas atribuições no dia-a-dia da clínica. Isso vai gerar mais tranquilidade e satisfação no ambiente de sua empresa. Quando cada um sabe exatamente quais são suas responsabilidades, as pessoas podem se concentrar em suas atribuições e o trabalho flui normalmente. Ninguém gosta de estar sempre correndo o risco de ser repreendido por um motivo inesperado.

Crie indicadores de acompanhamento
Parece complicado, mas pode ser bem fácil. Como disse acima, basta ser prático e pragmático. Comece pelos indicadores que você já pode acompanhar atualmente. Faturamento mensal e quantidade de atendimentos são bons exemplos. Mas é preciso descer mais no detalhe. Por exemplo, número de novos clientes, faturamento por área da clínica, procedimentos mais lucrativos, etc. Coloque no papel o que você já tem em sua cabeça.

Defina metas
Agora os indicadores vão fazer sentido. Defina metas baseadas em seus indicadores. Se o indicador é o número de novos clientes, qual é a sua meta? Crescer a base em 5% por mês? Muitas vezes você só poderá definir uma meta depois de saber qual a sua real situação. Acompanhe os indicadores por alguns meses e depois que tiver uma base de como eles se comportam, defina as suas metas.

Acompanhe e divulgue os indicadores
Você deve ser transparente nesse sentido. Divulgue para sua equipe os indicadores que dizem respeito a ela e compartilhe o sucesso com todos. É importante que os colaboradores de uma clínica veterinária trabalhem como uma verdadeira equipe. Se a clínica atinge uma meta, todos são responsáveis. Da mesma forma, se a meta não foi cumprida, todos falharam.

Uma clínica veterinária não é um windsurf, onde a mesma pessoa é o capitão, tripulação e passageiro. Pense em sua clínica como um barco onde você é o capitão, mas que possui uma tripulação (seus colaboradores) e diversos passageiros (seus clientes). E se estão todos navegando para uma mesma direção, nada melhor que alinhar os objetivos correto?

Este conteúdo é de autoria do Blog Simples VET.

5 dicas para melhorar processos internos da sua empresa

O aumento da produtividade da equipe é continuamente um dos alvos mais procurados de dez entre dez executivos, gestores e donos de negócio. E para isso, deve pensar nos processos internos que sua empresa oferece, a fim de otimizá-los o quanto puder – pensando em resultados de alta eficiência e no melhor controle dos negócios. Mas como você poderia colocar em prática essas melhorias? Descubra algumas dicas para começar a melhorar seus processos internos agora em nosso post!

Mapeie seus processos atuais

Para mudar para melhor, é preciso saber o que precisa ser mudado e qual a urgência de fazer isso em certos setores antes de outros. Você deve identificar os processos e documentá-los, gravando mapas e fluxos de trabalho de cada área de sua empresa. Assim, você estará a par das coisas que não estão em boa sintonia com o restante da organização e precisam ser bem afinadas. Com as modificações que serão propostas, você será capaz de deixar o conjunto de processos internos mais fluido e coeso, de sorte a agradar a todos os envolvidos na sua cadeia produtiva.

 

Veja também Inovação organizacional: Como aplicar na sua empresa

Informatize seu sistema de gestão

Deve-se adquirir a tecnologia necessária para acelerar os processos repetitivos e automatizar certas atividades que exijam pouca ou nenhuma criatividade. Sua equipe vai poder investir tempo e energia em outros serviços, aumentando seu bem-estar e, portanto, a produtividade. Permita que processos mais burocráticos sejam mais rápidos, organizados e livres de erros humanos com ferramentas mais modernas e eficientes de gestão.

Crie padrões e modelos de trabalho

Se a sua equipe for treinada sob uma cultura corporativa que tenha um plano de ações para cada um dos problemas ou demandas que possam surgir, seus colaboradores não terão muitas dúvidas sobre o que fazer e como se virar ao longo do dia de trabalho. Tudo estará mais ou menos explicado, e lhes basta seguir. É claro que é impossível antever tudo o que pode acontecer em uma empresa, mas se houver modelos e padrões a serem seguidos, muita coisa será otimizada, sem erros ou precipitações.

Pesquise sobre seu mercado

Os processos e técnicas ficam obsoletos cada vez mais rápido. É preciso saber o que acontece e as novidades sobre seu negócio. Comunique-se bem com seus parceiros de mercado e leia os livros quentes do período, faça cursos e assista a palestras. Quanto mais conhecimento você tiver, mais elementos possuirá para tomar boas decisões de investimento em equipamentos e softwares. Aposte na inovação e adote as soluções mais inteligentes para seu negócio.

Leia também: Comunicação interna: 5 passos para implementar um processo que realmente funcione

Monitore seus resultados

Não basta implementar uma nova política de processos internos ou softwares inovadores sem que se observe se as coisas estão surtindo bons efeitos para o negócio. Devem-se monitorar os resultados e os indicadores de performance de sua empresa com frequência. Compare com o que existia antes na organização e confronte os referenciais de cada setor ou área da empresa. Só assim você poderá ver o que pode ser melhorado nas suas novas propostas de trabalho.

Quando os processos da empresa são aperfeiçoados, o empreendedor consegue melhorar bastante a qualidade dos serviços prestados no mercado. E tem muito mais base para tomadas de decisão mais certeiras. Ou seja, aprimorar os processos internos é ótimo para se manter competitivo e maximizar os resultados.

Como você tem pensado sua empresa para deixá-la ir mais longe? O que tem realizado para melhorar seus processos internos? Conte pra gente através dos comentários!