O setor de compras possui uma função fundamental dentro da empresa e até mesmo em uma cadeia de suprimentos. De forma resumida, podemos dizer que ele é o setor responsável por fornecer insumos, produtos e serviços que contribuem para a realização das atividades da empresa, além de realizar negociações com fornecedores e parceiros e fazer o acompanhamento das entregas a fim de verificar se os prazos foram cumpridos e se o que foi prometido foi realmente entregue. Indo um pouco além sobre esse setor, podemos afirmar que ele deve conhecer e estar alinhado com os objetivos e estratégias da empresa, para que as metas sejam alcançadas da melhor forma possível. Podemos dizer também que as atividades desse setor possuem influência direta na saúde financeira da sua empresa — pois é importante lembrar que cada compra mal sucedida corresponde a dinheiro mal gasto da empresa. Diante disso, é importante dar atenção a esse setor, avaliando as melhorias que podem ser feitas em seus processos. Então confira agora algumas dicas que elaboramos para que você possa implantar melhorias no setor de compras de sua empresa:
Realize no mínimo 3 cotações
Parece um conselho meio óbvio, mas na verdade é muito comum encontrar empresas que, para acelerar o processo de compras, realizam uma ou duas cotações, ou até mesmo como já sabem o preço praticado por determinado fornecedor, acabam comprando com ele. Apesar de ser o mais rápido, não é o mais adequado a se fazer. Ao procurar outros fornecedores para realizar cotações, você consegue encontrar outros preços e consegue, inclusive, aumentar o seu poder de negociação.
Mantenha um cadastro de fornecedores atualizado
Mesmo que você ainda não tenha um sistema de gestão que possibilite o cadastro de fornecedores, crie ao menos uma planilha onde possa manter o controle do seu banco de dados de fornecedores. É importante incluir nesse cadastro informações de prazos de entrega e prazo para pagamento. Isso é de extrema importância, pois permite uma análise mais aprofundada sobre qual opção de compra é a mais adequada. Além do mais, quanto maior o prazo para pagamento, melhor é para a administração financeira. Através desse cadastro, você pode também controlar o nível de confiabilidade desses fornecedores, com relação aos prazos e à qualidade das entregas.
Desenvolva relacionamento com parceiros confiáveis
Com base no controle dos fornecedores e no desenvolvimento deles, você consegue saber quais são mais confiáveis. Embasado nisso, você pode elaborar contratos nos quais ambos se beneficiem, lembrando sempre que se o que foi prometido deixar de ser cumprido, para que o contrato seja cancelado é importante incluir esta cláusula no mesmo. Caso algum fornecedor comece a trazer problemas com certa frequência, não hesite em procurar outro fornecedor que possa te atender com mais qualidade e confiabilidade.
Controle de estoque
Apesar de o estoque ser uma área de logística, ele está diretamente ligado à área de compras. Isso porque, para que as compras possam ser realizadas de acordo com a necessidade da empresa, é necessário que o estoque seja rigidamente controlado. É através do controle de estoque que se pode determinar quando e em quais quantidades determinado material deve ser comprado. Com isso, as perdas ou excesso de estoque são evitados e, como consequência, o capital de giro da empresa não fica comprometido.
Previsão de demanda
Assim como o controle de estoque deve ser realizado, é necessário também trabalhar com previsão de demanda. Os setores de gestão de estoque, comercial e compras devem estar alinhados e manter uma comunicação constante. Isso ajuda a controlar épocas de altas demandas, fazendo com que as quantidades a serem adquiridas sejam maiores do que o habitual, ou em épocas de baixa.
Faça análises constantes
Os indicadores são uma excelente forma de controlar e analisar suas operações, além de auxiliar a identificar pontos de melhoria nelas. Além disso, é importante fazer análises de mercado para identificar as tendências e possíveis oscilações de preço. Existem diversas ferramentas e métodos que podem contribuir para a melhoria dos processos em sua empresa.
Citamos aqui algumas formas por onde você pode começar a implantar ações que irão conduzir a melhores resultados, mas cada empresa possui suas particularidades e você pode utilizar quais formas forem mais adequadas ao seu modelo de processos. O que achou das nossas dicas? Como as melhorias em sua empresa são implementadas? Compartilhe conosco sua opinião através dos comentários!
