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Como organizar minha empresa em 7 dias

 

Como organizar minha empresa em 7 dias

Iniciar um negócio requer a união entre conhecimento, gestão e eficiência. Para quem se pergunta “como organizar minha empresa?”, essa resposta pode ser obtida com alguns tópicos.

Para garantir a organização correta da sua empresa, é importante seguir algumas etapas. Isso inclui desde a definição dos valores da sua empresa, como a elaboração de um orçamento estratégico.

 

Modelos de negócios e SWOT

Conhecido como “Canvas”, o Business Model Canvas é, na verdade, uma ferramenta para auxiliar na montagem de um modelo de negócios. Nele, é possível encontrar mapas pré-formatados para serem utilizados na empresa.

A tela do Canvas apresenta os seguintes pontos:

  • Proposta de valor;
  • Parcerias chave;
  • Atividades chave;
  • Relações com clientes;
  • Segmentos de mercado;
  • Recursos chave;
  • Canais;
  • Fontes de renda;
  • Estrutura de custo.

Veja também: O poder da análise SWOT para as empresas

O modelo apresentado pelo Canvas facilita não apenas para o administrador, mas como todos os funcionários. Aliado à análise SWOT, o modelo de negócios potencializa ainda mais a criação da sua empresa.

SWOT é uma sigla em inglês para as seguintes palavras: Forças, Fraquezas, Oportunidades, Ameaças. Elas servem como base para construir as estratégias da empresa, analisando os próprios potenciais e dos concorrentes.

A análise SWOT é uma das melhores ferramentas para identificar no que a empresa deve apostar ou melhorar. Ela identifica as forças, mas também as oportunidades. O seu principal benefício é o fato de oferecer um embasamento para as mudanças.

 

Organizar minha empresa com MVV

O MVV representa Missão, Visão e Valores da sua empresa. Essas palavras buscam fazer a diferença ao contagiar todo o grupo de trabalho. No caso da Missão ela deve definir como o serviço acontecerá ao longo do dia de trabalho.

Já a Visão representa os objetivos, onde a empresa deseja estar no futuro. Normalmente a Visão é definida com objetivos a longo prazo com base nos resultados desejados. Ela é determinante para definir também o foco da empresa para vencer os desafios.

Os Valores, portanto, são associados à ética. Ele será o norteador das ações da empresa com respeito à ética pré-definida. Isso diz respeito tanto ao relacionamento entre funcionários quanto com clientes.

Organizar minha empresa: do mapa estratégico ao orçamento

Um mapa estratégico é uma das etapas que deve ser fundamental quando você pensa: “como organizar minha empresa?”. Através dele você definirá o que é realmente importante para a sua empresa. Ele também permitirá que você avalie o andamento dela rotineiramente.

No mapa estratégico você deverá ilustrar cada área/setor da sua empresa. Assim, aponte os objetivos sob as perspectivas Financeira, dos Clientes, Processos Internos e Inovações e Pessoas.

De fato, você deverá ter um objetivo principal, que deve ser norteador pelo MVV da sua empresa. Pense em cada uma dessas áreas a partir dos recursos que possui e, principalmente, onde a sua empresa deve chegar e como trabalhará para isso.

A sua empresa precisará de foco para atingir as metas desejadas. O ideal é que cada área e colaborador tenha as suas metas bem definidas justamente para não perder o foco. Cada projeto deve ter um objetivo para que possa mapear exatamente os principais processos do negócio e de cada departamento.

Não se esqueça do orçamento estratégico ao organizar a sua empresa. Inclua nele os seguintes itens:

  • Receitas;
  • Despesas;
  • Custos;

 

É importante também que você reavalie esse orçamento pelo menos uma vez por ano. Dessa forma poderá avaliar o andamento da sua empresa com muito mais embasamento.

Você tem certeza que está executando seu planejamento estratégico ?

Política de recompensa aos colaboradores

Os colaboradores são os responsáveis por fazerem a sua empresa progredir. Por isso, lembrar de incluir uma política de recompensa para eles é tão importante.

Procure estipular um tipo de recompensa para o alcance de cada objetivo proposto no plano estratégico. Além de motivar ainda mais a sua equipe, você passará a mensagem de que trata todos igualmente. Essa é uma forma de fazer a equipe trabalhar mais e promover a harmonia.

 

Gestão Documental

Gestão Documental veja sua importância para as empresas.

Escrevo este breve artigo para esclarecer quais são as atividades e os objetivos de uma consultoria arquivística. Para isso escolhi uma linguagem informal e direta com a intenção de possibilitar a compreensão dos conceitos associando-os à realidade.

O papel do arquivista na instituição é potencializar o recurso “informação” e fazer com que isso seja um diferencial. Um dos maiores problemas identificados nas empresas é a falta de gestão documental. Condição que tem como reflexo o acúmulo desordenado de documentos. Estes sem critérios ou prazos de guardas estabelecidos. Sem metodologia padronizada de registro, sem instrumentos ou métodos de pesquisas eficazes.

A consequência disso, principalmente em longo prazo, é a dificuldade de recuperar informações pertinentes em tempo hábil. Principalmente para tomadas de decisões emergenciais ou de recuperar dados probatórios em casos de processos judiciais ou atividades contábeis.

Ressaltei que essa dificuldade ganha proporção em longo prazo. Isso porque quanto maior for o volume de documentos acumulados sem gestão, maior será o prazo para recuperar a informação. Pois o tempo demandado para a busca cresce proporcionalmente à quantidade de documentos e à falta de métodos de organização e pesquisa.

Veja também o artigo sobre Educação Corporativa

Todos os problemas citados são identificados no momento do diagnóstico. Que é a primeira etapa de uma consultoria arquivística. Na qual ocorre o reconhecimento das atividades desempenhadas pela empresa, das formas de registro utilizadas, das condições de acondicionamento, dos gargalos no fluxo documental. Ou seja, é a fase da identificação do nível de maturidade da gestão documental na instituição e das necessidades de melhorias. Depois dessa etapa é possível mapear todas as atividades arquivísticas que deverão ser desenvolvidas para que a empresa atinja o objetivo almejado.

A consultoria arquivística, quando realizada em sua maior abrangência, resulta em instrumentos arquivísticos. Estes que auxiliam no desenvolvimento das atividades que impactam toda a instituição, proporciona visão sistêmica da rotina e possibilita o aperfeiçoamento das tarefas. Os principais instrumentos arquivístico, Plano de classificação e Tabela de temporalidade, permitem que exista um padrão na produção e no prazo de guarda dos documentos. Evitando assim o acúmulo de informações desnecessárias.

O projeto de consultoria arquivística possibilita a criação de  metodologia de organização adequada à realidade de cada instituição. Isso facilita a rotina das pessoas que trabalham diretamente com a produção e tramitação dos documentos. Além de, oficializar toda atividade arquivística e trazer impessoalidade para o trabalho, uma vez que os procedimentos ficam formalizados e padronizados.

Para ter uma orientação específica sobre qual a melhor estratégia para que o recurso informação seja um aliado da empresa, sugiro que converse com um profissional da área de arquivo (arquivista).  E que explique a rotina, os objetivos, a estrutura da empresa, a condição dos documentos. Depois de ter uma visão singular sobre o plano a ser adotado, tenho certeza que a empresa terá um trunfo que poucas instituições estimam e que fará total diferença nos resultados, a valiosa informação.

 

 

Camila Carvalho Côrte

Bacharel em Arquivologia, Universidade de Brasília- UnB. Pós Graduada em Gestão Estratégia nas Organizações Públicas, Faculdade Projeção. Servidora pública, Arquivista, Ministério das Cidades, e Consultora pelo Departamento de Assessoria Executiva (DAEXE) em Gestão Documental. Possui ampla expertise em desenvolver estratégias para potencializar o recurso informação e para solucionar os gargalos no fluxo documental. Desenvolve métodos de organização e recuperação da informação que subsidia as tomadas de decisão. Visando o alcance dos objetivos almejados pela empresa.

A Assessoria executiva no processo de tomada de decisão

Assessoria executiva: no processo de tomada de decisão

O papel da assessoria executiva tem sido cada vez mais importante dentro das empresas. O mercado tem exigido uma grande capacidade a nível estratégico e gerencial. 

Por isso, atualmente o profissional da área precisa ser constantemente mais qualificado e pró-ativo. Com essas qualificações, a assessoria executiva ganhou uma posição importante na tomada de decisões.

Uma das maiores dificuldades perceptíveis na rotina diária das empresas está justamente no processo decisório. Isso fica visível especialmente na hora da necessidade de tomar decisões importantes.

O medo de arriscar sem a certeza de retorno age como um empecilho que impede muitos empreendedores de ascenderem. Em outros casos, decisões imprudentes ou precipitadas resultam em danos gigantes para a empresa.

Nesse cenário, os empresários têm colocado cada vez mais confiança nas indicações da assessoria executiva. Com um conhecimento da dinâmica de todas a empresa, essa parte da equipe consegue apresentar uma visão completa do quadro geral. Ajudando o empresário a enxergar e compreender as competências da empresa e possibilidades mais favoráveis no cenário apresentado.

A importância do planejamento

Para qualquer tomada de decisão, é necessário que todas as informações disponíveis sejam analisadas e filtradas previamente. A realidade é que, para o sucesso nos negócios, todas as decisões de uma empresa precisam de um planejamento prévio. É essencial que a assessoria executiva realize um estudo específico de cada uma das alternativas apresentadas.

Questões como falta de tempo, influência de variáveis externas e complexidade do problema podem exigir uma adaptação no planejamento. Mas mesmo em uma situação adversa, o maior aproveitamento possível do planejamento é essencial. A falta de planejamento pode resultar em inúmeros problemas para a empresa e a reputação da assessoria com a gestão.

Por todo esse processo complexo e tão importante para a sobrevivência da empresa, não basta ser apenas um assessor executivo. Indo além, o profissional da equipe executiva precisa apresentar um perfil empreendedor. É preciso que ele tenha características exigidas pelo mercado atual:

  • Auto responsabilidade;
  • Raciocínio rápido;
  • Visão estratégica;
  • Habilidade na comunicação;
  • Capacidade de execução
  • Liderança
  • Inteligência emocional
  • Analisar e correlacionar dados
  • Espírito de gestão

Leia também: Quando devo procurar uma assessoria empresarial

Assessoria executiva é sinônimo de foco e visão

Em resumo, a assessoria executiva precisa ter uma visão holística da empresa e sua organização. Ela deve abranger os seus elementos, estratégias e atividades. Esse conhecimento é também uma forma de mostrar aos responsáveis pela empresa a seriedade e comprometimento do trabalho.

A criação desse laço de confiança entre a assessoria executiva e o empresário é um ponto chave. Ele proporciona um trabalho realizado de forma harmônica e agregadora. Por isso, o papel da assessoria é justamente o maior aliado do gestor da empresa. É preciso que se possa depositar confiança e consultá-la nos momentos difíceis e de decisão. 

É evidente que a incerteza sempre vai existir. Além disso, é humanamente impossível afirmar que erros de decisão não vão acontecer. Porém, o trabalho da assessoria executiva na tomada de decisões é, dentro das possibilidades e alternativas, muito claro. A assessoria deve apresentar ao empreendedor o cenário mais favorável para um resultado positivo.

Por isso, o segredo para um bom desempenho da assessoria executiva na tomada de decisões está no conhecimento. Quanto maior for o conhecimento sobre a empresa, melhor! 

Isso inclui o seu funcionamento, estratégias e a dinâmica da equipe. Assim, maior será a qualificação da assessoria para decidir de forma inteligente e empreendedora. 

assessoria executiva

Assessores e Consultores Executivos: Agentes da transformação organizacional

Assessores e Consultores Executivos: Agentes da transformação organizacional

Por que as transformações organizacionais são processos tão difíceis? Niklas Luhmann, um dos gigantes pensadores do século XX, explica da seguinte maneira: tanto pessoas como empresas funcionam como sistemas fechados. Com sua própria lógica de funcionamento (cultura organizacional) e estratégias de sobrevivência.

A transformação, pessoal ou organizacional, é um processo gradual, porque o sistema é resistente ao que lhe é estranho e luta para se manter igual. O estranho, principalmente quando contradiz o modus operandi do sistema, é visto como ameaça à sua subsistência.

Trazendo este raciocínio para a interação entre consultorias e assessorias executivas junto aos empreendedores, colaboradores e empresas. Como um todo, podemos observar que o Consultor Executivo atua como um provocador desse sistema. Num primeiro momento, sua atuação é um elemento que pode causar estranheza e resistência.

Ele entra na empresa para diagnosticar, rever processos, apontar o que deveria ser melhorado a partir do seu vasto conhecimento do mundo empresarial. Não que seja visto como inimigo, não é isso. Mas sua presença gera o desconforto de que transformações sistêmicas deverão ocorrer. E para que elas ocorram, será necessário o engajamento e a mobilização de todos os envolvidos. Será necessária uma transformação organizacional.

A partir daí, o incômodo está lançado e o ambiente organizacional pode ficar tenso.

As mudanças exigem que saiamos da nossa zona de conforto

Buscar e implementar novos aprendizados não é tão fácil assim. Às vezes ficamos resistentes, nosso sistema sinaliza que não vai dar certo, que não vai fazer diferença, que não vai ser melhor. Às vezes, só depois de uma mudança é que percebemos o quanto ela era necessária para evoluirmos.

Como um Assessor executivo pode aumentar o lucro a produtividade da sua empresa

É neste ponto que o Assessor Executivo tem um papel fundamental. O assessor, como o nome já diz, é aquele que auxiliará o processo de transformação. Colocando a mão na massa, ensinando como fazer a mudança acontecer e, especialmente, dedicando-se a conciliar os extremos, as opiniões divergentes.

É aquele que mostrará porque vale a pena mudar. Porque a combinação de suas duas visões (um de fora do sistema e outra de dentro do sistema) lhe permitem ter um panorama de como a empresa está hoje e de como ela poderá ficar.

 

As transformações são processos trabalhosos, mas sempre valem a pena! Conte com seu consultor e seu assessor executivo do DAEXE para auxiliar a sua empresa neste momento fundamental!

Quando devo procurar uma Assessoria Empresarial?

Assessoria Empresarial

Se você está lendo este artigo, provavelmente está refletindo se vale a pena ou não contratar um serviço de assessoria empresarial. O que temos para te dizer é que a resposta depende do tipo de problema que você está querendo resolver.

Qual o papel de uma Assessoria Empresarial?

A Assessoria Empresarial é um acompanhamento de longo prazo. É quando a empresa assume para si mesma que em algum aspecto, não está mais podendo caminhar sozinha e que necessita ter um profissional especializado para somar no dia-a-dia, no andamento das atividades fundamentais do negócio.
Em nossa experiência em assessoria executiva, somos frequentemente procurados por médicos, advogados, dentistas, entre outros profissionais que possuem seus escritórios e consultórios e atendem perfeitamente dentro de suas vocações, mas percebem que não está sendo sadio para os seus negócios terem de acumular suas funções de atendimento às funções administrativas, financeiras, de marketing, entre outras atividades.
Ao mesmo tempo, o volume destas atividades em seus ramos de atuação não justifica contratar um profissional somente para aquilo. Neste caso, uma opção bastante conveniente é contratar uma assessoria executiva que assuma estes departamentos ou funções, para que o empreendedor possa focar apenas no que é de fato sua vocação.

Soluções Pontuais e Soluções Estruturais

Se o problema que você quer resolver é um problema de natureza mais pontual, o serviço de uma Consultoria Empresarial pode ser o mais adequado. Neste ramo, vamos dizer que o trabalho de um consultor empresarial é semelhante ao de um BOMBEIRO. Ele é contratado para ajudar a empresa a dar fim a um grande incêndio e normalmente se retira quando o problema está em vias de ser resolvido.
Mas às vezes, a empresa necessita de um acompanhamento permanente de um profissional especializado em implementar as melhorias necessárias, que garanta que o incêndio não aconteça, ou não volte a acontecer. Aqui estamos falando de uma solução de natureza estrutural, preventiva. Se é sob esta lógica que você gostaria de ser atendido, provavelmente o ideal é que procure os serviços de uma Assessoria Empresarial.

Investir em uma Assessoria Executiva é como contratar um seguro. É um investimento que tem por benefício diluir os riscos de um “grande incêndio”, cujas consequências materiais e imateriais poderiam ser extremamente prejudiciais à empresa.

O seu Daexe – Departamento de Assessoria Executiva – possui profissionais especializados em prestar ambos os tipos de serviço. Se tiver qualquer dúvida, deixe-nos sua pergunta nos comentários abaixo ou entre em contato com a gente por um dos nossos canais de atendimento. Teremos o maior prazer em atendê-lo!

O que uma assessoria empresarial pode fazer pelo seu negócio

Assessoria empresarial

A maioria dos empreendedores enfrenta problemas ao longo de sua trajetória. Não raro, esses percalços costumam afetar pontos cruciais dos negócios, como o faturamento, a logística ou o atendimento ao cliente. Como passam grande parte do tempo envolvidos em suas rotinas atarefadas, os empresários, mesmo aqueles que detêm uma vasta gama de conhecimento técnico, não conseguem cuidar de todos os setores da empresa com a mesma atenção e eficiência. Afinal de contas, não é nada possível abraçar o mundo com as pernas, não é mesmo? E é assim que a engrenagem pode começar a dar defeito. Para garantir a “qualidade de vida” da sua empresa e a satisfação de seus clientes e funcionários, é fundamental ter o apoio de uma assessoria especializada. Quer saber dos benefícios que essa assistência pode fazer pelo seu negócio? Então confira nosso post.

Como alguém de fora pode ajudar sua empresa?

Essa é uma das principais perguntas que empreendedores fazem antes de dizer sim a uma assessoria. Será que alguém fora da minha empresa consegue enxergar e resolver meus problemas? A resposta é “sim”. Na verdade, é justamente por não estar vinculado física ou emocionalmente com o negócio que o assessor pode identificar mais depressa pontos a serem trabalhados. Além disso, esses profissionais são capacitados para encontrar aquilo que é preciso ajustar. De qualquer maneira, nada será feito sem total anuência do empresário. Trata-se de uma união de esforços, uma parceria.

Como acontece a otimização do processo?

Embora cada empresa ou profissional tenha seu programa de trabalho específico, as fases de diagnóstico dos problemas, replanejamento estratégico e implementação das mudanças são bastante semelhantes. Em geral, o processo consiste na identificação de um problema ser resolvido. Problema este que pode requerer de maior expertise para sua solução, sendo adequado então a contratação de um assessor empresarial. Assim feito, o assessor fará uma espécie de filtragem e análise do problema na empresa por meio de uma ouvidoria-geral, envolvendo gestores, funcionários e quem mais decidir conveniente.

Com algum tempo de análise do fluxo de trabalho e procedimentos do setor a ser lavrado, alguns questionários e outras ferramentas de exame podem se tornar necessárias para se aprofundar nos pontos identificados que carecem alteração. Dessa forma, o assessor elabora um plano de reestruturação focado em todo a minuciosa pesquisa por ele feito dentro da empresa. O plano é apresentado aos gestores da empresa que decidem sobre implementar o que foi acordado e, dentro de um período de testes, observar e otimizar o plano, caso necessário, e os novos resultados que a empresa obterá com tais novas práticas.

Do momento da análise, até o momento da consolidação das novas condutas, o assessor estará dentro da empresa para que tudo seja feito com extrema precisão, adequação e proveito da empresa.

As vantagens de uma assessoria

O maior dos benefícios ao se contratar uma assessoria é que o empresário tem a certeza de que a pessoa que vai dedicar tempo para replanejar as áreas carentes do negócio é especialista nesse assunto e trabalha para se aprimorar e manter-se atualizada, o que é muito difícil de se fazer se você acumula as funções de empreendedor, chefe, etc. Além disso, a empresa contratada vai pensar junto com você os quesitos em análise e propor estratégias que realmente funcionam e sejam um ganho para a empresa!

Quem já passou por um processo desse tipo, sabe que gerir a empresa podendo contar com todo know-how, expertise e prestígio desses profissionais é um divisor de águas para o negócio. Além de representar não apenas melhorias nos processos internos, como maior retorno financeiro, consolidação da marca e satisfação dos clientes. Agora que você conhece o progresso que uma nova perspectiva traz às situações empresariais, compartilhe sua opinião conosco sobre a assessoria empresarial. Já conhecia esse tipo de suporte? Pensa em usá-lo para algum auxílio interno e maior conforto da empresa? Deixe seu comentário e participe da conversa.

Agende uma reunião com um de nossos especialistas.

Você sabe a diferença entre métricas e indicadores?

Pode parecer um assunto difícil à primeira vista, mas não há grandes mistérios na hora de definir e entender o que são métricas e indicadores. Ambos são termos muito utilizados que servem como base para quantificar resultados e conduzir a avaliação das análises da organização. Ou seja, as métricas e os indicadores são uma forma de medir a performance da sua empresa. Mas você sabe qual a diferença entre eles? A primeira diferença entre métricas e indicadores está no conceito. Veja:

Métricas

As métricas são dados brutos, que podem ser representados por números precisos ou não. Elas estão ligadas ao nível tático e operacional da empresa, revelando o desempenho de processos. São sistemas de medida que avaliam tendências, comportamentos ou variáveis do negócio. As métricas ajudam na tomada de decisão, detectam oportunidades, mantêm o foco produtivo, identificam pontos fortes e fracos, definem necessidades de investimentos, apontam falhas operacionais e até diminuem o grau de incerteza quanto ao futuro.

Em resumo, as métricas são a base para identificar os indicadores e o passo seguinte a ser dado após a definição das metas.

Leia também: 5 indicadores de desempenho para medir seu sucesso

Indicadores

Os indicadores são as medidas calculadas a partir das métricas e servem para avaliar o desempenho da empresa. São informações estratégicas que auxiliam na análise de tendência, na melhoria contínua, na atuação proativa e dão transparência à empresa, sendo geralmente expressos de forma clara por percentuais e probabilidades.

As métricas estão ligadas às atividades e os indicadores abrangem os processos e as atividades. Os indicadores dependem de um conjunto de métricas específicas. Veja abaixo alguns exemplos dentro de quatro perspectivas: financeira, cliente, processos internos e pessoas.

FINANCEIRA

Exemplo de métrica: Faturamento; Despesas.
Exemplo de indicador: Lucro = Faturamento – Despesas.

CLIENTE
Métrica: Quantidade de clientes atendidos; Número de visitantes no site.
Indicador: NPS ou Índice de Satisfação dos clientes.

PROCESSOS INTERNOS
Métrica: Tempo de conclusão do procedimento ou tempo de entrega.
Indicador: Índice de conformidade ou Índice de eficiência de produção.

PESSOAS
Métrica: Quantidade de treinamento.
Indicador: Clima Organizacional.

Leia também: 3 métricas de vendas que sua empresa sempre deve acompanhar

Estudiosos investigaram o desempenho de 84 empresas no período entre 1984 e 1997 que adotaram um sistema de mensuração de desempenho.

O estudo concluiu que essas empresas aumentaram significativamente seu lucro residual ajustado e que a melhora persistiu durante cinco anos após o período de estudo.

Tanto indicadores como métricas devem fornecer aos executivos informações significativas para tomar melhores decisões, que impactam na meta ou nos objetivos do planejamento estratégico da empresa. De nada vale colocar em prática seu planejamento para consolidação das metas se não houver maneiras de avaliar o seu desempenho e ajustar as ações através do uso de métricas e indicadores. Fale conosco e saiba como aplicar na sua empresa e obter o sucesso que procura!

Um abraço,
Dekker Jordão Baptista.

As 4 funções Crucialmente Importantes do DEPARTAMENTO DE ASSESSORIA EXECUTIVA

Já falamos aqui sobre a importância de se ter um Departamento de Assessoria Executiva (DAEXE) em uma organização. Ter uma área que se dedique a cuidar do planejamento e garantir o cumprimento de metas é um avanço enorme para qualquer negócio. Mas, quais são as atividades desse setor? O que é de responsabilidade do departamento de assessoria executiva? Basicamente, o departamento de assessoria executiva deve cuidar da Execução do Planejamento Estratégico com os processos do BSC – Balanced Scorecard. Veja a seguir:

1. Gestão do BSC

A função mais natural e primária do DAEXE é cuidar do Balanced Scorecard. E isso implica em diversas outras responsabilidades. Como por exemplo, facilitar e conduzir a reunião, mensal, trimestral, semestral ou anual de revisão da estratégia, traduzindo a estratégia atualizada em mapas e objetivos estratégicos.

Ainda que não haja mudanças significativas na estratégia, no momento da revisão, o DAEXE precisa liderar na reunião a discussão sobre os KPIs – (Key Performance Indicators) e suas medidas. Assim que os objetivos e os indicadores são aprovados para o ano seguinte. É função do DAEXE orientar os executivos da Alta Administração a determinar metas e identificar iniciativas estratégicas que serão necessárias para o alcance das metas.

Além disso, durante o ano, o DAEXE deve propor cursos e treinamentos na empresa sobre o modelo de gestão BSC. Sendo reconhecido como o centro de conhecimento da metodologia. E servindo tanto para orientações, treinamentos e cursos, eventos e principalmente, para ajudar os líderes locais com as ferramentas que suportam a metodologia.

Um ponto importante é que o DAEXE não precisa assumir a função de cobrar os resultados de cada área. Durante o processo de definição de metas e indicadores de cada setor. Já se determina também quem será o responsável por produzir os relatórios da área e prestar contas.

O que o DAEXE pode fazer é supervisionar o processo de coleta dos dados e apresentação dos mesmos. A fim de orientar e garantir a validade da informação que está sendo compartilhada. Outra questão é que normalmente é o DAEXE quem escolhe o sistema de gestão estratégica a ser usado na empresa. Que pode variar desde planilhas de Excel e apresentações, até softwares robustos que automatizam toda a execução da estratégia. Portanto, o DAEXE deve garantir o treinamento e a usabilidade do sistema escolhido para que funcione corretamente e garanta a validade dos dados.

Leia Também: Quando devo procurar uma Assessoria Empresarial?

2. Alinhamento Organizacional

O Departamento de assessoria executiva é responsável por garantir o alinhamento da empresa toda com a estratégia do negócio provocando uma sinergia interna. O alinhamento traz foco e coordenação entre as atividades e projetos da empresa e por isso é tão importante.

É função do DAEXE desenvolver e desdobrar o BSC nos diferentes níveis hierárquicos da empresa, desde a Alta Gestão até o “chão de fábrica”. Além disso, o DAEXE precisa fazer o link entre fornecedores, clientes, parceiros, joint ventures. O corpo diretivo e acionistas para que todos estejam alinhados à estratégia da organização.

3. Revisões da Estratégia

As reuniões mensais de gestão são fundamentais no processo de controle e execução do BSC. São elas que proporcionam a oportunidade de revisar a estratégia e fazer os ajustes necessários. Nesse momento, os aprendizados são compartilhados e documentados e novas ações são propostas.

Além de conduzir a reunião, o DAEXE deve orientar o CEO antes do evento sobre os desafios atuais identificados no BSC. É esse briefing que vai determinar a agenda da reunião, priorizando sempre a revisão da estratégia em detrimento das questões financeiras de curto prazo e ações para “apagar incêndio”. Estes que insistem em aparecer nessas ocasiões. O DAEXE deve conduzir a discussão para a confecção de planos de ação e monitoramento para garantir que os projetos vão sair do papel.

Assim como a Alta Direção ocupa um papel importante no processo de revisão e direcionamento da estratégia, o DAEXE pode ajudar na preparação das reuniões de diretoria.

4. Planejamento estratégico

A formulação da estratégia e a execução da mesma estão intimamente conectados em um processo cíclico. A função de planejar a estratégia do negócio requer do DAEXE uma análise competitiva interna e externa de grande profundidade. Além de construir cenários, organizar reuniões de planejamento e orientar líderes e gestores para atingirem o máximo de resultados.

É importante que a estratégia não seja uma questão tratada somente uma vez ao ano, e nesse ponto é que o DAEXE é fundamental. De nada adianta ter uma estratégia super bem formulada se ela não é comunicada para toda a empresa, testada, revisada e que reflita a realidade do negócio.

Os colaboradores precisam ter a liberdade de contactar o DAEXE para sugerir novas ações e soluções. E a Alta Direção precisa revisar a estratégia constantemente durante o ano, afinal. Nada mais é que uma hipótese de relação entre causa e efeito que leva em consideração as ações internas e o impacto esperado nos stakeholders. Essas hipóteses precisam ser validadas e constantemente editadas.

Leia Também: Como um assessor executivo pode aumentar a produtividade na sua empresa

5. Comunicar a estratégia

Para ter seus colaboradores realmente envolvidos no cumprimento dos objetivos globais da organização, eles precisam conhecer a estratégia do negócio e ter contato com ela. Nesse ponto, a comunicação é a ferramenta mais poderosa a ser usada.

Algumas empresas apostam em criar diversas mensagens e disseminá-las por meio de diferentes canais de mídia. Nesse caso, o DAEXE serve como coordenador das campanhas juntamente com a área de marketing e comunicação. Revisando a mensagem e a frequência do contato para garantir que a estratégia está sendo comunicada corretamente.

Caso a empresa opte por fazer uma comunicação mais simples, especialmente quando se está começando a implantar o BSC na companhia. O DAEXE pode assumir a comunicação da estratégia para todos os funcionários.

É também função do DAEXE implementar uma cultura de formação e treinamento para os colaboradores novos e criar um programa de reciclagem do conhecimento para os funcionários antigos.

Um abraço,
Dekker Jordão Baptista

Consultoria, Assessoria, Coaching ou Mentoring

Qual contratar: Consultoria, Assessoria, Coaching ou Mentoring?

Consultoria, Assessoria, Coaching ou Mentoring

Você é empresário há anos? Ou está abrindo um negócio? A verdade é que todo empreendedor já pensou, em algum momento de sua trajetória, que a ajuda de um especialista lhe cairia muito bem. Mas as opções são variadas e cada vez surgem mais expressões para qualificar os serviços de um especialista em negócios.

Afinal, “qual serviço é adequado para o meu problema? Consultoria, Assessoria, Coaching ou Mentoring? ”. Bom, se essa pergunta não sai da sua cabeça, vamos tentar respondê-la de uma maneira simples e objetiva. Continue!

1) Consultoria Empresarial

Consultoria Empresarial é um serviço pontual, contratado quando há interesse da empresa em melhorar uma área estratégica ou implementar um novo produto. Geralmente o empresário buscará um consultor especialista no assunto que é de seu interesse. Por exemplo, se tem a intenção de investir em inovação, contratará um consultor especialista em tecnologia e inovação. O consultor fará um estudo e diagnóstico da área da empresa e entregará um documento com uma proposta de inovação. Seu serviço terá um valor único, orçado com base nas horas simuladas de dedicação à criação desta proposta. Caberá à própria empresa planejar a execução e implementar o projeto.

2) Assessoria Empresarial

 A assessoria empresarial é um serviço de magnitude maior que a consultoria. Além de ser capaz de analisar, diagnosticar e propor melhorias, o foco real do trabalho do assessor executivo é a implementação das melhorias propostas. Dessa forma, o profissional divide com a liderança as responsabilidades pelo sucesso das medidas que estão sendo implementadas, atuando ele mesmo junto às equipes para a execução das ações de melhoria. Geralmente a remuneração pelo serviço ocorre a partir de um valor fixo mensal e o assessor está em contato frequente com a empresa, participando das reuniões de diretoria e gerenciando as transformações.

3) E o serviço de Coaching, o que seria?

Coaching é uma forma de acompanhamento empresarial que ocorre num contexto produtivo e é orientado a resultados. O processo de coaching é essencialmente um diálogo que envolve o coachee (cliente) e o coach (treinador). Através das sessões de coaching, que podem ser semanais, quinzenais ou mensais, o coach apresenta tarefas definidas em parceria com seu cliente, para que este haja no sentido de alcançar as metas definidas, dentro do prazo determinado. O foco do coaching é o desenvolvimento de competências e habilidades para o alcance de resultados planejados.  O serviço é encerrado quando o cliente/equipe considera que desenvolveu as habilidades almejadas ou alcançou os resultados desejados.

 4) O que seria um serviço de Mentoring?

É um serviço de acompanhamento empresarial, focado no empresário, executado virtualmente, na maioria das vezes. O mentor é como um guru/padrinho mais experiente com o qual o empresário poderá dividir suas dores e angústias, além de desfrutar de seus conselhos e experiência no segmento. O propósito do serviço de mentoria é encurtar o caminho de aprendizado, sendo muito procurado por empreendedores que estão em fases mais iniciais do negócio ou por aqueles que estão entrando em uma nova fase da empresa e precisam de um olhar experiente que os ajude a tomar decisões mais arriscadas e estratégicas. É um serviço personalizado, sem prazos. Geralmente o empreendedor contrata um plano de horas e pode dispensar o serviço quando achar oportuno.

5) Consultoria, Assessoria, Coaching ou Mentoring? Qual a diferença?

 A diferença entre Assessoria e Consultoria, em síntese, é que o assessor, diferentemente do consultor empresarial, deverá realizar uma imersão muito mais profunda na empresa. E trabalhará junto na implementação de suas proposições. Seu trabalho tem uma dimensão operacional. Ele deverá arregaçar as mangas e alcançar os resultados junto com a empresa.

Consultoria, Mentoring e Coaching, por outro lado, são serviços mais aproximados de um aconselhamento. O consultor prestará seu aconselhamento a partir de instrumentos: diagnósticos e outras metodologias que geram documentos nos quais a empresa deverá pautar sua atuação. O mentor, como falamos, atuará como um “padrinho experiente” do empresário. Compartilhando conselhos e experiências de uma forma mais espontânea, a depender do que o empreendedor demandar dele a cada consulta. Já o coach atuará como uma espécie de “personal trainer” voltado aos negócios. Ajudará o cliente a definir objetivos, identificar habilidades que precisam ser desenvolvidas e trabalhará a motivação da equipe para alcançar esses objetivos.

6) Como resumir em poucas palavras, os quatro serviços?

Para facilitar seu entendimento, criamos um quadro resumo!

7) Afinal, quando contratar cada um?

1 – ASSESSORIA: quando quiser implementar melhorias na sua empresa com a ajuda de um especialista.

2 – CONSULTORIA: quando quiser a ajuda de um especialista para diagnosticar um problema e propor soluções específicas para ele.

3 – COACHING: quando quiser a ajuda de um profissional para motivar-se, desenvolver habilidades e definir/alcançar metas.

4 – MENTORING: quando quiser contar com o aconselhamento de um especialista no seu segmento que possa tirar suas dúvidas e compartilhar experiências.

E então, já sabe qual serviço tem mais conexão com sua necessidade ou necessidade da sua empresa? O Daexe possui especialistas qualificados nesses serviços. Se estiver em dúvida, entre em contato com seu assessor executivo do Daexe e te diremos qual a melhor opção para o momento atual da sua empresa!

Até a próxima leitura.

Um abraço,

Dekker Jordão Baptista

7 motivos do fracasso na implementação do Balanced Scorecard-BSC

O Balanced Scorecard é uma das metodologias de gestão estratégica mais utilizadas por empresas de sucesso no mundo todo. Criada pelos professores de Harvard Norton e Kaplan, a grande adesão da metodologia por empresas de portes e segmentos diferentes é a maior prova de que ela funciona mesmo e veio para ficar.

Um dos diferenciais do BSC é que ele não tem nenhuma intenção de funcionar como uma receita de bolo. Não é um modelo estático e rígido que os gestores aplicam em suas organizações. Pelo contrário, a metodologia é extremamente flexível e deve ser adaptada e personalizada a cada tipo de organização. A metodologia fornece princípios e conceitos a serem interpretados e implementados de acordo com as dimensões e características particulares da organização que a aderiu.

Ao mesmo tempo em que este é um dos pontos mais fortes do BSC, porque faz com que seja útil a uma grande corporação industrial ou a um pequeno comércio local, também é o que a torna mais desafiadora. Implementar o BSC exige abraçar uma nova dinâmica de gestão que exige muito estudo e um mergulho de autoconhecimento por parte da organização. Por isso, são requisitos básicos para o sucesso do BSC o engajamento de absolutamente toda a empresa, do nível gerencial ao operacional, e o apoio de uma assessoria empresarial que faça esse mergulho junto com a organização.

Nós do DAEXE somos especialistas em BSC e há algum tempo temos observado quais são os erros mais recorrentes no processo de implementação da metodologia, que se não forem corrigidos a tempo, podem levar ao seu fracasso. Neste artigo, apresentamos 7 erros que avaliamos como os principais motivos que costumam atrapalhar o desempenho das organizações que aderem o BSC.

Se você está interessado em levar o BSC para seu empreendimento, esta é uma excelente oportunidade de abrir sua mente para esses horizontes. E se sua organização está em fase de implementação do BSC, neste artigo você vai encontrar dicas incríveis do que NÃO FAZER se você quer que o BSC seja um sucesso na sua empresa!

MOTIVO 1: Não fazer o básico: diagnóstico SWOT e definição de MVV.

Como falamos anteriormente, o BSC é uma metodologia de gestão que deve ser personalizada de acordo com as características da organização e não há como fazer isso se não por um caminho de muito estudo e autoconhecimento. Como saber o que funcionará ao perfil de organização que você tem se não há um conhecimento sistematizado sobre esse perfil? É por isso que não dá para pular etapas. O diagnóstico SWOT (pontos fracos/pontos fortes/ameaças e desafios/oportunidades) e a definição do MVV (Missão, Visão e Valores) são pontos de partida obrigatórios. Afinal, não há como falar em estratégia e em futuro se a empresa não sabe definir quem é, para qual finalidade existe, quais são seus sonhos e de quais valores não abre mão. Essas definições nortearão sua direção. Também não é possível planejar para onde se quer ir, se a empresa não consegue avaliar o que tem de forte, no que precisa melhorar e quais oportunidades e desafios estão ao seu redor. Acredite, SWOT e MVV não foram feitas para ficar em relatórios, paredes e prateleiras. Com o BSC você verá como esses estudos podem se materializar e se tornar extremamente palpáveis no dia a dia da sua empresa.

MOTIVO 2: Não engajamento da liderança (diretoria e gerência)

Da liderança espera-se sempre o exemplo. Mas a liderança muitas vezes está mais viciada que os demais em fazer as coisas “daquele mesmo jeito de sempre”. É claro que compreendemos que toda mudança é dolorosa, é desafiadora, porque exige sair da zona de conforto. Mas se a cabeça da empresa dá as costas para uma mudança que ela mesma propôs, o resto do corpo será obrigado a acompanhar, dando as costas também. Se a diretoria e a gerência não derem o primeiro exemplo de engajamento, não poderá cobrar postura diferente de seus colaboradores.

MOTIVO 3: Não desdobrar o BSC até o nível operacional e individual, envolvendo a equipe e pessoas estratégicas em sua elaboração.

Tão ruim quanto a falta de engajamento da diretoria e liderança é o monopólio do que está sendo feito a nível de BSC por apenas esses grupos. A execução de qualquer estratégia em uma empresa depende de uma mobilização de todo o corpo e absolutamente todos os membros tem sua importância e participação.
O engajamento da equipe dependerá de uma definição clara do papel e contribuição do trabalho de cada um para o sucesso da estratégia que foi definida no BSC. O planejamento do BSC costuma ser feito através da construção de um mapa que parte do MVV da empresa (nível mais conceitual) que é traduzido em objetivos e metas, que por sua vez são desdobradas em tarefas delegadas a cada membro das equipes com prazo definido (nível das ações). Essa é a dinâmica certa de funcionamento do BSC. E uma forma de resolver a dificuldade de levar o BSC ao nível operacional e individual é utilizar uma outra metodologia auxiliar que já apresentamos aqui no BLOG, chamada OKR (objectives and key results). OKR é uma forma compartilhada de construção do mapa estratégico do BSC: 40% dos objetivos são propostos pela direção (top down) e 60% são propostos por quem está diretamente envolvido na execução do objetivo e geração do resultado (bottom up). Isto eleva o engajamento da equipe e assegura que o resultado seja viável. Por isto, a metodologia costuma surtir grande efeito na produtividade, entusiasmo e auto estima dos colaboradores, reduzindo problemas de falta de motivação. Saiba mais sobre o OKR, clicando aqui >>>

MOTIVO 4:Foco nos indicadores históricos e não em indicadores de desempenho

Indicadores históricos são resultados de uma avaliação de desempenho final. É um resultado acabado, que não poderá ser alterado, como mostramos no artigo “Saiba a diferença entre Avaliação de Desempenho e Gestão de Desempenho”. Focar neles é gerir a empresa olhando pelo retrovisor. No BSC, o foco são os indicadores de desempenho, ou seja, os resultados parciais que a empresa vai apresentando a cada nova reunião estratégica e que indicam para onde a empresa está indo e se a estratégia está adequada ou não. O foco em indicadores históricos engessa a ação. O foco nos indicadores de desempenho permite acompanhar resultados de perto, agir com dinamicidade e mudar a estratégia sempre que for necessário.

Para você entender melhor, citamos o exemplo de um atleta de corrida. O indicador histórico é o resultado que ele conseguiu após a conclusão de sua corrida de 200 metros rasos. E a avaliação de seu desempenho é a reflexão sobre em que lugar chegou, em quais quesitos falhou, em que momentos não conseguiu aplicar as técnicas que treinou em detalhes (largada, movimentos dos braços, passada, etc.). Já o indicador de desempenho é o que ele tinha acesso durante a corrida, comparando suas passadas com a dos demais corredores e avaliando em que momentos deveria aplicar maior energia, em que momentos deveria fazer uma curva mais fechada, etc. Isso é o resultado de uma gestão de desempenho, ou seja, uma observação e ação que ocorrem durante a corrida e, no caso das empresas, durante a execução dos objetivos, metas e tarefas que levarão à conquista da execução da estratégia.

MOTIVO 5: Não investir em um sistema de gestão para coletar dados e elaborar relatórios

A forma mais eficiente de realizar a gestão do desempenho no BSC é a partir de um sistema de gestão que consiga automatizar ao máximo a coleta de dados e elaboração de relatórios, permitindo que o tempo e o esforço da equipe seja direcionado à execução da estratégia. A resistência de investir num sistema ou na contratação de um especialista em Excel que possa personalizar e automatizar os relatórios acaba saindo como um tiro pela culatra, pois se os gestores tiverem de ocupar seu tempo e esforço com isso, não conseguirão avançar na mesma qualidade e ritmo que avançariam se fizessem o investimento em um sistema e em um especialista no assunto.

MOTIVO 6: Copiar indicador do vizinho ou escolher indicadores ruins e em número excessivo

A escolha dos indicadores de desempenho, ao contrário do que se poderia supor, é um dos maiores desafios que o BSC impõe à empresa na sua implementação. Isso porque para que indicadores de desempenho sejam RELEVANTES, eles precisam ser PREDITIVOS E TER CAPACIDADE DE INFLUENCIAR O ANDAMENTO DAS METAS. Como já destacamos antes, cada empresa é única, cada empresa tem fraquezas e desafios particulares e isso deve ser levado em consideração na hora da construção de seus indicadores de desempenho. Mesmo que você queira se inspirar em uma empresa do mesmo segmento que o seu, isso pode ser uma estratégia que te fará perder tempo e energia. Outro erro comum é achar que quanto mais indicadores, melhor. Você pode gerenciar 10 indicadores e nenhum deles estar te dizendo de fato se sua equipe está caminhando em direção à meta ou não. Mais uma vez, dedicará tempo e esforços a gerir uma quantidade excessiva de indicadores que te ajudam pouco no avanço da estratégia. O bom indicador demanda estudo e autoconhecimento da empresa. Pode levar um pouco mais de tempo para a empresa encontrar “a veia” certa, o indicador mais eficiente, mas a hora que isso ocorrer, você vai sentir pela primeira vez como é estar seguro e ter o controle de para onde sua empresa está caminhando.

Para te ajudar a pensar sobre isso, retomamos um exemplo que já citamos aqui no BLOG, no artigo “Saiba definir indicadores de desempenho para o seu negócio”:

“Um time de uma empresa de bebidas estava em busca de escolher os indicadores de desempenho mais relevantes para sua Meta Crucialmente Importante, que era: Aumentar a produção anual de água de 175 milhões de litros para 185 milhões de litro até 31 de dezembro.
As primeiras sugestões de indicadores que surgiram, foram:
a)Estipular meta de produção de água mensal;
b)Estipular meta de produção diária.
Qual delas você escolheria??? A resposta certa é: nenhuma das duas!
Porque nenhuma delas diz o que é necessário fazer todos os dias para chegar ao objetivo. Não são preditivas, nem influenciáveis!
Para encontrar o indicador de desempenho RELEVANTE é necessário estar atento às especificidades da empresa. No caso da empresa de água, eles buscaram estudar os motivos que os impediam de aumentar sua produção de água. Descobriram, por meio de um diagnóstico, que o gargalo da produção estava no fato de que eram recorrentes os casos de turnos de trabalho com equipes incompletas e que haviam máquinas improdutivas.
Seus indicadores de desempenho tinham que atuar sobre o que de fato era impeditivo para o alcance da META. Foi assim que definiram dois indicadores de desempenho PRECISOS:
A)O percentual de turnos com equipes completas, que agora buscariam aumentar de 80% para 95%; e
b) O percentual de conformidade com os programas de manutenção preventiva, que agora deveriam aumentar de 72% para 100%.
Estes dois indicadores são claramente PREDITIVOS, ou seja, medem algo que leva ao alcance da meta; e INFLUENCIÁVEIS, ou seja, a ação da equipe influencia diretamente nos resultados.”

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MOTIVO 7: Ser assessorado por especialistas que dominam apenas uma área de gestão.


O BSC é implementado a partir do desdobramento do MVV da empresa em estratégias destinadas às quatro áreas de gestão da empresa, que são Finanças, Processos Internos, Clientes e Aprendizado e crescimento, conforme imagem abaixo (click na imagem para ampliá-la).

BSC

Se o assessor ou consultor que vai auxiliar a empresa na implementação do BSC não possui CHAVE (Conhecimentos, Habilidades, Atitudes, Valores e Experiência) nas áreas de gestão financeira, gestão de pessoas, gestão de estratégia e processos, e gestão de marketing (online e offline), terá dificuldades de auxiliar a empresa como deve ser. Quando o assunto é gestão estratégica, é mais importante ter um profissional que consiga ter uma visão sistêmica do que ter um profissional extremamente especializado em apenas uma das áreas de gestão da empresa.

E então? Esse artigo contribuiu com seus conhecimentos em BSC e gestão estratégica? Qual a maior dificuldade da sua empresa na implementação do BSC? Coloque sua dúvida nos comentários abaixo ou mande-nos um e-mail. Nossos assessores executivos terão o maior prazer em respondê-lo.

Até a próxima leitura!
Um abraço,
Dekker Jordão Baptista
(CEO – DAEXE)