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Inventário de Estoque

O que é Inventário de Estoque e Porque deves Começar a Fazer já!

Você consegue mensurar o estoque da sua empresa? Ele é bem organizado? Se a resposta é não, é porque você ainda não possui um controle do seu estoque. Pois saiba que estoque é dinheiro e deves controlar o seu estoque como controlas o dinheiro da sua empresa.

Desse modo este artigo irá explicar tudo que precisa saber sobre o seu estoque e entender como estar o organizando e mensurando-o.

Mas o que é o Inventário de Estoque?

Primeiro de tudo, inventário de estoque é uma prática utilizada por meio da identificação, classificação e contagem de produtos armazenados. O objetivo desta prática é conferir se todas as informações estão de acordo com a realidade do que foi dado como saída e entrada de mercadorias.

A partir disso, é possível manter uma organização que irá constatar quais são os produtos que possui maior importância. E ainda, quais são os que trazem mais lucros para a empresa. Por outro lado, também é possível saber exatamente que produtos estão encalhados, danificados ou vencidos.

Dessa maneira, o inventário de estoque deve ser o mais completo possível com máximo de informações de cada mercadoria.

Quem deve Utilizar do Inventário de Estoque?

De conformidade, o inventário é recomendado para todo tipo de empresa que precisa fazer um gerenciamento de estoque. Principalmente as empresas do ramo de comércio e varejo como supermercados, farmácias, padarias, lojas e dentre outros.

Este é um recurso para identificar possíveis erros e evitá-los, além de buscar garantir que a armazenagem esteja funcionando como se deve. A realização deste controle não é algo difícil, mas é muito trabalhoso. Já que terá que contar todos os itens.

Leia Também: O que é um Plano de ação, e como fazer ?

Quais os Tipos de Inventários?

A saber, existem cinco tipos principais de inventários, sendo que cada empresa deve utilizar daquele que melhor se adequa às suas expectativas.

Inventário Geral – É o mais completo e demorado, pois abrange a contagem e identificação de todos os bens do almoxarifado, insumos, mercadorias, maquinários, entre outros. Em geral é utilizado pela área contábil da empresa para avaliar e atualizar o patrimônio.

Rotativo – tipo de inventário o qual processo exige que o estoque seja submetido à uma contagem predeterminada (semanal, quinzenal, mensal ou até diariamente). Dessa forma, os dados devem ser atualizados em intervalos de tempos predefinidos. É muito usado por empresas com alto giros de mercadorias.

Periódico – É realizado no final de um período determinado pela empresa. Com o objetivo de atualizar dados do sistema de estoque, corrigindo possíveis falhas e elaborar demonstrativos mais detalhados.

Cíclico – Parecido com o rotativo, porém busca fazer ajustes periódicos entre a quantidade de bens e as informações utilizadas em lançamentos contábeis. Este é para dá segurança a base de dados das empresas, atendendo as necessidades da gestão, evita possíveis extravios e controla os níveis de estoques.

Parcial ou dinâmico – A contagem acontece apenas com uma parte específica dos bens das empresas. Por exemplo, armazém que o foco do controle de estoque é um conjunto predeterminado de mercadorias.

Anual – Refere-se a contagem de bens e mercadorias de uma empresa ao final do ano fiscal. O qual corresponde janeiro a dezembro, que serve para realizar o balanço anual.

Qual a importância do Inventário de Estoque?

O inventário de estoque é importante por diversos fatores, porém entre eles a otimização dos clientes é o mais fundamental.

E o que isso significa? É que com a organização do estoque, catalogado, classificado e com prateleiras ordenadas, o cliente encontrará mais rápido o que ele deseja.

Além disso, a organização das mercadorias reduz perdas, evita desperdícios e diminui custos. Outro ponto importante é que com estoque bem organizado e corretamente monitorado colabora para que a empresa possa ficar em dias com a legislação.

Veja também: A Importância de um Organograma Para as Empresas

Então, Como Fazer um inventário?

Certamente, agora quer saber como estar fazendo o inventário de estoque da sua empresa. Veja esses tópicos que separamos que podem te auxiliar nesse processo:

  • Primordialmente organize os tipos de mercadorias que estão no estoque e faça uma lista separando cada tipo de produto.
  • Coloque um código em cada tipo de produto, inserindo um número para cada mercadoria.
  • Faça uma classificação dos produtos e seus preços. Anote na lista de inventário quanto cada mercadoria pesa, qual o tamanho, cor, preços e outras informações.
  • Registre no relatório de inventário possíveis perdas, roubos ou devoluções.
  • Reserve dia e horário para este processo. Agende um dia tranquilo de preferência que não tenha movimento na empresa.
  • Por fim, utilize software de gestão. Pois ele irá ajudar a manter todas as informações do inventário atualizadas sempre que uma compra for efetuada.

Entendeu como é importante que se faça o inventário de estoque? Pois a partir dele você não será terá apenas o controle de cada mercadoria, mas também evitará custos desnecessários. Verá quais produtos trazem mais retornos e os que não tem essa mesma rentabilidade. E ainda ajudará seus clientes a encontrar de maneira mais rápida o que procura.

Gostou do nosso artigo? Faça um inventário de estoque e compartilhe nos comentários suas experiências.

 

Rafaela de Souza Batista

Bacharela em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda. Redatora e Produtora de Conteúdo para Web. Ama escrever e criar coisas novas. Uma estudiosa sobre o comportamento do consumidor e as novidades da área do marketing.

Gestão Documental

Gestão Documental veja sua importância para as empresas.

Escrevo este breve artigo para esclarecer quais são as atividades e os objetivos de uma consultoria arquivística. Para isso escolhi uma linguagem informal e direta com a intenção de possibilitar a compreensão dos conceitos associando-os à realidade.

O papel do arquivista na instituição é potencializar o recurso “informação” e fazer com que isso seja um diferencial. Um dos maiores problemas identificados nas empresas é a falta de gestão documental. Condição que tem como reflexo o acúmulo desordenado de documentos. Estes sem critérios ou prazos de guardas estabelecidos. Sem metodologia padronizada de registro, sem instrumentos ou métodos de pesquisas eficazes.

A consequência disso, principalmente em longo prazo, é a dificuldade de recuperar informações pertinentes em tempo hábil. Principalmente para tomadas de decisões emergenciais ou de recuperar dados probatórios em casos de processos judiciais ou atividades contábeis.

Ressaltei que essa dificuldade ganha proporção em longo prazo. Isso porque quanto maior for o volume de documentos acumulados sem gestão, maior será o prazo para recuperar a informação. Pois o tempo demandado para a busca cresce proporcionalmente à quantidade de documentos e à falta de métodos de organização e pesquisa.

Veja também o artigo sobre Educação Corporativa

Todos os problemas citados são identificados no momento do diagnóstico. Que é a primeira etapa de uma consultoria arquivística. Na qual ocorre o reconhecimento das atividades desempenhadas pela empresa, das formas de registro utilizadas, das condições de acondicionamento, dos gargalos no fluxo documental. Ou seja, é a fase da identificação do nível de maturidade da gestão documental na instituição e das necessidades de melhorias. Depois dessa etapa é possível mapear todas as atividades arquivísticas que deverão ser desenvolvidas para que a empresa atinja o objetivo almejado.

A consultoria arquivística, quando realizada em sua maior abrangência, resulta em instrumentos arquivísticos. Estes que auxiliam no desenvolvimento das atividades que impactam toda a instituição, proporciona visão sistêmica da rotina e possibilita o aperfeiçoamento das tarefas. Os principais instrumentos arquivístico, Plano de classificação e Tabela de temporalidade, permitem que exista um padrão na produção e no prazo de guarda dos documentos. Evitando assim o acúmulo de informações desnecessárias.

O projeto de consultoria arquivística possibilita a criação de  metodologia de organização adequada à realidade de cada instituição. Isso facilita a rotina das pessoas que trabalham diretamente com a produção e tramitação dos documentos. Além de, oficializar toda atividade arquivística e trazer impessoalidade para o trabalho, uma vez que os procedimentos ficam formalizados e padronizados.

Para ter uma orientação específica sobre qual a melhor estratégia para que o recurso informação seja um aliado da empresa, sugiro que converse com um profissional da área de arquivo (arquivista).  E que explique a rotina, os objetivos, a estrutura da empresa, a condição dos documentos. Depois de ter uma visão singular sobre o plano a ser adotado, tenho certeza que a empresa terá um trunfo que poucas instituições estimam e que fará total diferença nos resultados, a valiosa informação.

 

 

Camila Carvalho Côrte

Bacharel em Arquivologia, Universidade de Brasília- UnB. Pós Graduada em Gestão Estratégia nas Organizações Públicas, Faculdade Projeção. Servidora pública, Arquivista, Ministério das Cidades, e Consultora pelo Departamento de Assessoria Executiva (DAEXE) em Gestão Documental. Possui ampla expertise em desenvolver estratégias para potencializar o recurso informação e para solucionar os gargalos no fluxo documental. Desenvolve métodos de organização e recuperação da informação que subsidia as tomadas de decisão. Visando o alcance dos objetivos almejados pela empresa.