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Inventário de Estoque

O que é Inventário de Estoque e Porque deves Começar a Fazer já!

Você consegue mensurar o estoque da sua empresa? Ele é bem organizado? Se a resposta é não, é porque você ainda não possui um controle do seu estoque. Pois saiba que estoque é dinheiro e deves controlar o seu estoque como controlas o dinheiro da sua empresa.

Desse modo este artigo irá explicar tudo que precisa saber sobre o seu estoque e entender como estar o organizando e mensurando-o.

Mas o que é o Inventário de Estoque?

Primeiro de tudo, inventário de estoque é uma prática utilizada por meio da identificação, classificação e contagem de produtos armazenados. O objetivo desta prática é conferir se todas as informações estão de acordo com a realidade do que foi dado como saída e entrada de mercadorias.

A partir disso, é possível manter uma organização que irá constatar quais são os produtos que possui maior importância. E ainda, quais são os que trazem mais lucros para a empresa. Por outro lado, também é possível saber exatamente que produtos estão encalhados, danificados ou vencidos.

Dessa maneira, o inventário de estoque deve ser o mais completo possível com máximo de informações de cada mercadoria.

Quem deve Utilizar do Inventário de Estoque?

De conformidade, o inventário é recomendado para todo tipo de empresa que precisa fazer um gerenciamento de estoque. Principalmente as empresas do ramo de comércio e varejo como supermercados, farmácias, padarias, lojas e dentre outros.

Este é um recurso para identificar possíveis erros e evitá-los, além de buscar garantir que a armazenagem esteja funcionando como se deve. A realização deste controle não é algo difícil, mas é muito trabalhoso. Já que terá que contar todos os itens.

Leia Também: O que é um Plano de ação, e como fazer ?

Quais os Tipos de Inventários?

A saber, existem cinco tipos principais de inventários, sendo que cada empresa deve utilizar daquele que melhor se adequa às suas expectativas.

Inventário Geral – É o mais completo e demorado, pois abrange a contagem e identificação de todos os bens do almoxarifado, insumos, mercadorias, maquinários, entre outros. Em geral é utilizado pela área contábil da empresa para avaliar e atualizar o patrimônio.

Rotativo – tipo de inventário o qual processo exige que o estoque seja submetido à uma contagem predeterminada (semanal, quinzenal, mensal ou até diariamente). Dessa forma, os dados devem ser atualizados em intervalos de tempos predefinidos. É muito usado por empresas com alto giros de mercadorias.

Periódico – É realizado no final de um período determinado pela empresa. Com o objetivo de atualizar dados do sistema de estoque, corrigindo possíveis falhas e elaborar demonstrativos mais detalhados.

Cíclico – Parecido com o rotativo, porém busca fazer ajustes periódicos entre a quantidade de bens e as informações utilizadas em lançamentos contábeis. Este é para dá segurança a base de dados das empresas, atendendo as necessidades da gestão, evita possíveis extravios e controla os níveis de estoques.

Parcial ou dinâmico – A contagem acontece apenas com uma parte específica dos bens das empresas. Por exemplo, armazém que o foco do controle de estoque é um conjunto predeterminado de mercadorias.

Anual – Refere-se a contagem de bens e mercadorias de uma empresa ao final do ano fiscal. O qual corresponde janeiro a dezembro, que serve para realizar o balanço anual.

Qual a importância do Inventário de Estoque?

O inventário de estoque é importante por diversos fatores, porém entre eles a otimização dos clientes é o mais fundamental.

E o que isso significa? É que com a organização do estoque, catalogado, classificado e com prateleiras ordenadas, o cliente encontrará mais rápido o que ele deseja.

Além disso, a organização das mercadorias reduz perdas, evita desperdícios e diminui custos. Outro ponto importante é que com estoque bem organizado e corretamente monitorado colabora para que a empresa possa ficar em dias com a legislação.

Veja também: A Importância de um Organograma Para as Empresas

Então, Como Fazer um inventário?

Certamente, agora quer saber como estar fazendo o inventário de estoque da sua empresa. Veja esses tópicos que separamos que podem te auxiliar nesse processo:

  • Primordialmente organize os tipos de mercadorias que estão no estoque e faça uma lista separando cada tipo de produto.
  • Coloque um código em cada tipo de produto, inserindo um número para cada mercadoria.
  • Faça uma classificação dos produtos e seus preços. Anote na lista de inventário quanto cada mercadoria pesa, qual o tamanho, cor, preços e outras informações.
  • Registre no relatório de inventário possíveis perdas, roubos ou devoluções.
  • Reserve dia e horário para este processo. Agende um dia tranquilo de preferência que não tenha movimento na empresa.
  • Por fim, utilize software de gestão. Pois ele irá ajudar a manter todas as informações do inventário atualizadas sempre que uma compra for efetuada.

Entendeu como é importante que se faça o inventário de estoque? Pois a partir dele você não será terá apenas o controle de cada mercadoria, mas também evitará custos desnecessários. Verá quais produtos trazem mais retornos e os que não tem essa mesma rentabilidade. E ainda ajudará seus clientes a encontrar de maneira mais rápida o que procura.

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Rafaela de Souza Batista

Bacharela em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda. Redatora e Produtora de Conteúdo para Web. Ama escrever e criar coisas novas. Uma estudiosa sobre o comportamento do consumidor e as novidades da área do marketing.

Os Diferentes Modelo de Organograma

Sua empresa já possui algum modelo de organograma?  Qual o tipo e porque escolheu esse?

Antes de tudo, existem diferentes modelos de organogramas e cada empresa pode escolher aquele que mais se adequar à sua realidade quanto a divisão de funções e cargos. Saiba que não existe um tipo certo ou errado e sim aquele que representa a realidade dos departamento e como eles estão divididos. Quer entender melhor? Leia este artigo e veja quais são esses organogramas e como cada um funciona.

 

Organograma Clássico ou Vertical

Geralmente este é o modelo de organograma mais conhecido, utilizado e tradicional para representar as posições hierárquicas dentro das empresas. Em seu formato possui as caixas de cargos distribuídos por grau de importância, do topo até a base. Nele são apresentadas informações relacionadas a hierarquias e suas funções, fluxo de comunicação entre os cargos e estrutura de atividades de cada setor.

A saber, as vantagens do vertical são de possibilitar maior clareza na hierarquia e na definição de funções, melhora a compreensão do fluxo de trabalho, contribui para plano de carreira, facilita a gestão e capacitação.

Modelo de organograma vertical

Organograma Horizontal

A diferença deste modelo para o vertical é justamente como as informações estão organizadas, porque segue o mesmo padrão mas de forma horizontal, como o próprio nome já diz. Os cargos mais importantes hierarquicamente falando, estão mais para a esquerda e conforme cresce para a direita vai se chegando aos cargos e áreas mais operacionais.

Sendo assim as vantagens de se fazer um organograma horizontal são agilidades na gestão, menos burocracia, ambiente informal, colaboradores engajados e mais focos em projetos.

Modelo de organograma horizontal

Leia também: A Importância de um Organograma Para as Empresas

Circular ou Radial

É um modelo de organograma considerado mais moderno, as informações setorizadas estão num gráfico circular, cada área, cargo e função são separadas por cores específicas. Sendo que os responsáveis ficam no centro e os demais ao redor.

A principal característica do circular não é relacionada a representar hierarquia. E sim, para quem deseja ressaltar o trabalho em equipe, a unicidade entre as divisões e proximidade das áreas. Dessa forma, se este é o objetivo da sua empresa esta com certeza é a melhor representação. Além disso, demonstra a capacidade decisória do líder, por isso ele fica no centro.

Modelo de organograma circular

Organograma Linear de Responsabilidade (ORL)

Já este, é o modelo de organograma que apresenta cada atividade de determinada área e identificando quem é o responsável por cada uma delas. O objetivo é demonstrar as relações entre as diversas atividades, como uma comunicação de linhas cruzadas.

Ou seja, o organograma linear tem uma função diferente dos outros, o qual é de organizar as tarefas e demonstrar a obrigação de cada um dos colaboradores.

Dessa forma, ele gera benefícios como facilitar e identificar de forma mais rápida as atribuições e responsabilidades de cada função. E ainda como é a interações entre as equipes e as respectivas atividades.

Modelo de organograma linear

Organograma Em Barras

Considerado um modelo de organograma menos popular entre as empresas, por meio dele cada coluna é elaborada dentro de um retângulo posicionado na vertical e conforme a hierarquia.  Quanto mais elevado for o nível hierárquico do cargo, maior será a barra a ele destinada.

Não costuma ser muito usado pelas empresas, pois não é possível fazer a ligação entre os cargos. Porém é considerado de fácil compreensão já que as informações são entrepostas de forma direta.

Entretanto, ela possui benefícios como por exemplo auxiliar no momento que precisar reportar problemas e na identificação de responsabilidades. Assim também, permite melhor compreensão como já citado e ainda pode ser aproveitado como ferramenta estratégica.

Modelo de organograma em barras

 

Organograma Matricial

Modelo muito útil para representar estruturas temporárias, que serão formadas por uma ou mais unidade de trabalho e que atuarão juntas no projeto. Também é utilizada por consultores para ilustrar parte de um trabalho. Costuma ser bastante utilizado pelas empresas por conta da sua flexibilidade e adaptação para execução de tarefas.

Dentre suas vantagens estão a ligação entre os departamentos, auxilia no controle de resultados, proporciona um quadro flexível, colabora para o ambiente ter mais fluidez, todos funcionários podem participar das tomadas de decisões.

Modelo de organograma matricial

Veja também:Como bons processos de gestão ajudam a engajar a equipe?

Organograma Funcional

Muito utilizado atualmente e bem semelhante ao vertical, porém esse modelo de organograma, representa as relações funcionais e não hierárquicas. É o mais racional de todos os modelos.

Desse modo seus benefícios são permitir que todos conheçam a estrutura organizacional da empresa, colabora e facilita o trabalho em equipe, mais flexibilidade na execução das atividades, processos mais estruturados e informações centralizadas.

Modelo de organograma funcional

Portanto, o organograma de uma empresa é uma ferramenta essencial para representar a gestão administrativa de cada organização. Esse é um artifício importante para que seus colaboradores, fornecedores, clientes e parceiros tenham consciência da estrutura administrativa da sua empresa.

Além disso, facilita o entendimento para execução de tarefas e como cada departamento e cargos funcionam.

Uma dica é que na elaboração dos organogramas é importante determinar os cargos e funções, depois organizá-los. Assim facilita para quem for fazer a distribuição.

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Rafaela de Souza Batista

Bacharela em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda. Redatora e Produtora de Conteúdo para Web. Ama escrever e criar coisas novas. Uma estudiosa sobre o comportamento do consumidor e as novidades da área do marketing.

Metodologia 5S – Veja a sua importância e porque implementar na sua empresa

Já conhece a metodologia 5S ? E como ela é utilizada? Leia este artigo e entenda porque ela é importante dentro de uma organização.

 

O que é o 5S ?

Primeiramente, é preciso explicar que 5S são cinco palavras que vem do japonês os quais formam as iniciais desta metodologia. Elas são: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que traduzidas para o português significa senso de utilização, senso de ordenação, senso de limpeza, senso de asseio e senso de auto disciplina.

Sendo assim, foram desenvolvidas com o objetivo de que as empresas pudessem de forma eficaz compreender, capacitar e apresentar bons resultados. Sua aplicação é baseada em ideias simples e que pode estar trazendo diversos benefícios.

Diante disso, este é um programa que pode ser implementado no planejamento estratégico para que alguns aspectos relacionados possam apresentar a melhoria necessária.

1º SENSO – UTILIZAÇÃO (SEIRI)

Primordialmente, o primeiro 5S vem do senso de utilização, este tem como objetivo tornar o trabalho mais útil e menos poluído. Isso se refere tanto ao visual como ao espaço.

Assim sendo, separe tudo que é indispensável ao serviço, eliminando o desnecessário. Veja como fazer:

  • De uso constante: coloque os materiais e equipamentos que você usa freqüentemente bem próximo de você (mesa, bancada, máquina, etc) de forma organizada e de fácil acesso.
  • Ocasional: o que não for usado diariamente coloque um pouco afastado de você, podendo ser guardado em armários, prateleiras, arquivos, em pen drive ou devolvido ao almoxarifado.
  • Uso raro, mas necessário: coloque os materiais, documentos, equipamentos separados, identificando-os num local determinado.

O material desnecessário para o setor pode ser encaminhado para o Arquivo Central, Almoxarifado ou descartado corretamente.

BENEFÍCIO: Se ganha espaço físico e perde-se menos tempo em procurar objetos.

Dessa forma, eliminam-se materiais sem uso e em excesso, além de combater o desperdício e diminuir os acidentes.

Leia também: Por que pensar em planejamento é pensar no sucesso do seu negócio

2º SENSO – ORDENAÇÃO (SEITON)

O segundo senso se refere a ordenação ou organização, sendo que é uma continuação do primeiro, mas agora é a fase da simplificação.  Praticando esse senso, você perceberá que, com tudo organizado e identificado em seu devido lugar a vida se torna mais fácil.

  • Padronize os nomes e coloque etiquetas adequadas nos materiais, objetos, documentos, equipamentos, pastas, arquivos, gavetas, bancadas, etc.
  • Exponha todos os pontos críticos, como: locais perigosos, máquinas que exigem atenção especial, proibido fumar, etc.
  • Coloque cada objeto no local adequado e identificado (quadro de ferramentas, prateleiras, arquivos, etc), pois isso facilitará encontrá-lo quando for preciso.
  • Utilize faixas e placas de sinalização para delimitar os locais de trabalho e os corredores.
  • Mantenha em ordem as bancadas, mesas e a área de trabalho. Não deixe objetos espalhados durante a execução do trabalho.
  • Após o trabalho, não deixe no local objetos espalhados, restos de materiais, sucatas, etc.
  • Sinalize os extintores de incêndio, colocando em local adequado, identificado e deixando a passagem livre.
  • Mantenham limpos, organizados e fechados os armários do vestiário.
  • Não deixe papéis, cartazes, folhas, etc, coladas nas paredes. Use somente o quadro de avisos.
  • Utilizar corretamente os EPI’s (Equipamentos de Proteção Individual).

BENEFÍCIO: Ganha-se tempo, diminui-se o cansaço físico por movimentação desnecessária, possibilita-se uma evacuação rápida em caso de perigo, rapidez e facilidade para encontrar algum objeto, além de diminuir acidentes.

3º SENSO – LIMPEZA (SEISOU)

Já o senso de limpeza como o próprio nome já diz, consiste na limpeza do ambiente de trabalho, por meio de uma investigação. Ou seja, verificando aquilo que gera sujeiras e imperfeições.

Desse modo, cada Colaborador deve limpar a sua própria área de trabalho e evitar sujar.

  • Não deixe óleo, sujeira, papel, sucata, etc no chão.
  • Não deixe existir vazamento nos equipamentos.
  • Varra todos os dias seu local de trabalho.
  • Recolha lixos todos os dias.
  • Limpe os equipamentos e ferramentas após usá-los.
  • Mantenham limpos os armários do vestiário.
  • Limpe computadores, telefone, armários e demais equipamentos diariamente.
  • Devolva as ferramentas limpas para o almoxarifado, para serem usadas por outro colaborador.

BENEFÍCIO: Purificação dos locais de trabalho, boa aparência, diminuição de doenças e acidentes.

“Não arruma-se a casa só quando vai receber visitas, e sim todos os dias”.

4º SENSO – ASSEIO (SEIKETSU)

Senso de asseio ou padronização consiste na manutenção dos outros para garantir as constantes melhorias.

Refere-se ainda à preocupação com a própria saúde física, mental e emocional. O colaborador deve ter plena consciência dos aspectos que afetam a sua própria saúde.

  • Pratique os 3 sensos individualmente e diariamente.
  • O local de trabalho deve estar bem iluminado e ventilado.
  • Use o uniforme limpo e asseado (Consulto o Manual PEC).
  • Mantenha a boa aparência física, cabelos cortados, unhas aparadas, etc.
  • Mantenham limpos os vestiários, banheiros, salas, refeitórios, auditórios etc.

BENEFÍCIO: Melhora-se o ambiente de trabalho e a produtividade, previnem-se doenças, diminui-se o stress e ainda se traz segurança e boa aparência aos colaboradores.

Veja também:Entenda o que é e como funciona a estratégia Account – Based Marketing

5º SENSO – AUTO DISCIPLINA (SHITSUKE)

Ao chegar no senso de auto disciplina significa que o programa está caminhando perfeitamente.

Pois, descartamos o desnecessário, organizamos o que usamos, limpamos nosso local de trabalho, e nos mantemos limpos, então, não podemos relaxar e deixar bagunçar tudo novamente. Esse senso nos disciplina a cumprir as regras e acertos já feitos.

Se somos desorganizados, mudar é difícil e leva tempo, mas os resultados compensam.

Para praticar o 5 S, devemos ter os seguintes atributos humanos: humildade, confiança, respeito, espírito de equipe e bom humor.

  • Compartilhar visão e valores.
  • Melhorar a comunicação em geral.
  • Ter respeito com o colega de trabalho.
  • Ter criatividade e buscar melhorias para o trabalho.
  • Praticar todos os 5 S, diariamente.

BENEFÍCIO: Melhoria contínua no âmbito pessoal e organizacional, auto inspeção e auto controle.

“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar”.

 

Portanto, a metodologia 5S é uma ferramenta que quando utilizada colabora para criação a cultura de disciplina. O qual ainda permite identificar problemas e gerar oportunidades de melhorias para empresas, levando à todos maior compreensão do seu papel na organização.

Devido à isso, as vantagens geral de aplicar o programa 5s são:

  • Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho;
  • Trabalho diário agradável;
  • Melhoria nas relações humanas;
  • Valorização do ser humano;
  • Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos;

Assim também, proporciona melhoria na qualidade de vida dos colaboradores não apenas no profissional como também no pessoal.

 

A Importância de uma Auditoria no Planejamento e Implantação do Balanced Scorecard

Auditoria do Balanced Scorecard: Porque é importante fazer  após sua implantação e após seu Planejamento.

Auditoria é um exame sistemático das atividades desenvolvidas em determinada empresa ou setor. Tendo objetivo de averiguar se elas estão de acordo com as disposições planejadas e/ou estabelecidas previamente. Além disso, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas.

Quando realizada de maneira periódica, é possível encontrar erros e corrigi-los antes que seja tarde demais. Por isso, ao fazer uma auditoria procure fazer na fase inicial de um processo, mantendo assim seu controle.  Isso também é bom e bem visto pelos clientes, pois demonstra a eles que a sua empresa é séria.

As auditorias são classificadas como externa ou internas. Quando se fala de auditoria externa a averiguação será feita em áreas como financeiro, de qualidade, gestão, recursos humanos, sistemas, jurídico, dentre outros. Normalmente é feito por um auditor contratado, que possua especialização na área auditada.

Para entender melhor, vou exemplificar com a auditoria de qualidade. Que é feita a partir de um instrumento gerencial utilizado nas ações referente a qualidade prevista num sistema de qualidade. Portanto, é um processo construtivo e de auxílio a prevenção de problemas.

Já as auditorias internas são feitas voltadas para governança corporativa, gestão de riscos, dentre outros. É feito por alguém da empresa mesmo, que irá apontar e garantir cumprimento dos regimentos, normas e politicas internas. Além de, relatar algum desvio ou vulnerabilidade que possa ter na empresa.

Para exemplificar temos uma Lista de verificação para auditoria do Balanced Scorecard. Use a lista para auditar seu projeto de Balanced Scorecard. Encontrar possíveis problemas e corrigi-los durante os estágios iniciais antes que eles resultem emproblemas maiores.

Leia também: Gestão Documental

Auditoria do Balanced Scorecard

O Balanced Scorecard (BSC) é um método de gestão estratégica, e pode ser traduzido como Indicadores Balanceados de Desempenho. A expressão “indicadores balanceados” significa que a seleção de indicadores não se restringe à área financeira, abrangendo também resultados considerados intangíveis. É o balanço de todos estes aspectos que vai indicar quais mudanças que precisam ser feitas na estratégia da organização. Para traçar o plano levando em conta as perspectivas de um cenário futuro.

O BSC pretende abranger as ações de curto e longo prazo, estabelecendo um equilíbrio entre elas; entre medidas financeiras e não-financeiras; entre indicadores de desempenho e Histórico; entre perspectiva interna e externa do desempenho. Como resultado, proporcionando uma visão mais integral da organização.

A auditoria do Balanced Scorecard pode ser feito tanto interna, como externa. Portanto, auditoria serve para analisar se sua empresa está seguindo ou não as normas. Assim, se entender que precisa fazer uma auditoria faça e não corra riscos desnecessários, evite problemas.

E no caso do BSC não é diferente, procure fazer auditoria após implantá-lo e também após o seu planejamento. É importante para averiguar o quanto seu projeto do Balanced Scorecard está sendo executado de maneira correta. Certamente, se não estiver é o momento para corrigi-lo.

 

 

Rafaela de Souza Batista

Bacharela em Publicidade e Propaganda pelo Centro Universitário UNIEURO. Assistente Executiva de Marketing no Departamento de Assessoria Executiva – Daexe.  Gosta de escrever, ler, criar peças publicitária, diagramar e executar tarefas de ações e estratégias marketing. Pesquisadora em comportamento do consumidor.

 

 

 

 

Perguntas & Respostas sobre o Balanced Scorecard

Balanced Scorecard: Confira perguntas e respostas sobre essa importante ferramenta de gestão.

Este artigo foi escrito por Aleksey Savkin e gentilmente cedido para os leitores do blog da Daexe.

Se você perguntar a um profissional de negócios sobre o Balanced Scorecard, em 95% dos casos, você ouvirá que se trata de “equilibrar” os Principais Indicadores de Desempenho dentro de quatro perspectivas. Com essas ideias enganosas, as pessoas começam a implementar a estrutura, não conseguem faze-lo e chegam à conclusão de que o Balanced Scorecard não é para elas.

Segue uma compilação das perguntas mais frequentes sobre o Balanced Scorecard e os KPIs. Esperamos que as nossas respostas o(a) ajudem a trilhar o caminho certo com a estrutura.

O que é um Balanced Scorecard?

Uma resposta curta seria: trata-se de uma estrutura de execução de estratégias. Tendo dito isso, precisamos entender que não há um acordo universal sobre o que é estratégia, ou sobre as formas de rastrear sua execução.

Por vezes, o Balanced Scorecard é definido como um meio de articular a estratégia, traduzi-la para os funcionários de atendimento e garantir que essas ideias sejam executadas com sucesso.

Se escreve “Balanced Scorecard” ou “Balanced score card”?

O termo correto é “Balanced Scorecard” ou “BSC.” Seria errado escrever conjunto de indicadores de desempenho (em letras minúsculas), Conjunto de Indicadores de Performance, BSc, bsc etc.

Quem são os autores do Balanced Scorecard?

A ideia foi sugerida pela primeira vez no início dos anos 90, pelos drs. Robert Kaplan e David Norton. O site do Instituto do Balanced Scorecard é um ponto de referência obrigatória para informações históricas, bem como para conselhos práticos sobre o BSC.

Quem o utiliza?

Qualquer organização tem uma estratégia, mesmo pequenas empresas e pessoas físicas; portanto, com algumas modificações, o Balanced Scorecard pode ser usado por qualquer organização, incluindo organizações sem fins lucrativos. Segundo um estudo do Grupo Gartner, mais de 50% das grandes organizações adotaram o Balanced Scorecard.

Leia também:O poder da análise SWOT para as empresas

Por que as empresas o usam?

A raiz do problema é que o quadro estratégico nas mentes dos gestores de alto escalão não é o mesmo que uma imagem nas mentes dos funcionários de nível de atendimento. Os estudos do Relatório do Conjunto de Indicadores de Colaboração mostram que mais de 95% dos funcionários não entendem a estratégia de uma organização. Isso leva as organizações a uma execução menos eficiente e eficaz.

O Balanced Scorecard supostamente ajuda a resolver esse problema, alinhando metas de nível superior com ações de nível de atendimento e, assim, tornando o processo de execução da estratégia mais rastreável.

Aqui temos mais fatos sobre o Balanced Scorecard, os quais esclarecem o quanto ele é usado e quais problemas ele resolve.

Tem a ver com os principais indicadores de desempenho?

Em suas versões anteriores, parecia mais uma estrutura de medição de desempenho, na qual as medidas (não necessariamente os principais indicadores de desempenho) desempenhavam um papel significativo. Atualmente, as medidas são responsáveis pelo acompanhamento da execução da estratégia, mas eu diria que a parte principal é um mapa estratégico com metas comerciais conectadas por links de causa e efeito. As métricas ainda estão lá, mas elas não são o principal objetivo do jogo.

Quais são os princípios-chave do Balanced Scorecard?

Vou simplificar, mas, ao meu ver, esses são os três princípios mais importantes:

  1. Relação de causa e efeito entre objetivos
  2. Mostrar como o valor do cliente é criado e como ele está vinculado aos objetivos da organização
  3. Alinhamento de medidas e iniciativas com objetivos

Qual é o processo do Balanced Scorecard?

Varia de empresa para empresa e de consultor para consultor. Isso é o que recomendamos para a execução da estratégia, no geral, e para o Balanced Scorecard, em particular.

E se uma empresa tiver um Balanced Scorecard com muitos KPIs, mas sem uma estratégia?

O Balanced Scorecard é um termo que está na moda. Como acontece com qualquer termo que pegou, algumas confusões são inevitáveis. Um conjunto de mais de 100 KPIs não é um Balanced Scorecard, é um indicador de KPI. Seria mais correto chamar essas ferramentas comerciais de um painel ou simplesmente de um indicador de desempenho. Assim, a diferença entre um painel e um indicador de desempenho fica bem clara.

As abordagens são similares às do Balanced Scorecard?

Os executivos de negócios sempre usam uma combinação de várias ferramentas. Existem estruturas que abordam o problema do planejamento estratégico e de execução: Hoshin Kanri, 7-S, OKRs, Geração de Modelos Comerciais (vide o livro de Yves Pigneur e Alexander Osterwald). E, com certeza, existem muitas outras ferramentas de suporte como o SWOT, análise de lacunas, avaliação de riscos etc. Na prática, há sempre uma mistura de diferentes ferramentas de negócios.

Preciso de um software para trabalhar com o Balanced Scorecard?

Na minha opinião, a resposta é “sim”. Caso contrário, corre-se o risco de gastar mais tempo no projeto e ainda enfrentar problemas de motivação. Confira nosso guia de compras para o software de execução de estratégias.

Uma nota de bom senso: antes de acessar as ferramentas de automação, você precisa ter certeza sobre sua estratégia e metas comerciais.

Qual é o maior desafio do Balanced Scorecard? Como resolvê-lo?

De acordo com nossas pesquisas informais, o maior desafio é a motivação para começar a usar e continuar usando o Balanced Scorecard. Neste artigo, discutimos como resolver o problema. Outro grande desafio é encontrar medidas de desempenho adequadas (vide a próxima pergunta).

Como encontrar os KPIs certos para o indicador de desempenho?

Primeiramente, seria recomendável entender a diferença entre métricas, medidas e KPIs. O maior erro seria pegar indicadores de desempenho de alguma lista na Internet. Em vez disso, concentre-se primeiro nas metas de negócios e os indicadores aparecerão naturalmente. Aqui está o processo para os KPIs que recomendamos.

Leia também: Inovação organizacional: Como aplicar na sua empresa

O que é um Balanced Scorecard em cascata?

A ideia de cascata (no caso do Balanced Scorecard também é chamado de “alinhamento”) tem a ver com a tradução dos objetivos do alto escalão para os níveis mais baixos (e vice-versa). A ideia-chave é que o cascateamento é feito por metas comerciais, e não por KPIs. Aqui você encontrará exemplos de algumas abordagens típicas para o cascateamento.

Como usar o Balanced Scorecard para…?

Não há regras específicas para nichos de negócios específicos. As ideias orientadoras que os estrategistas usam para uma empresa de varejo são semelhantes às ideias que se usarão para uma empresa hoteleira. Ainda assim, ter alguns exemplos é sempre uma boa ideia.

Você tem mais perguntas? Sinta-se à vontade para fazê-las nos comentários. E os especialistas da Daexe estão à disposição para tirar qualquer dúvida. 

O que uma assessoria empresarial pode fazer pelo seu negócio

Assessoria empresarial

A maioria dos empreendedores enfrenta problemas ao longo de sua trajetória. Não raro, esses percalços costumam afetar pontos cruciais dos negócios, como o faturamento, a logística ou o atendimento ao cliente. Como passam grande parte do tempo envolvidos em suas rotinas atarefadas, os empresários, mesmo aqueles que detêm uma vasta gama de conhecimento técnico, não conseguem cuidar de todos os setores da empresa com a mesma atenção e eficiência. Afinal de contas, não é nada possível abraçar o mundo com as pernas, não é mesmo? E é assim que a engrenagem pode começar a dar defeito. Para garantir a “qualidade de vida” da sua empresa e a satisfação de seus clientes e funcionários, é fundamental ter o apoio de uma assessoria especializada. Quer saber dos benefícios que essa assistência pode fazer pelo seu negócio? Então confira nosso post.

Como alguém de fora pode ajudar sua empresa?

Essa é uma das principais perguntas que empreendedores fazem antes de dizer sim a uma assessoria. Será que alguém fora da minha empresa consegue enxergar e resolver meus problemas? A resposta é “sim”. Na verdade, é justamente por não estar vinculado física ou emocionalmente com o negócio que o assessor pode identificar mais depressa pontos a serem trabalhados. Além disso, esses profissionais são capacitados para encontrar aquilo que é preciso ajustar. De qualquer maneira, nada será feito sem total anuência do empresário. Trata-se de uma união de esforços, uma parceria.

Como acontece a otimização do processo?

Embora cada empresa ou profissional tenha seu programa de trabalho específico, as fases de diagnóstico dos problemas, replanejamento estratégico e implementação das mudanças são bastante semelhantes. Em geral, o processo consiste na identificação de um problema ser resolvido. Problema este que pode requerer de maior expertise para sua solução, sendo adequado então a contratação de um assessor empresarial. Assim feito, o assessor fará uma espécie de filtragem e análise do problema na empresa por meio de uma ouvidoria-geral, envolvendo gestores, funcionários e quem mais decidir conveniente.

Com algum tempo de análise do fluxo de trabalho e procedimentos do setor a ser lavrado, alguns questionários e outras ferramentas de exame podem se tornar necessárias para se aprofundar nos pontos identificados que carecem alteração. Dessa forma, o assessor elabora um plano de reestruturação focado em todo a minuciosa pesquisa por ele feito dentro da empresa. O plano é apresentado aos gestores da empresa que decidem sobre implementar o que foi acordado e, dentro de um período de testes, observar e otimizar o plano, caso necessário, e os novos resultados que a empresa obterá com tais novas práticas.

Do momento da análise, até o momento da consolidação das novas condutas, o assessor estará dentro da empresa para que tudo seja feito com extrema precisão, adequação e proveito da empresa.

As vantagens de uma assessoria

O maior dos benefícios ao se contratar uma assessoria é que o empresário tem a certeza de que a pessoa que vai dedicar tempo para replanejar as áreas carentes do negócio é especialista nesse assunto e trabalha para se aprimorar e manter-se atualizada, o que é muito difícil de se fazer se você acumula as funções de empreendedor, chefe, etc. Além disso, a empresa contratada vai pensar junto com você os quesitos em análise e propor estratégias que realmente funcionam e sejam um ganho para a empresa!

Quem já passou por um processo desse tipo, sabe que gerir a empresa podendo contar com todo know-how, expertise e prestígio desses profissionais é um divisor de águas para o negócio. Além de representar não apenas melhorias nos processos internos, como maior retorno financeiro, consolidação da marca e satisfação dos clientes. Agora que você conhece o progresso que uma nova perspectiva traz às situações empresariais, compartilhe sua opinião conosco sobre a assessoria empresarial. Já conhecia esse tipo de suporte? Pensa em usá-lo para algum auxílio interno e maior conforto da empresa? Deixe seu comentário e participe da conversa.

Agende uma reunião com um de nossos especialistas.

Quero fechar minha empresa. E agora?

Essa é um pergunta que nós sinceramente torcemos para não ouvir dos empresários que nos procuram. A missão do Daexe é auxiliar os empreendedores na realização do seu sonho empresarial.
Mas às vezes o negócio se torna inviável por uma série de motivos, de cunho pessoal, profissional ou mercadológico, e o fechamento acaba sendo uma opção. Em outros casos, o negócio vai bem, mas o empreendedor quer se desfazer do negócio, seguir outro rumo. Enfim, essas são questões que fazem parte do mundo empresarial e nós do Daexe certamente estaremos lado a lado com nossos assessorados auxiliando-os a tomarem as melhores decisões.

Infelizmente, abrir uma empresa é muito mais fácil do que fechá-la. Dá para acreditar? Por isso, nesse artigo, trazemos alguns esclarecimentos que poderão te dar um norte, se esse for o seu caso.
A primeira coisa que você precisa saber é que é um engano pensar que para fechar um empresa basta procurar um contador e entregar tudo em suas mãos. Não é bem assim. Basicamente, fechar uma empresa exige que dois processos caminhem juntos: o encerramento prático e o encerramento burocrático.

Encerramento prático

É o encerramento que só pode ser feito pela própria empresa. Significa encerrar as atividades, a começar por:

Demissão de funcionários e acerto de contas: antes do contador por a mão na massa, o empresário terá de demitir todos os funcionários, pagá-los e rescindir os contratos com as homologações, quando necessárias. É importante saber que funcionários em qualquer tipo de licença (maternidade, saúde, etc.), só poderão ser demitidos após o encerramento de sua licença. Portanto, antes disso, o contador não poderá fechar a empresa.

Dar destinos aos ativos: Todos os ativos, sejam os estoques, sejam os ativos imobilizados (como mesas, cadeiras, computadores, vitrines, manequins, máquinas, equipamentos, instalações) deverão ter algum destino definido e apresentado à contabilidade. Ficará à critério da empresa liquidá-los via venda, promoções, sucata, ou ainda pode valorizá-los entregando-os aos sócios como devolução parcial do capital social investido por eles.

Encerrar contas a pagar e a receber: Fechar a empresa exige que todas as contas sejam encerradas, ou seja, não se pode ter nenhum pendência de recebimentos ou pagamentos. Por exemplo, não há como o contador dar início ao encerramento burocrático da empresa se você estiver pleiteando recebimento de algum cliente ou se estiver se defendendo judicialmente de uma cobrança indevida. Só após o termino das discussões judiciais será possível encerrar a empresa. Impostos parcelados também representam um impedimento e deverão ser quitados. As contas bancárias da empresa também deverão ser encerradas, através do pedido formal, do acerto de pendências, do saque do valor que houver na conta e da devolução de talões de cheque, se houver.

Encerramento Burocrático

Somente após tudo isso, o contador poderá dar prosseguimento ao encerramento burocrático. Basicamente, nesta fase o profissional comunicará o encerramento das atividades da empresa junto aos órgãos competentes (Prefeitura, Secretaria da Fazenda, Receita Federal, Junta Comercial, INSS, Caixa Econômica Federal, entre outros, se houver), elaborando as certidões e executando os demais procedimentos burocráticos necessários ao fechamento da empresa.

Nós esperamos que estas dicas tenham sido úteis para você. Se houver mais dúvidas, entre em contato com seu Assessor Executivo do Daexe. É só nos deixar a sua pergunta nos comentários abaixo. Será um prazer atendê-lo.

Aproveite para dar uma olhada nos outros artigos do nosso BLOG. Toda semana, temos compartilhado dicas e conhecimentos relevantes para o seu negócio.

5 sinais de que seu negócio precisa de uma assessoria empresarial

Alguns negócios conseguem crescer e se estabelecer durante certo tempo apenas com os conhecimentos que o gestor possui e coloca em prática. Porém, chega um momento em que o crescimento fica estagnado e os processos ultrapassados. Quando isso acontece, provavelmente é a hora de você contratar uma assessoria que irá te auxiliar a identificar os pontos de melhoria e quais ações podem ser tomadas para fazer o seu negócio continuar se expandindo. Pensando nisso, decidimos listar 5 sinais de que mostram que o seu negócio precisa de uma assessoria empresarial. Quer saber mais? Então confira:

Processos indefinidos

Pode-se dizer que os processos estão indefinidos quando geram dúvidas na equipe, os entregáveis não são bem definidos, a complexidade e a burocracia são elevadas. A falta de processos mapeados e definidos pode fazer com que a equipe e a empresa percam o foco dos objetivos principais.

Falta de estruturação

Em uma empresa estruturada, a hierarquia e as responsabilidades estão bem definidas. Podemos perceber que uma empresa precisa de uma assessoria quando o gestor não consegue focar nos assuntos estratégicos porque dedica tempo demais em assuntos operacionais que poderiam ser facilmente resolvidos pela sua equipe. Podemos exemplificar isso utilizando o exemplo do gerente de vendas que não consegue definir estratégias sólidas de vendas porque dedica seu tempo auxiliando vendedores com seus fechamentos.

Falta de plano de marketing e vendas

Muitos gestores não dão a devida atenção para o desenvolvimento de um plano de marketing e vendas. Esse plano auxilia a orientar com relação aos objetivos do negócio e quais passos devem ser dados para que esses objetivos sejam alcançados. Quando a empresa não define um plano de marketing e vendas, a tendência é que ela comece a agir apenas de acordo com a demanda de vendas e as tendências de curto prazo para o mercado. Isso impede que o gestor consiga traçar estratégias para o médio e longo prazo.

Custo elevado

Quando o gestor acredita que os seus custos estão altos demais para a sua operação, é porque provavelmente eles realmente estão. Em alguns casos, algumas medidas para redução são adotadas, mas não resultam em um impacto considerável nas contas. Será que o gestor sabe mesmo onde deve reduzir e onde deve cortar os custos? A assessoria empresarial ajuda a identificar os custos principais, onde é possível reduzir e cortar, além de oferecer soluções eficazes para essas questões.

Baixa produtividade

Você tem uma equipe aparentemente estruturada com uma quantidade razoável de funcionários. Mas os resultados apresentados não são adequados ou não estão de acordo com o que foi planejado. Porém, a questão nem sempre é a quantidade. É necessário entender o motivo que faz com que a produtividade fique aquém do esperado. Será que são os processos que estão engessados e burocráticos demais? Ou pode ser que os funcionários estão alocados em áreas que são incompatíveis com suas habilidades e funções?

Contratar uma assessoria para o seu negócio, além de contribuir para a resolução dos problemas apontados, auxilia a identificar pontos que podem ser melhorados e traçar planos de ação que atuem nos problemas apresentados e proporcione um direcionamento para o futuro. As condições da sua empresa hoje se encaixam nos itens apresentados? Então provavelmente é hora de procurar uma assessoria e profissionalizar o seu negócio. Já pensou que você pode receber boas orientações para elucidar na melhoria de processos internos? Deixe seu comentário contando pra gente!

5 dicas para melhorar processos internos da sua empresa

O aumento da produtividade da equipe é continuamente um dos alvos mais procurados de dez entre dez executivos, gestores e donos de negócio. E para isso, deve pensar nos processos internos que sua empresa oferece, a fim de otimizá-los o quanto puder – pensando em resultados de alta eficiência e no melhor controle dos negócios. Mas como você poderia colocar em prática essas melhorias? Descubra algumas dicas para começar a melhorar seus processos internos agora em nosso post!

Mapeie seus processos atuais

Para mudar para melhor, é preciso saber o que precisa ser mudado e qual a urgência de fazer isso em certos setores antes de outros. Você deve identificar os processos e documentá-los, gravando mapas e fluxos de trabalho de cada área de sua empresa. Assim, você estará a par das coisas que não estão em boa sintonia com o restante da organização e precisam ser bem afinadas. Com as modificações que serão propostas, você será capaz de deixar o conjunto de processos internos mais fluido e coeso, de sorte a agradar a todos os envolvidos na sua cadeia produtiva.

 

Veja também Inovação organizacional: Como aplicar na sua empresa

Informatize seu sistema de gestão

Deve-se adquirir a tecnologia necessária para acelerar os processos repetitivos e automatizar certas atividades que exijam pouca ou nenhuma criatividade. Sua equipe vai poder investir tempo e energia em outros serviços, aumentando seu bem-estar e, portanto, a produtividade. Permita que processos mais burocráticos sejam mais rápidos, organizados e livres de erros humanos com ferramentas mais modernas e eficientes de gestão.

Crie padrões e modelos de trabalho

Se a sua equipe for treinada sob uma cultura corporativa que tenha um plano de ações para cada um dos problemas ou demandas que possam surgir, seus colaboradores não terão muitas dúvidas sobre o que fazer e como se virar ao longo do dia de trabalho. Tudo estará mais ou menos explicado, e lhes basta seguir. É claro que é impossível antever tudo o que pode acontecer em uma empresa, mas se houver modelos e padrões a serem seguidos, muita coisa será otimizada, sem erros ou precipitações.

Pesquise sobre seu mercado

Os processos e técnicas ficam obsoletos cada vez mais rápido. É preciso saber o que acontece e as novidades sobre seu negócio. Comunique-se bem com seus parceiros de mercado e leia os livros quentes do período, faça cursos e assista a palestras. Quanto mais conhecimento você tiver, mais elementos possuirá para tomar boas decisões de investimento em equipamentos e softwares. Aposte na inovação e adote as soluções mais inteligentes para seu negócio.

Leia também: Comunicação interna: 5 passos para implementar um processo que realmente funcione

Monitore seus resultados

Não basta implementar uma nova política de processos internos ou softwares inovadores sem que se observe se as coisas estão surtindo bons efeitos para o negócio. Devem-se monitorar os resultados e os indicadores de performance de sua empresa com frequência. Compare com o que existia antes na organização e confronte os referenciais de cada setor ou área da empresa. Só assim você poderá ver o que pode ser melhorado nas suas novas propostas de trabalho.

Quando os processos da empresa são aperfeiçoados, o empreendedor consegue melhorar bastante a qualidade dos serviços prestados no mercado. E tem muito mais base para tomadas de decisão mais certeiras. Ou seja, aprimorar os processos internos é ótimo para se manter competitivo e maximizar os resultados.

Como você tem pensado sua empresa para deixá-la ir mais longe? O que tem realizado para melhorar seus processos internos? Conte pra gente através dos comentários!

Como melhorar os processos de compras na sua empresa

O setor de compras possui uma função fundamental dentro da empresa e até mesmo em uma cadeia de suprimentos. De forma resumida, podemos dizer que ele é o setor responsável por fornecer insumos, produtos e serviços que contribuem para a realização das atividades da empresa, além de realizar negociações com fornecedores e parceiros e fazer o acompanhamento das entregas a fim de verificar se os prazos foram cumpridos e se o que foi prometido foi realmente entregue. Indo um pouco além sobre esse setor, podemos afirmar que ele deve conhecer e estar alinhado com os objetivos e estratégias da empresa, para que as metas sejam alcançadas da melhor forma possível. Podemos dizer também que as atividades desse setor possuem influência direta na saúde financeira da sua empresa — pois é importante lembrar que cada compra mal sucedida corresponde a dinheiro mal gasto da empresa. Diante disso, é importante dar atenção a esse setor, avaliando as melhorias que podem ser feitas em seus processos. Então confira agora algumas dicas que elaboramos para que você possa implantar melhorias no setor de compras de sua empresa:

Realize no mínimo 3 cotações

Parece um conselho meio óbvio, mas na verdade é muito comum encontrar empresas que, para acelerar o processo de compras, realizam uma ou duas cotações, ou até mesmo como já sabem o preço praticado por determinado fornecedor, acabam comprando com ele. Apesar de ser o mais rápido, não é o mais adequado a se fazer. Ao procurar outros fornecedores para realizar cotações, você consegue encontrar outros preços e consegue, inclusive, aumentar o seu poder de negociação.

Mantenha um cadastro de fornecedores atualizado

Mesmo que você ainda não tenha um sistema de gestão que possibilite o cadastro de fornecedores, crie ao menos uma planilha onde possa manter o controle do seu banco de dados de fornecedores. É importante incluir nesse cadastro informações de prazos de entrega e prazo para pagamento. Isso é de extrema importância, pois permite uma análise mais aprofundada sobre qual opção de compra é a mais adequada. Além do mais, quanto maior o prazo para pagamento, melhor é para a administração financeira. Através desse cadastro, você pode também controlar o nível de confiabilidade desses fornecedores, com relação aos prazos e à qualidade das entregas.

Desenvolva relacionamento com parceiros confiáveis

Com base no controle dos fornecedores e no desenvolvimento deles, você consegue saber quais são mais confiáveis. Embasado nisso, você pode elaborar contratos nos quais ambos se beneficiem, lembrando sempre que se o que foi prometido deixar de ser cumprido, para que o contrato seja cancelado é importante incluir esta cláusula no mesmo. Caso algum fornecedor comece a trazer problemas com certa frequência, não hesite em procurar outro fornecedor que possa te atender com mais qualidade e confiabilidade.

Controle de estoque

Apesar de o estoque ser uma área de logística, ele está diretamente ligado à área de compras. Isso porque, para que as compras possam ser realizadas de acordo com a necessidade da empresa, é necessário que o estoque seja rigidamente controlado. É através do controle de estoque que se pode determinar quando e em quais quantidades determinado material deve ser comprado. Com isso, as perdas ou excesso de estoque são evitados e, como consequência, o capital de giro da empresa não fica comprometido.

Previsão de demanda

Assim como o controle de estoque deve ser realizado, é necessário também trabalhar com previsão de demanda. Os setores de gestão de estoque, comercial e compras devem estar alinhados e manter uma comunicação constante. Isso ajuda a controlar épocas de altas demandas, fazendo com que as quantidades a serem adquiridas sejam maiores do que o habitual, ou em épocas de baixa.

Faça análises constantes

Os indicadores são uma excelente forma de controlar e analisar suas operações, além de auxiliar a identificar pontos de melhoria nelas. Além disso, é importante fazer análises de mercado para identificar as tendências e possíveis oscilações de preço. Existem diversas ferramentas e métodos que podem contribuir para a melhoria dos processos em sua empresa.

Citamos aqui algumas formas por onde você pode começar a implantar ações que irão conduzir a melhores resultados, mas cada empresa possui suas particularidades e você pode utilizar quais formas forem mais adequadas ao seu modelo de processos. O que achou das nossas dicas? Como as melhorias em sua empresa são implementadas? Compartilhe conosco sua opinião através dos comentários!